Ersättningsförfrågningar
Ersättningsförfrågningar är en Plus-funktion. Du behöver en Plus-prenumeration eller högre för att använda denna funktion.
Med ersättningsförfrågningar kan anställda själva hitta ersättare för sina skift – utan adminintervention. Du kan antingen fråga alla kollegor på din avdelning eller rikta in dig på specifika personer. De förfrågade kollegorna underrättas automatiskt och kan ta över skiftet direkt.
Hitta funktionen
Som anställd kan du hitta ersättningsförfrågan här:
- Gå till Schedule i huvudmenyn
- Öppna ett schema
- Klicka på ett av dina egna skift
- I skiftdetaljdialogen ser du knappen Find Replacement
Hitta en ersättare
Om du inte kan komma till ett skift, starta en ersättningsförfrågan:
- Klicka på ditt skift i schemat
- Klicka Find Replacement
- Dialogen för ersättningssökning öppnas med en lista över dina kollegor
- Välj vem du vill fråga (eller låt alla vara valda)
- Bekräfta med Find Replacement
Förutsättningar
| Villkor | Beskrivning |
|---|---|
| Ditt eget skift | Du måste vara tilldelad skiftet |
| Publicerat | Skiftet måste vara publicerat (inte utkast) |
| I framtiden | Tidigare skift kan inte ges bort |
| Ingen aktiv förfrågan | Endast en ersättningsförfrågan kan vara aktiv per skift åt gången |
Riktad ersättningssökning
I dialogen för ersättningssökning ser du en lista över alla kollegor på din avdelning. Här kan du välja exakt vem du vill fråga om en ersättare.
Välja kollegor
- Välj alla: Som standard är alla tillgängliga kollegor förmarkerade. Använd växeln högst upp för att välja eller avvälja alla på en gång.
- Välj individuellt: Markera rutorna bredvid de personer du vill rikta in dig på specifikt.
- Minst en person måste väljas.
Konfliktdetektering
Systemet kontrollerar automatiskt om kollegor är tillgängliga den dagen. Konflikter visas direkt i listan:
| Symbol | Betydelse |
|---|---|
| Frånvaro (färgad badge) | Personen har godkänd frånvaro den dagen (t.ex. semester, sjukdom) |
| Otillgänglig (röd symbol) | Personen har markerat sig som otillgänglig |
| Arbetstimmar (orange symbol) | Skiftet ligger utanför deras fasta arbetstimmar |
| Dubbelbkning (bernsteinsfärgad symbol) | Personen är redan tilldelad ett annat skift den dagen |
Kollegor utan konflikter visas automatiskt högst upp i listan. På det sättet kan du omedelbar se vem som mest sannolikt är tillgänglig.
Skicka till alla vs. riktad
| Variant | Beskrivning | Knapptext |
|---|---|---|
| Alla kollegor | Alla personer är valda – förfrågan går till hela avdelningen | "Find Replacement" |
| Riktade personer | Endast valda personer blir tillfrågade | "Find Replacement for X person(s)" |
Efter att ha skapat förfrågan
- En orange badge (🔄) visas på ditt skift i schemat
- För riktade förfrågningar: Endast de valda kollegorna underrättas
- För förfrågningar till alla: Alla kollegor på din avdelning underrättas
- Alla admins underrättas alltid
Ta över ett skift
När en kollega letar efter en ersättare kan du ta över skiftet:
- Du får en underättelse "Replacement Needed"
- Klicka på underättelsen eller på skiftet med 🔄-badgen i schemat
- I skiftdetaljen kan du se vem som letar efter en ersättare
- Klicka Take Over Shift
- Bekräfta övertagandet
Efter övertagandet:
- Du är automatiskt tilldelad skiftet
- Den tidigare anställde tas bort från skiftet
- 🔄-badgen försvinner
- Den förfrågande anställde underrättas
För en förfrågan till alla kan vilken kollega som helst på samma avdelning ta över skiftet. För en riktad förfrågan kan endast de valda personerna ta över skiftet – andra kollegor ser inte ens förfrågan.
Avbryta en ersättningssökning
Så länge ingen har tagit över skiftet än kan du dra tillbaka förfrågan:
- Klicka på ditt skift med 🔄-badgen
- Klicka Cancel Replacement Search
- Bekräfta avbrottet
Badgen försvinner och de förfrågade kollegorna underrättas om att sökningen har avslutats.
Underättelser
Ersättningsförfrågningar utlöser automatiska underättelser. Här är en översikt över vem som underrättas och när:
Ersättningsförfrågan skapad
| Mottagare | Alla kollegor | Riktad sökning |
|---|---|---|
| Kollegor | Alla på avdelningen | Endast valda personer |
| Admins | ✅ | ✅ |
| Förfrågande anställd | Ingen (egen åtgärd) | Ingen (egen åtgärd) |
Underättelse: "Replacement Needed" – "Namn is looking for a replacement for Shift on Date"
Skift taget över
| Mottagare | Underättelse |
|---|---|
| Förfrågande anställd | "Shift Taken Over" – "Namn has taken over Shift on Date." |
| Admins | Samma underättelse |
| Andra förfrågade personer | Underrättad om att skiftet har tagits över |
| Anställd som tar över | Ingen (egen åtgärd) |
Ersättningssökning avbruten
| Mottagare | Alla kollegor | Riktad sökning |
|---|---|---|
| Kollegor | Alla på avdelningen | Endast valda personer |
| Förfrågande anställd | Ingen (egen åtgärd) | Ingen (egen åtgärd) |
Du kan aktivera eller inaktivera underättelser om ersättningsförfrågningar i dina Settings → Notifications under Shift Swap / Replacement Search.
Synlighet i schemat
Skift med en aktiv ersättningsförfrågan markeras med en orange 🔄-symbol i schemat.
| Variant | Synlig för |
|---|---|
| Alla kollegor | Alla anställda på samma avdelning + admins |
| Riktad sökning | Endast valda kollegor + admins |
Om du håller musen över skiftet visas ett verktygstips som visar vem som letar efter en ersättare. För riktade förfrågningar ser du också vem förfrågan skickades till.
Praktiska exempel
Lisa är sjuk på onsdag och kan inte komma till sitt morgonpass (06:00 – 14:00).
Steg:
- Lisa öppnar schemat och klickar på sitt morgonpass på onsdag
- Lisa klickar Find Replacement – alla kollegor är förmarkerade
- Lisa bekräftar med Find Replacement
- Alla kollegor på Lisas avdelning får en underättelse
- Tom ser underättelsen, öppnar skiftet och klickar Take Over Shift
- Lisa får underättelsen: "Tom has taken over your morning shift"
Resultat: Tom är nu tilldelad morgonpasset, Lisa har tagits bort – allt utan adminintervention.
Max letade efter en ersättare för fredag men lyckades ändra tiden för sitt möte.
Steg:
- Max klickar på sitt skift med 🔄-badgen
- Max klickar Cancel Replacement Search
- De förfrågade kollegorna får underättelsen "Replacement search ended"
Resultat: Ersättningssökningen avbryts, badgen försvinner. Max behåller sitt skift.
Anna kan inte komma till sitt kvällspass på torsdag. Hon vet att endast Tom och Sarah är tillgängliga den dagen.
Steg:
- Anna klickar på sitt kvällspass på torsdag
- Anna klickar Find Replacement
- I dialogen ser Anna kollegolistan – vissa har konfliktindikatorer (semester, annat skift)
- Anna väljer endast Tom och Sarah
- Anna bekräftar med Find Replacement for 2 people
- Endast Tom och Sarah får en underättelse
- Sarah tar över skiftet
Resultat: Endast de förfrågade personerna underrättades. De andra kollegorna stördes inte.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan en normal och en riktad ersättningssökning?
Med en normal ersättningssökning frågas och underrättas alla kollegor på avdelningen. Med en riktad ersättningssökning väljer du vem som blir tillfrågad – endast dessa personer underrättas och kan ta över skiftet.
Kan en admin hitta en ersättare för en anställd?
Nej, endast anställda kan skapa ersättningsförfrågningar för sina egna skift. Admins kan fortfarande manuellt omfördela skift.
Vad händer om flera kollegor försöker ta över samtidigt?
Endast den första personen som bekräftar får skiftet. Övertagandet är transaktionssäkert – det kan inte förekomma dubbeltilldelning.
Kan jag ta över ett skift som inte är på min avdelning?
Nej, du kan bara ta över skift på en avdelning som du är tilldelad.
Kan andra kollegor ta över en riktad förfrågan?
Nej. Med en riktad förfrågan kan endast de valda personerna se och ta över skiftet. Andra kollegor på avdelningen varken underrättas eller kan ta över skiftet.
Vad händer om en admin ändrar skiftet under tiden?
Om en admin ändrar det berörda skiftet (t.ex. tar bort den anställde), avbryts ersättningsförfrågan automatiskt.
Kan jag stänga av underättelser om ersättningsförfrågningar?
Ja, under Settings → Notifications kan du inaktivera kategorin Shift Swap / Replacement Search.
Sammanfattning
| Aspekt | Beskrivning |
|---|---|
| Vem kan hitta en ersättare | Anställda för sina egna publicerade, framtida skift |
| Vem kan ta över | Kollegor på samma avdelning (eller endast valda personer för riktade förfrågningar) |
| Riktad sökning | Förfråga specifika kollegor – med automatisk konfliktdetektering |
| Konfliktdetektering | Frånvaroar, otillgänglighet, arbetstimmar och dubbelbokningar |
| Badge | Orange 🔄-symbol på skiftkort |
| Underättelser | Automatiskt skickade till förfrågade kollegor + admins |
| Avbryt | Möjligt när som helst, så länge ingen har tagit över ännu |
| Adminintervention | Inte krävd – anställda hanterar det sinsemellan |
| Tillgänglig från | Plus-planen |
Använd riktad ersättningssökning när du vet vem som är tillgänglig den dagen – på det sättet underrättas endast relevanta kollegor och andra störs inte i onödan. Konfliktdetekteringen hjälper dig att välja rätt personer.