Solicitudes de Sustitución
Las solicitudes de sustitución son una función Plus. Necesitas una suscripción Plus o superior para usar esta función.
Con las solicitudes de sustitución, los empleados pueden encontrar independientemente sustituciones para sus turnos – sin intervención del administrador. Puedes preguntar a todos los colegas de tu departamento o dirigirte a personas específicas. Los colegas solicitados reciben automáticamente una notificación y pueden asumir el turno directamente.
Encontrar la Función
Como empleado, puedes encontrar la solicitud de sustitución aquí:
- Ve a Schedule en el menú principal
- Abre un horario
- Haz clic en uno de tus propios turnos
- En el diálogo de detalles del turno, verás el botón Find Replacement
Encontrar una Sustitución
Si no puedes asistir a un turno, inicia una solicitud de sustitución:
- Haz clic en tu turno en el horario
- Haz clic en Find Replacement
- Se abre el diálogo de búsqueda de sustitución con una lista de tus colegas
- Elige a quién quieres preguntar (o deja a todos seleccionados)
- Confirma con Find Replacement
Requisitos Previos
| Condición | Descripción |
|---|---|
| Tu propio turno | Debes estar asignado al turno |
| Publicado | El turno debe estar publicado (no en borrador) |
| En el futuro | Los turnos pasados no se pueden ceder |
| Sin solicitud activa | Solo puede haber una solicitud de sustitución activa por turno a la vez |
Búsqueda de Sustitución Dirigida
En el diálogo de búsqueda de sustitución, verás una lista de todos los colegas en tu departamento. Aquí puedes elegir exactamente a quién te gustaría pedir una sustitución.
Seleccionar Colegas
- Seleccionar todos: Por defecto, todos los colegas disponibles están preseleccionados. Usa el botón de alternancia en la parte superior para seleccionar o deseleccionar a todos a la vez.
- Seleccionar individualmente: Marca las casillas junto a las personas a las que deseas dirigirte específicamente.
- Al menos una persona debe estar seleccionada.
Detección de Conflictos
El sistema verifica automáticamente si los colegas están disponibles ese día. Los conflictos se muestran directamente en la lista:
| Símbolo | Significado |
|---|---|
| Absence (distintivo de color) | La persona tiene una ausencia aprobada ese día (p. ej., vacaciones, licencia por enfermedad) |
| Unavailable (símbolo rojo) | La persona se ha marcado como no disponible |
| Working hours (símbolo naranja) | El turno está fuera de sus horas de trabajo fijas |
| Double booking (símbolo ámbar) | La persona ya está asignada a otro turno ese día |
Los colegas sin conflictos se muestran automáticamente en la parte superior de la lista. De esta manera puedes ver inmediatamente quién probablemente esté disponible.
Enviar a Todos vs. Dirigido
| Variante | Descripción | Texto del Botón |
|---|---|---|
| Todos los colegas | Todas las personas están seleccionadas – la solicitud va a todo el departamento | "Find Replacement" |
| Personas dirigidas | Solo se pregunta a las personas seleccionadas | "Find Replacement for X person(s)" |
Después de Crear la Solicitud
- Aparece un distintivo naranja (🔄) en tu turno en el horario
- Para solicitudes dirigidas: Solo se notifica a los colegas seleccionados
- Para solicitudes a todos: Se notifica a todos los colegas en tu departamento
- Todos los administradores siempre reciben notificación
Asumir un Turno
Cuando un colega busca una sustitución, puedes asumir el turno:
- Recibes una notificación "Replacement Needed"
- Haz clic en la notificación o en el turno con el distintivo 🔄 en el horario
- En los detalles del turno, puedes ver quién busca una sustitución
- Haz clic en Take Over Shift
- Confirma la asunción
Después de asumir el turno:
- Estás automáticamente asignado al turno
- El empleado anterior se elimina del turno
- El distintivo 🔄 desaparece
- Se notifica al empleado que solicitó
Para una solicitud a todos, cualquier colega en el mismo departamento puede asumir el turno. Para una solicitud dirigida, solo las personas seleccionadas pueden asumir el turno – otros colegas ni siquiera verán la solicitud.
Cancelar una Búsqueda de Sustitución
Mientras nadie haya asumido el turno, puedes retirar la solicitud:
- Haz clic en tu turno con el distintivo 🔄
- Haz clic en Cancel Replacement Search
- Confirma la cancelación
El distintivo desaparece y se notifica a los colegas solicitados que la búsqueda ha terminado.
Notificaciones
Las solicitudes de sustitución generan notificaciones automáticas. Aquí hay una descripción general de quién recibe notificaciones y cuándo:
Solicitud de Sustitución Creada
| Destinatario | Todos los Colegas | Búsqueda Dirigida |
|---|---|---|
| Colegas | Todos en el departamento | Solo personas seleccionadas |
| Administradores | ✅ | ✅ |
| Empleado que solicita | Ninguna (acción propia) | Ninguna (acción propia) |
Notificación: "Replacement Needed" – "Name is looking for a replacement for Shift on Date"
Turno Asumido
| Destinatario | Notificación |
|---|---|
| Empleado que solicita | "Shift Taken Over" – "Name has taken over Shift on Date." |
| Administradores | Misma notificación |
| Otros colegas solicitados | Notificados de que el turno ha sido asumido |
| Empleado que asume | Ninguna (acción propia) |
Búsqueda de Sustitución Cancelada
| Destinatario | Todos los Colegas | Búsqueda Dirigida |
|---|---|---|
| Colegas | Todos en el departamento | Solo personas seleccionadas |
| Empleado que solicita | Ninguna (acción propia) | Ninguna (acción propia) |
Puedes habilitar o deshabilitar las notificaciones de solicitud de sustitución en tu Settings → Notifications bajo Shift Swap / Replacement Search.
Visibilidad en el Horario
Los turnos con una solicitud de sustitución activa se marcan con un símbolo naranja 🔄 en el horario.
| Variante | Visible para |
|---|---|
| Todos los colegas | Todos los empleados en el mismo departamento + administradores |
| Búsqueda dirigida | Solo colegas seleccionados + administradores |
Al pasar el cursor sobre el turno se muestra una información sobre herramientas que indica quién busca una sustitución. Para solicitudes dirigidas, también verás a quién se envió la solicitud.
Ejemplos Prácticos
Lisa está enferma el miércoles y no puede asistir a su turno matutino (06:00 – 14:00).
Pasos:
- Lisa abre el horario y hace clic en su turno matutino del miércoles
- Lisa hace clic en Find Replacement – todos los colegas están preseleccionados
- Lisa confirma con Find Replacement
- Todos los colegas en el departamento de Lisa reciben una notificación
- Tom ve la notificación, abre el turno y hace clic en Take Over Shift
- Lisa recibe la notificación: "Tom has taken over your morning shift"
Resultado: Tom ahora está asignado al turno matutino, Lisa ha sido eliminada – todo sin intervención del administrador.
Max buscaba una sustitución para el viernes pero logró reprogramar su cita.
Pasos:
- Max hace clic en su turno con el distintivo 🔄
- Max hace clic en Cancel Replacement Search
- Los colegas solicitados reciben la notificación "Replacement search ended"
Resultado: La búsqueda de sustitución se cancela, el distintivo desaparece. Max conserva su turno.
Anna no puede asistir a su turno nocturno el jueves. Sabe que solo Tom y Sarah están disponibles ese día.
Pasos:
- Anna hace clic en su turno nocturno del jueves
- Anna hace clic en Find Replacement
- En el diálogo, Anna ve la lista de colegas – algunos tienen indicadores de conflicto (vacaciones, otro turno)
- Anna selecciona solo Tom y Sarah
- Anna confirma con Find Replacement for 2 people
- Solo Tom y Sarah reciben una notificación
- Sarah asume el turno
Resultado: Solo se notificó a las personas solicitadas. Los otros colegas no fueron molestados.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una búsqueda de sustitución normal y una dirigida?
Con una búsqueda de sustitución normal, se pregunta a todos los colegas del departamento y se les notifica. Con una búsqueda de sustitución dirigida, tú eliges quién recibe la pregunta – solo esas personas reciben notificación y pueden asumir el turno.
¿Puede un administrador encontrar una sustitución para un empleado?
No, solo los empleados pueden crear solicitudes de sustitución para sus propios turnos. Los administradores aún pueden reasignar turnos manualmente.
¿Qué sucede si varios colegas intentan asumir al mismo tiempo?
Solo la primera persona que confirma obtiene el turno. La asunción es segura transaccional – no puede haber doble asignación.
¿Puedo asumir un turno que no está en mi departamento?
No, solo puedes asumir turnos en un departamento al que estés asignado.
¿Pueden otros colegas asumir una solicitud dirigida?
No. Con una solicitud dirigida, solo las personas seleccionadas pueden ver y asumir el turno. Otros colegas del departamento no reciben notificación ni pueden asumir el turno.
¿Qué sucede si un administrador cambia el turno mientras tanto?
Si un administrador modifica el turno afectado (p. ej., elimina al empleado), la solicitud de sustitución se cancela automáticamente.
¿Puedo desactivar las notificaciones de solicitud de sustitución?
Sí, bajo Settings → Notifications puedes deshabilitar la categoría Shift Swap / Replacement Search.
Resumen
| Aspecto | Descripción |
|---|---|
| Quién puede encontrar una sustitución | Empleados para sus propios turnos publicados y futuros |
| Quién puede asumir | Colegas en el mismo departamento (o solo personas seleccionadas para solicitudes dirigidas) |
| Búsqueda dirigida | Solicitar colegas específicos – con detección automática de conflictos |
| Detección de conflictos | Ausencias, no disponibilidades, horas de trabajo y dobles asignaciones |
| Distintivo | Símbolo naranja 🔄 en la tarjeta del turno |
| Notificaciones | Se envían automáticamente a los colegas solicitados + administradores |
| Cancelar | Posible en cualquier momento, mientras nadie haya asumido aún |
| Intervención del administrador | No requerida – los empleados lo manejan entre sí |
| Disponible desde | Plan Plus |
Usa la búsqueda de sustitución dirigida cuando sepas quién está disponible ese día – de esta manera solo se notifica a los colegas relevantes y otros no se molestan innecesariamente. La detección de conflictos te ayuda a elegir a las personas correctas.