Wochenvorlagen

Plus-Feature

Wochenvorlagen sind ein Plus-Feature. Im Basic-Plan kannst du eine Wochenvorlage erstellen und testen. Mit Plus oder Premium sind unbegrenzt viele Vorlagen möglich.

Mit Wochenvorlagen kannst du eine komplette Woche mit allen Schichten und Mitarbeiterzuordnungen als Vorlage speichern. Diese Vorlage lässt sich dann auf beliebige andere Wochen anwenden – ideal für wiederkehrende Dienstpläne.

Das Feature finden

Du findest Wochenvorlagen im Schichtplan über das Wochenmenü:

1. Gehe zu Schichtplanung im Hauptmenü
2. Wähle den gewünschten Schichtplan aus
3. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) in der Wochenansicht
4. Im Bereich Vorlagen findest du:
   • Vorlagen verwalten – Alle Vorlagen anzeigen, bearbeiten oder löschen
   • Woche als Vorlage speichern – Aktuelle Woche als neue Vorlage speichern
   • Wochenvorlage laden – Eine bestehende Vorlage auf die aktuelle Woche anwenden

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Wochenvorlage erstellen

Um eine Wochenvorlage zu erstellen, benötigst du eine Woche mit bereits eingerichteten Schichten.

Schritt-für-Schritt

1. Richte deine Woche mit allen gewünschten Schichten ein
2. Weise den Schichten die Mitarbeiter zu, die du in der Vorlage speichern möchtest
3. Öffne das Wochenmenü (⋯)
4. Klicke auf Woche als Vorlage speichern
5. Gib einen Namen für die Vorlage ein (Pflichtfeld)
6. Optional: Füge eine Beschreibung hinzu
7. Prüfe die Vorschau der enthaltenen Schichten
8. Klicke auf Speichern

Was wird gespeichert?

In der Vorlage werden folgende Informationen gespeichert:

Element	Beschreibung
Schichten	Alle Schichten der Woche mit Wochentag, Start- und Endzeit
Arbeitsbereiche	Der zugewiesene Arbeitsbereich jeder Schicht
Mitarbeiter	Alle zugeordneten Mitarbeiter pro Schicht
Titel & Beschreibung	Falls für die Schicht hinterlegt
Erforderliche Mitarbeiter	Die Anzahl der benötigten Mitarbeiter
Offene Schicht	Ob die Schicht als "offen" markiert ist

Tipp: Leere Woche als Basis

Du kannst auch eine Vorlage ohne Mitarbeiter erstellen. Richte einfach die Schichten ein, ohne Mitarbeiter zuzuweisen. So erhältst du eine Grundstruktur, die du nach dem Anwenden flexibel besetzen kannst.

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Wochenvorlage anwenden

Schritt-für-Schritt

1. Navigiere zur Woche, auf die du die Vorlage anwenden möchtest
2. Öffne das Wochenmenü (⋯)
3. Klicke auf Wochenvorlage laden
4. Wähle die gewünschte Vorlage aus dem Untermenü
5. Die Vorlage wird validiert und angewendet

Schichten werden hinzugefügt

Wochenvorlagen ersetzen nicht die bestehenden Schichten der Woche. Die Schichten aus der Vorlage werden zusätzlich zu den bereits vorhandenen Schichten hinzugefügt. Die neuen Schichten werden im Entwurfsmodus erstellt.

Wenn du eine Woche komplett mit einer Vorlage befüllen möchtest, lösche zuerst alle bestehenden Schichten über "Alle Schichten löschen" im Wochenmenü.

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Konflikte bei Wochenvorlagen lösen

Premium-Feature

Das Konflikt-Dialog mit detaillierten Lösungsoptionen ist nur im Premium-Plan verfügbar. In Basic und Plus werden Vorlagen direkt angewendet.

Beim Anwenden einer Vorlage kann es zu Konflikten kommen – zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter an einem Tag bereits eine andere Schicht hat oder Urlaub eingetragen ist.

Wann erscheint das Konflikt-Dialog?

Das Overlay erscheint, wenn einer der folgenden Konflikte erkannt wird:

Konflikttyp	Beschreibung
Abwesenheit	Mitarbeiter hat an diesem Tag eine Abwesenheit (z.B. Urlaub)
Unverfügbarkeit	Mitarbeiter hat sich als unverfügbar markiert
Doppelbelegung	Mitarbeiter ist bereits einer anderen Schicht zugewiesen

Lösungsoptionen

Für jeden Konflikt kannst du eine der folgenden Lösungen wählen:

Option	Beschreibung
Mitarbeiter ersetzen	Wähle einen anderen verfügbaren Mitarbeiter aus der Liste
Mitarbeiter entfernen	Die Schicht wird ohne diesen Mitarbeiter erstellt (bleibt offen). Wird auch automatisch verwendet, wenn du keinen Ersatz-Mitarbeiter auswählst.

Alle Konflikte auf einmal lösen

Konflikte, die du nicht manuell löst, werden automatisch mit "Mitarbeiter entfernen" behandelt. Du kannst also nur die kritischen Konflikte bearbeiten und den Rest automatisch lösen lassen.

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Wochenvorlagen verwalten

Vorlagen bearbeiten

Du kannst den Namen und die Beschreibung einer bestehenden Vorlage ändern:

1. Öffne das Wochenmenü (⋯)
2. Klicke auf Vorlagen verwalten
3. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol neben der Vorlage
4. Ändere Name und/oder Beschreibung
5. Klicke auf Speichern

Schichten nachträglich ändern

Die Schichten einer Vorlage können nicht direkt bearbeitet werden. Um eine Vorlage mit anderen Schichten zu erstellen:

1. Wende die bestehende Vorlage auf eine leere Woche an
2. Bearbeite die Schichten nach deinen Wünschen
3. Speichere die Woche als neue Vorlage
4. Lösche bei Bedarf die alte Vorlage

Vorlagen löschen

1. Öffne Vorlagen verwalten
2. Klicke auf das Löschen-Symbol neben der Vorlage
3. Bestätige das Löschen im Dialog

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Praktische Beispiele

Beispiel 1: Wiederkehrender Wochenplan

Praxis Dr. Schmidt hat jede Woche den gleichen Dienstplan mit Früh- und Spätsprechstunden.

Vorgehen:

1. Woche einmal komplett mit allen Schichten und Mitarbeitern einrichten
2. Als Vorlage "Standard-Woche" speichern
3. Jede neue Woche: "Wochenvorlage laden" → "Standard-Woche" auswählen
4. Bei Bedarf einzelne Schichten oder Mitarbeiter anpassen

Zeitersparnis: Statt 20+ Schichten manuell zu erstellen, ein Klick.

Beispiel 2: Urlaubsvertretung

Zahnarztpraxis Dr. Weber braucht einen reduzierten Plan, wenn ein Arzt im Urlaub ist.

Vorgehen:

1. Vorlage "Normalbetrieb" mit vollem Team erstellen
2. Vorlage "Urlaubsvertretung" mit reduzierter Besetzung erstellen
3. Je nach Personalsituation die passende Vorlage anwenden

Vorteil: Schneller Wechsel zwischen verschiedenen Besetzungsmodellen.

Beispiel 3: Vorlage ohne Mitarbeiter

Praxis Dr. Müller möchte nur die Schichtstruktur vorgeben, aber flexibel besetzen.

Vorgehen:

1. Woche mit allen Schichten einrichten, aber ohne Mitarbeiterzuordnung
2. Als Vorlage "Grundstruktur" speichern
3. Bei neuer Woche: Wochenvorlage laden
4. Schichten manuell mit den verfügbaren Mitarbeitern besetzen

Vorteil: Flexible Personalplanung bei gleichbleibender Struktur.

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Häufige Fragen

Werden bestehende Schichten überschrieben?

Nein. Wochenvorlagen fügen Schichten hinzu, sie ersetzen keine bestehenden. Wenn du eine Woche komplett neu aus einer Vorlage aufbauen möchtest, lösche zuerst alle Schichten über "Alle Schichten löschen" im Wochenmenü.

Kann ich eine Vorlage nachträglich bearbeiten?

Nur Name und Beschreibung können direkt bearbeitet werden. Um die Schichten zu ändern, wende die Vorlage auf eine leere Woche an, bearbeite sie dort und speichere sie als neue Vorlage.

Was passiert bei einem Konflikt ohne Premium?

In Basic und Plus werden Vorlagen ohne Konfliktprüfung angewendet. Mitarbeiter werden zugewiesen, auch wenn Konflikte bestehen. Prüfe in diesen Plänen manuell auf Überschneidungen.

Wie viele Vorlagen kann ich erstellen?

• Basic: 1 Wochenvorlage
• Plus: Unbegrenzt
• Premium: Unbegrenzt

Werden auch Mitarbeiter gespeichert?

Ja! Alle Mitarbeiterzuordnungen werden in der Vorlage gespeichert. Beim Anwenden werden die gleichen Mitarbeiter den Schichten zugewiesen – sofern keine Konflikte bestehen.

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Zusammenfassung

Aspekt	Details
Vorlage erstellen	Woche einrichten → Wochenmenü → "Woche als Vorlage speichern"
Vorlage anwenden	Wochenmenü → "Wochenvorlage laden" → Vorlage auswählen
Gespeicherte Daten	Schichten, Arbeitsbereiche, Mitarbeiter, Zeiten, Titel
Verhalten	Schichten werden hinzugefügt, nicht ersetzt
Konflikte (Premium)	Overlay zeigt Lösungsoptionen: ersetzen, entfernen, akzeptieren
Bearbeiten	Nur Name/Beschreibung direkt – Schichten über Neuanlage
Limits	Basic: 1 Vorlage, Plus/Premium: unbegrenzt

Empfehlung

Erstelle für jeden wiederkehrenden Dienstplan eine eigene Vorlage. Benenne sie eindeutig (z.B. "Standard-Woche", "Feiertags-Besetzung", "Sommersaison"). So findest du schnell die richtige Vorlage und sparst Zeit bei der Planung.