Vaihtodemynnit
Vaihtodemynnit ovat Plus-ominaisuus. Sinulla täytyy olla Plus-tilaus tai korkeampi, jotta voit käyttää tätä ominaisuutta.
Vaihtodemynneillä työntekijät voivat itsenäisesti löytää sijaisia vuoroilleen – ilman järjestelmän ylläpitäjän puuttumista. Voit joko kysyä kaikilta kollegoilta osastollasi tai kohdistaa pyyntöä tietyille henkilöille. Pyydetyt kollegat saavat automaattisen ilmoituksen ja voivat ottaa vuoron vastaan suoraan.
Ominaisuuden löytäminen
Työntekijänä voit löytää vaihtodemynnin täältä:
- Mene Schedule-osioon päävalikosta
- Avaa aikataulu
- Klikkaa yhtä omista vuoroistasi
- Vuoron yksityiskohtadialogissa näet Find Replacement -painikkeen
Sijaisen löytäminen
Jos et pääse vuoroon paikalle, aloita vaihtodemyntä:
- Klikkaa vuoroasi aikataulussa
- Klikkaa Find Replacement
- Vaihtodemynnin hakudialogi avautuu kollegolistaasi
- Valitse kenet haluat pyytää (tai jätä kaikki valituiksi)
- Vahvista Find Replacement -painikkeella
Edellytykset
| Ehto | Kuvaus |
|---|---|
| Omia vuoro | Sinulla täytyy olla vuoro |
| Julkaistu | Vuoro täytyy olla julkaistu (ei luonnos) |
| Tulevaisuudessa | Menneitä vuoroja ei voi luovuttaa |
| Ei aktiivista pyyntöä | Samalle vuorolle voi olla kerrallaan vain yksi aktiivinen vaihtodemyntä |
Kohdennettu vaihtodemynnin haku
Vaihtodemynnin hakudialogissa näet kaikki osastosi kollegat. Täältä voit valita tarkalleen, kenet haluat pyytää sijaisen etsimiseen.
Kollegojen valitseminen
- Valitse kaikki: Oletuksena kaikki saatavilla olevat kollegat on esivalittu. Käytä ylhäällä olevaa vaihtopainiketta valitsemaan tai poistamaan valinnan kaikilta kerralla.
- Valitse yksitellen: Valitse ruudut niiden ihmisten vierestä, joita haluat kohdistaa.
- Vähintään yksi henkilö täytyy valita.
Ristiriittatunnistus
Järjestelmä tarkistaa automaattisesti, ovatko kollegat saatavilla kyseisellä päivällä. Ristiriidat näytetään suoraan listassa:
| Merkki | Merkitys |
|---|---|
| Poissaolo (värilliset merkit) | Henkilöllä on hyväksytty poissaolo kyseisellä päivällä (esim. loma, sairasloma) |
| Ei saatavilla (punainen merkki) | Henkilö on merkinnyt itsensä ei saatavilla |
| Työajat (oranssi merkki) | Vuoro on hänen kiinteiden työaikojen ulkopuolella |
| Kaksinkertainen varaus (ambra merkki) | Henkilö on jo varattuna toiseen vuoroon samalla päivällä |
Kollegat, joilla ei ole ristiriitoja, näytetään automaattisesti listan alussa. Näet siten heti, ketkä todennäköisesti ovat saatavilla.
Lähettäminen kaikille vs. kohdennetusti
| Vaihtoehto | Kuvaus | Painikkeen teksti |
|---|---|---|
| Kaikille kollegoille | Kaikki ihmiset on valittu – pyyntö menee koko osastolle | "Find Replacement" |
| Valituille henkilöille | Vain valitut ihmiset pyydetään | "Find Replacement for X person(s)" |
Pyynnön luomisen jälkeen
- Oranssi merkki (🔄) tulee näkyviin vuoroosi aikataulussa
- Kohdennetuille pyynnöille: Vain valitut kollegat saavat ilmoituksen
- Pyynneille kaikille: Kaikki osastosi kollegat saavat ilmoituksen
- Kaikki järjestelmän ylläpitäjät saavat aina ilmoituksen
Vuoron vastaanottaminen
Kun kollega etsii sijaista, voit ottaa vuoron vastaan:
- Saat ilmoituksen "Replacement Needed"
- Klikkaa ilmoitusta tai vuoroa 🔄-merkillä aikataulussa
- Vuoron yksityiskohdissa näet, kuka etsii sijaista
- Klikkaa Take Over Shift
- Vahvista vastaanotto
Vastaanoton jälkeen:
- Sinut otetaan automaattisesti vastaan vuoroon
- Edellinen työntekijä poistetaan vuorosta
- 🔄-merkki katoaa
- Pyytävä työntekijä saa ilmoituksen
Kaikille lähetettyihin pyyntöihin kuka tahansa kollegoista samalla osastolla voi ottaa vuoron vastaan. Kohdennettuihin pyyntöihin vain valitut henkilöt voivat ottaa vuoron vastaan – muut kollegat eivät edes näe pyyntöä.
Vaihtodemynnin peruuttaminen
Niin kauan kuin kukaan ei ole ottanut vuoroa vastaan, voit peruuttaa pyynnön:
- Klikkaa vuoroasi 🔄-merkillä
- Klikkaa Cancel Replacement Search
- Vahvista peruutus
Merkki katoaa ja pyydetyt kollegat saavat ilmoituksen, että haku on päättynyt.
Ilmoitukset
Vaihtodemynnit laukaisevat automaattisia ilmoituksia. Tässä on yleiskatsaus siitä, kuka saa ilmoituksen ja milloin:
Vaihtodemyntä luotu
| Vastaanottaja | Kaikille kollegoille | Kohdennettu haku |
|---|---|---|
| Kollegat | Kaikki osastolla | Vain valitut henkilöt |
| Järjestelmän ylläpitäjät | ✅ | ✅ |
| Pyytävä työntekijä | Ei mitään (oma toiminto) | Ei mitään (oma toiminto) |
Ilmoitus: "Replacement Needed" – "Nimi etsii sijaista vuorolle Vuoro päivällä Päivämäärä"
Vuoro otettu vastaan
| Vastaanottaja | Ilmoitus |
|---|---|
| Pyytävä työntekijä | "Shift Taken Over" – "Nimi on ottanut vuoron Vuoro vastaan päivällä Päivämäärä." |
| Järjestelmän ylläpitäjät | Sama ilmoitus |
| Muut pyydetyt henkilöt | Ilmoitus, että vuoro on otettu vastaan |
| Vuoron vastaanottava työntekijä | Ei mitään (oma toiminto) |
Vaihtodemynnin haku peruutettu
| Vastaanottaja | Kaikille kollegoille | Kohdennettu haku |
|---|---|---|
| Kollegat | Kaikki osastolla | Vain valitut henkilöt |
| Pyytävä työntekijä | Ei mitään (oma toiminto) | Ei mitään (oma toiminto) |
Voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä vaihtodemynti-ilmoitukset Asetuksissa → Ilmoitukset kohdassa Shift Swap / Replacement Search.
Näkyvyys aikataulussa
Aktiivisen vaihtodemynnin vuorot on merkitty oranssilla 🔄-symbolilla aikataulussa.
| Vaihtoehto | Näkyvä |
|---|---|
| Kaikille kollegoille | Kaikille samalla osastolla työskenteleville työntekijöille + järjestelmän ylläpitäjille |
| Kohdennettu haku | Vain valituille kollegoille + järjestelmän ylläpitäjille |
Kun viet hiiren vuoron päälle, näkyviin tulee vihje, joka osoittaa, kuka etsii sijaista. Kohdennetuissa pyynnöissä näet myös, kenelle pyyntö lähetettiin.
Käytännön esimerkkejä
Lisa on sairas keskiviikkona eikä pääse aamuisen (06:00 – 14:00) paikalle.
Vaiheet:
- Lisa avaa aikataulun ja klikkaa aamuisen vuoron keskiviikolla
- Lisa klikkaa Find Replacement – kaikki kollegat on esivalittu
- Lisa vahvistaa Find Replacement -painikkeella
- Kaikki Lisan osastolla työskentelevät kollegat saavat ilmoituksen
- Tom näkee ilmoituksen, avaa vuoron ja klikkaa Take Over Shift
- Lisa saa ilmoituksen: "Tom on ottanut aamuvuorosi vastaan"
Tulos: Tom on nyt osoitettu aamuiseen, Lisa on poistettu – ilman järjestelmän ylläpitäjän puuttumista.
Max etsi sijaista perjantaille, mutta onnistui uudelleenjärjestämään tapaamisen.
Vaiheet:
- Max klikkaa vuoroaan 🔄-merkillä
- Max klikkaa Cancel Replacement Search
- Pyydetyt kollegat saavat ilmoituksen "Replacement search ended"
Tulos: Vaihtodemynnin haku peruutetaan, merkki katoaa. Max säilyttää vuoronsa.
Anna ei pääse illallisen vuoroon torstaina. Hän tietää, että vain Tom ja Sarah ovat saatavilla sinä päivänä.
Vaiheet:
- Anna klikkaa illallisen vuoroa torstaina
- Anna klikkaa Find Replacement
- Dialogissa Anna näkee kollegojen listan – joillakin on ristiriittojen merkit (loma, muu vuoro)
- Anna valitsee vain Tom ja Sarah
- Anna vahvistaa Find Replacement for 2 people -painikkeella
- Vain Tom ja Sarah saavat ilmoituksen
- Sarah ottaa vuoron vastaan
Tulos: Vain pyydetyt henkilöt saivat ilmoituksen. Muut kollegat eivät häiriintyneet.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on tavallisen ja kohdennetun vaihtodemynnin välillä?
Tavallisella vaihtodemynnillä kaikki osastolla olevat kollegat pyydetään ja saavat ilmoituksen. Kohdennetulla vaihtodemynnillä valitset, kenet pyydetään – vain nämä henkilöt saavat ilmoituksen ja voivat ottaa vuoron vastaan.
Voiko järjestelmän ylläpitäjä etsiä sijaista työntekijälle?
Ei, vain työntekijät voivat luoda vaihtodemyntöjä omilleen vuoroille. Järjestelmän ylläpitäjät voivat silti manuaalisesti osoittaa vuoroja uudelleen.
Mitä tapahtuu, jos useat kollegat yrittävät ottaa vastaan samaan aikaan?
Vain ensimmäinen vahvistava henkilö saa vuoron. Vastaanotto on transaktionmuotoinen – kaksinkertainen varaus ei ole mahdollinen.
Voiko ottaa vastaan vuoron, joka ei ole omalla osastolla?
Ei, voit ottaa vastaan vain vuoroja osastolla, jolle olet osoitettu.
Voivatko muut kollegat ottaa vastaan kohdennetun pyynnön?
Ei. Kohdennetulla pyynnöllä vain valitut henkilöt voivat nähdä ja ottaa vuoron vastaan. Muut osastolla olevat kollegat eivät saa ilmoitusta eivätkä voi ottaa vuoroa vastaan.
Mitä tapahtuu, jos järjestelmän ylläpitäjä muuttaa vuoroa samalla välin?
Jos järjestelmän ylläpitäjä muuttaa asianomaista vuoroa (esim. poistaa työntekijän), vaihtodemyntä peruutetaan automaattisesti.
Voiko poistaa vaihtodemynti-ilmoitukset käytöstä?
Kyllä, kohdassa Asetukset → Ilmoitukset voit poistaa käytöstä Shift Swap / Replacement Search -kategorian.
Yhteenveto
| Osa | Kuvaus |
|---|---|
| Kuka voi etsiä sijaista | Työntekijät omille julkaistuille, tulevaisille vuoroille |
| Kuka voi ottaa vastaan | Kollegat samalla osastolla (tai vain valitut henkilöt kohdennetuissa pyynnöissä) |
| Kohdennettu haku | Pyydä tiettyjä kollegoja – automaattisella ristiriittatunnistuksella |
| Ristiriittatunnistus | Poissaolot, ei-saatavuus, työajat ja kaksinkertaiset varaukset |
| Merkki | Oranssi 🔄-symboli vuorokortissa |
| Ilmoitukset | Lähetetään automaattisesti pyydetyille kollegoille + järjestelmän ylläpitäjille |
| Peruuta | Mahdollista milloin tahansa, niin kauan kuin kukaan ei ole ottanut vastaan |
| Järjestelmän ylläpitäjän puuttuminen | Ei vaadittava – työntekijät hoitavat sen keskenään |
| Saatavilla | Plus-suunnitelma |
Käytä kohdennetun vaihtodemynnin hakua, kun tiedät, kuka on saatavilla sinä päivänä – näin vain relevantit kollegat saavat ilmoituksen eivätkä muut häiriinny turhaan. Ristiriittatunnistus auttaa sinua valitsemaan oikeat henkilöt.