Ersatzanfragen
Ersatzanfragen sind ein Plus-Feature. Um dieses Feature zu nutzen, benötigst du ein Plus-Abonnement oder höher.
Mit Ersatzanfragen können Mitarbeiter eigenständig Ersatz für ihre Schichten suchen – ohne dass ein Admin eingreifen muss. Du kannst entweder alle Kolleg:innen in deinem Arbeitsbereich anfragen oder die Anfrage gezielt an bestimmte Personen richten. Die angefragten Kolleg:innen werden automatisch benachrichtigt und können die Schicht direkt übernehmen.
Das Feature finden
Als Mitarbeiter findest du die Ersatzanfrage so:
- Gehe zu Dienstplan im Hauptmenü
- Öffne einen Dienstplan
- Klicke auf eine eigene Schicht
- Im Schichtdetail-Dialog siehst du den Button Ersatz suchen
Ersatz suchen
Wenn du eine Schicht nicht wahrnehmen kannst, starte eine Ersatzanfrage:
- Klicke auf deine Schicht im Dienstplan
- Klicke auf Ersatz suchen
- Es öffnet sich der Ersatzsuche-Dialog mit einer Liste deiner Kolleg:innen
- Wähle aus, wen du anfragen möchtest (oder lasse alle ausgewählt)
- Bestätige mit Ersatz suchen
Voraussetzungen
| Bedingung | Beschreibung |
|---|---|
| Eigene Schicht | Du musst der Schicht zugewiesen sein |
| Veröffentlicht | Die Schicht muss veröffentlicht sein (nicht im Entwurf) |
| In der Zukunft | Vergangene Schichten können nicht abgegeben werden |
| Keine laufende Anfrage | Pro Schicht kann nur eine Ersatzanfrage gleichzeitig aktiv sein |
Gezielte Ersatzsuche
Im Ersatzsuche-Dialog siehst du eine Liste aller Kolleg:innen in deinem Arbeitsbereich. Hier kannst du gezielt auswählen, wen du um Ersatz bitten möchtest.
Kolleg:innen auswählen
- Alle auswählen: Standardmäßig sind alle verfügbaren Kolleg:innen vorausgewählt. Über den Toggle oben kannst du alle gleichzeitig aus- oder abwählen.
- Einzeln auswählen: Setze Häkchen bei den Personen, die du gezielt anfragen möchtest.
- Mindestens eine Person muss ausgewählt sein.
Konflikterkennung
Das System prüft automatisch, ob Kolleg:innen an dem Tag verfügbar sind. Konflikte werden direkt in der Liste angezeigt:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Abwesenheit (farbiges Badge) | Die Person hat an dem Tag eine genehmigte Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank) |
| Nicht verfügbar (rotes Symbol) | Die Person hat sich als nicht verfügbar eingetragen |
| Arbeitszeiten (oranges Symbol) | Die Schicht liegt außerhalb der festen Arbeitszeiten |
| Doppelbelegung (gelbes Symbol) | Die Person ist an dem Tag bereits einer anderen Schicht zugewiesen |
Kolleg:innen ohne Konflikte werden automatisch oben in der Liste angezeigt. So siehst du sofort, wer am besten verfügbar ist.
An alle vs. gezielt senden
| Variante | Beschreibung | Button-Text |
|---|---|---|
| Alle Kolleg:innen | Alle Personen sind ausgewählt – die Anfrage geht an den gesamten Bereich | "Ersatz suchen" |
| Gezielte Personen | Nur ausgewählte Personen werden angefragt | "Ersatz suchen für X Person(en)" |
Nach dem Erstellen
- Ein orangefarbenes Badge (🔄) erscheint auf deiner Schicht im Dienstplan
- Bei gezielter Suche: Nur die ausgewählten Kolleg:innen werden benachrichtigt
- Bei Anfrage an alle: Alle Kolleg:innen in deinem Arbeitsbereich werden benachrichtigt
- Alle Admins werden immer benachrichtigt
Schicht übernehmen
Wenn ein Kollege Ersatz sucht, kannst du die Schicht übernehmen:
- Du erhältst eine Mitteilung "Ersatz gesucht"
- Klicke auf die Mitteilung oder auf die Schicht mit dem 🔄-Badge im Dienstplan
- Im Schichtdetail siehst du, wer Ersatz sucht
- Klicke auf Schicht übernehmen
- Bestätige die Übernahme
Nach der Übernahme:
- Du wirst der Schicht automatisch zugewiesen
- Der bisherige Mitarbeiter wird aus der Schicht entfernt
- Das 🔄-Badge verschwindet
- Der anfragende Mitarbeiter wird benachrichtigt
Bei einer Anfrage an alle können alle Kolleg:innen im selben Arbeitsbereich die Schicht übernehmen. Bei einer gezielten Anfrage können nur die ausgewählten Personen die Schicht übernehmen – andere Kolleg:innen sehen die Anfrage nicht.
Ersatzsuche abbrechen
Solange noch niemand die Schicht übernommen hat, kannst du die Anfrage zurückziehen:
- Klicke auf deine Schicht mit dem 🔄-Badge
- Klicke auf Ersatzsuche abbrechen
- Bestätige die Stornierung
Das Badge verschwindet und die angefragten Kolleg:innen werden informiert, dass die Suche beendet ist.
Mitteilungen
Ersatzanfragen lösen automatische Mitteilungen aus. Hier eine Übersicht, wer wann benachrichtigt wird:
Ersatzanfrage erstellt
| Empfänger | An alle | Gezielte Suche |
|---|---|---|
| Kolleg:innen | Alle im Bereich | Nur ausgewählte Personen |
| Admins | ✅ | ✅ |
| Anfragender Mitarbeiter | Keine (eigene Aktion) | Keine (eigene Aktion) |
Mitteilung: "Ersatz gesucht" – "Name sucht Ersatz für Schicht am Datum"
Schicht übernommen
| Empfänger | Mitteilung |
|---|---|
| Anfragender Mitarbeiter | "Schicht übernommen" – "Name hat die Schicht am Datum übernommen." |
| Admins | Gleiche Mitteilung |
| Weitere angefragte Personen | Werden informiert, dass die Schicht vergeben ist |
| Übernehmender Mitarbeiter | Keine (eigene Aktion) |
Ersatzsuche abgebrochen
| Empfänger | An alle | Gezielte Suche |
|---|---|---|
| Kolleg:innen | Alle im Bereich | Nur ausgewählte Personen |
| Anfragender Mitarbeiter | Keine (eigene Aktion) | Keine (eigene Aktion) |
Du kannst Ersatzanfrage-Mitteilungen in deinen Einstellungen → Benachrichtigungen unter Schichttausch / Ersatzsuche ein- oder ausschalten.
Sichtbarkeit im Dienstplan
Schichten mit aktiver Ersatzanfrage sind im Dienstplan durch ein orangefarbenes 🔄-Symbol gekennzeichnet.
| Variante | Sichtbar für |
|---|---|
| An alle | Alle Mitarbeiter im selben Arbeitsbereich + Admins |
| Gezielte Suche | Nur ausgewählte Kolleg:innen + Admins |
Beim Überfahren mit der Maus zeigt ein Tooltip an, wer Ersatz sucht. Bei gezielten Anfragen siehst du außerdem, an wen die Anfrage gerichtet ist.
Praktische Beispiele
Lisa ist am Mittwoch krank und kann ihre Frühschicht (06:00 – 14:00) nicht antreten.
Vorgehen:
- Lisa öffnet den Dienstplan und klickt auf ihre Frühschicht am Mittwoch
- Lisa klickt auf Ersatz suchen – alle Kolleg:innen sind vorausgewählt
- Lisa bestätigt mit Ersatz suchen
- Alle Kolleg:innen in Lisas Bereich erhalten eine Mitteilung
- Tom sieht die Mitteilung, öffnet die Schicht und klickt Schicht übernehmen
- Lisa erhält die Mitteilung: "Tom hat deine Frühschicht übernommen"
Ergebnis: Tom ist jetzt der Frühschicht zugewiesen, Lisa wurde entfernt – alles ohne Admin-Eingriff.
Max hat für Freitag Ersatz gesucht, konnte seinen Termin aber verschieben.
Vorgehen:
- Max klickt auf seine Schicht mit dem 🔄-Badge
- Max klickt auf Ersatzsuche abbrechen
- Die angefragten Kolleg:innen erhalten die Mitteilung "Ersatzsuche beendet"
Ergebnis: Die Ersatzsuche wird beendet, das Badge verschwindet. Max behält seine Schicht.
Anna kann ihre Spätschicht am Donnerstag nicht antreten. Sie weiß, dass nur Tom und Sarah an dem Tag verfügbar sind.
Vorgehen:
- Anna klickt auf ihre Spätschicht am Donnerstag
- Anna klickt auf Ersatz suchen
- Im Dialog sieht Anna die Kolleg:innen-Liste – einige haben Konfliktsymbole (Urlaub, andere Schicht)
- Anna wählt nur Tom und Sarah aus
- Anna bestätigt mit Ersatz suchen für 2 Personen
- Nur Tom und Sarah erhalten eine Mitteilung
- Sarah übernimmt die Schicht
Ergebnis: Nur die angefragten Personen wurden benachrichtigt. Die anderen Kolleg:innen wurden nicht gestört.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen normaler und gezielter Ersatzsuche?
Bei der normalen Ersatzsuche werden alle Kolleg:innen im Arbeitsbereich angefragt und benachrichtigt. Bei der gezielten Ersatzsuche wählst du selbst aus, wer angefragt wird – nur diese Personen werden benachrichtigt und können die Schicht übernehmen.
Kann ein Admin Ersatz für einen Mitarbeiter suchen?
Nein, nur Mitarbeiter können selbst Ersatzanfragen für ihre eigenen Schichten erstellen. Admins können Schichten weiterhin manuell umplanen.
Was passiert, wenn mehrere Kolleg:innen gleichzeitig übernehmen wollen?
Nur die erste Person, die bestätigt, erhält die Schicht. Die Übernahme ist transaktionssicher – es kann keine doppelte Zuweisung geben.
Kann ich eine Schicht übernehmen, die nicht in meinem Bereich ist?
Nein, du kannst nur Schichten übernehmen, die in einem Arbeitsbereich liegen, dem du zugewiesen bist.
Können bei einer gezielten Anfrage auch andere Kolleg:innen die Schicht übernehmen?
Nein. Bei einer gezielten Anfrage können nur die ausgewählten Personen die Schicht sehen und übernehmen. Andere Kolleg:innen im Bereich werden weder benachrichtigt noch können sie die Schicht übernehmen.
Was passiert, wenn ein Admin die Schicht zwischenzeitlich ändert?
Wenn ein Admin die betroffene Schicht verändert (z.B. den Mitarbeiter entfernt), wird die Ersatzanfrage automatisch storniert.
Kann ich die Mitteilungen zu Ersatzanfragen ausschalten?
Ja, unter Einstellungen → Benachrichtigungen kannst du die Kategorie Schichttausch / Ersatzsuche deaktivieren.
Zusammenfassung
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Wer kann Ersatz suchen | Mitarbeiter für eigene, veröffentlichte, zukünftige Schichten |
| Wer kann übernehmen | Kolleg:innen im selben Arbeitsbereich (bzw. nur ausgewählte Personen bei gezielter Suche) |
| Gezielte Suche | Anfrage an bestimmte Kolleg:innen – mit automatischer Konflikterkennung |
| Konflikterkennung | Abwesenheiten, Verfügbarkeiten, Arbeitszeiten und Doppelbelegungen |
| Badge | Orangefarbenes 🔄-Symbol auf der Schicht-Karte |
| Mitteilungen | Automatisch an angefragte Kolleg:innen + Admins |
| Abbrechen | Jederzeit möglich, solange noch niemand übernommen hat |
| Admin-Eingriff | Nicht nötig – Mitarbeiter regeln es untereinander |
| Verfügbar ab | Plus-Plan |
Nutze die gezielte Ersatzsuche, wenn du weißt, wer an dem Tag verfügbar ist – so werden nur die relevanten Kolleg:innen benachrichtigt und die anderen nicht unnötig gestört. Die Konflikterkennung hilft dir dabei, die richtigen Personen auszuwählen.