Żądania Zastępowania
Żądania zastępowania to funkcja Plus. Aby korzystać z tej funkcji, potrzebujesz subskrypcji Plus lub wyższej.
Dzięki żądaniom zastępowania pracownicy mogą samodzielnie znaleźć zastępstwa na swoje zmiany – bez interwencji administratora. Możesz poprosić wszystkich kolegów w swoim dziale lub skierować się do konkretnych osób. Zaproszeni kolegowie są automatycznie powiadamiani i mogą przejąć zmianę bezpośrednio.
Znalezienie Funkcji
Jako pracownik możesz znaleźć żądanie zastępowania tutaj:
- Przejdź do Schedule w menu głównym
- Otwórz harmonogram
- Kliknij na jedną ze swoich zmian
- W oknie dialogowym szczegółów zmiany zobaczysz przycisk Find Replacement
Znalezienie Zastępstwa
Jeśli nie możesz stawić się na zmianę, rozpocznij żądanie zastępowania:
- Kliknij na swoją zmianę w harmonogramie
- Kliknij Find Replacement
- Otwiera się okno dialogowe szukania zastępstwa z listą twoich kolegów
- Wybierz, kogo chcesz poprosić (lub pozostaw wszystkich wybranych)
- Potwierdź za pomocą Find Replacement
Warunki Wstępne
| Warunek | Opis |
|---|---|
| Twoja własna zmiana | Musisz być przypisany do zmiany |
| Opublikowana | Zmiana musi być opublikowana (nie w wersji roboczej) |
| W przyszłości | Przeszłe zmiany nie mogą być oddawane |
| Brak aktywnego żądania | Dla jednej zmiany może być aktywne tylko jedno żądanie zastępowania na raz |
Ukierunkowane Szukanie Zastępstwa
W oknie dialogowym szukania zastępstwa zobaczysz listę wszystkich kolegów z twojego działu. Tutaj możesz wybrać dokładnie, kogo chcesz poprosić o zastępstwo.
Wybieranie Kolegów
- Wybierz wszystkich: Domyślnie wszyscy dostępni kolegowie są wstępnie wybrani. Użyj przełącznika na górze, aby wybrać lub odznaczyć wszystkich na raz.
- Wybierz indywidualnie: Zaznacz pola obok osób, które chcesz wskazać.
- Co najmniej jedna osoba musi być wybrana.
Wykrywanie Konfliktów
System automatycznie sprawdza, czy kolegowie są dostępni w danym dniu. Konflikty są wyświetlane bezpośrednio na liście:
| Symbol | Znaczenie |
|---|---|
| Nieobecność (kolorowy badge) | Osoba ma zatwierdzoną nieobecność w tym dniu (np. urlop, zwolnienie lekarskie) |
| Niedostępna (czerwony symbol) | Osoba oznaczyla się jako niedostępna |
| Godziny pracy (pomarańczowy symbol) | Zmiana wykracza poza jej stałe godziny pracy |
| Podwójne przypisanie (bursztynowy symbol) | Osoba jest już przypisana do innej zmiany w tym dniu |
Kolegowie bez konfliktów są automatycznie pokazywani na górze listy. W ten sposób od razu widzisz, kto najprawdopodobniej jest dostępny.
Wysłanie do Wszystkich vs. Ukierunkowane
| Wariant | Opis | Tekst Przycisku |
|---|---|---|
| Wszyscy kolegowie | Wszyscy są wybrani – żądanie trafia do całego działu | "Find Replacement" |
| Wybrani ludzie | Pytani są tylko wybrani | "Find Replacement for X person(s)" |
Po Utworzeniu Żądania
- Na twojej zmianie w harmonogramie pojawia się pomarańczowy badge (🔄)
- W przypadku żądań ukierunkowanych: Powiadamiani są tylko wybrani kolegowie
- W przypadku żądań do wszystkich: Powiadamiani są wszyscy kolegowie w twoim dziale
- Wszyscy administratorzy są zawsze powiadamiani
Przejęcie Zmiany
Gdy kolega szuka zastępstwa, możesz przejąć zmianę:
- Otrzymasz powiadomienie "Replacement Needed"
- Kliknij na powiadomienie lub na zmianę z badge 🔄 w harmonogramie
- W szczegółach zmiany możesz zobaczyć, kto szuka zastępstwa
- Kliknij Take Over Shift
- Potwierdź przejęcie
Po przejęciu:
- Jesteś automatycznie przypisany do zmiany
- Poprzedni pracownik zostaje usunięty ze zmiany
- Badge 🔄 znika
- Pracownik, który szukał zastępstwa, jest powiadamiany
W przypadku żądania dla wszystkich, każdy kolega z tego samego działu może przejąć zmianę. W przypadku żądania ukierunkowanego, tylko wybrane osoby mogą przejąć zmianę – inni kolegowie nawet nie zobaczą żądania.
Anulowanie Szukania Zastępstwa
Dopóki nikt nie przejął zmiany, możesz wycofać żądanie:
- Kliknij na swoją zmianę z badge 🔄
- Kliknij Cancel Replacement Search
- Potwierdź anulowanie
Badge znika i zaproszeni kolegowie są informowani, że szukanie się skończyło.
Powiadomienia
Żądania zastępowania wyzwalają automatyczne powiadomienia. Oto przegląd osób powiadamianego i kiedy:
Utworzono Żądanie Zastępowania
| Odbiorca | Wszyscy Kolegowie | Szukanie Ukierunkowane |
|---|---|---|
| Kolegowie | Wszyscy w dziale | Tylko wybrane osoby |
| Administratorzy | ✅ | ✅ |
| Pracownik szukający | Brak (własna akcja) | Brak (własna akcja) |
Powiadomienie: "Replacement Needed" – "Imię szuka zastępstwa na Zmianę w dniu Data"
Przejęta Zmiana
| Odbiorca | Powiadomienie |
|---|---|
| Pracownik szukający | "Shift Taken Over" – "Imię przejęło Zmianę w dniu Data." |
| Administratorzy | To samo powiadomienie |
| Inni zaproszeni | Informacja, że zmiana została przejęta |
| Pracownik przejmujący | Brak (własna akcja) |
Anulowane Szukanie Zastępstwa
| Odbiorca | Wszyscy Kolegowie | Szukanie Ukierunkowane |
|---|---|---|
| Kolegowie | Wszyscy w dziale | Tylko wybrane osoby |
| Pracownik szukający | Brak (własna akcja) | Brak (własna akcja) |
Możesz włączyć lub wyłączyć powiadomienia o żądaniach zastępowania w Settings → Notifications w kategorii Shift Swap / Replacement Search.
Widoczność w Harmonogramie
Zmiany z aktywnym żądaniem zastępowania oznaczone są pomarańczowym symbolem 🔄 w harmonogramie.
| Wariant | Widoczne dla |
|---|---|
| Wszyscy kolegowie | Wszyscy pracownicy z tego samego działu + administratorzy |
| Szukanie ukierunkowane | Tylko wybrani kolegowie + administratorzy |
Najechanie kursorem na zmianę pokazuje tooltip wskazujący, kto szuka zastępstwa. W przypadku żądań ukierunkowanych zobaczysz również, do kogo zostało wysłane żądanie.
Praktyczne Przykłady
Lisa jest chora w środę i nie może stawić się na swoją poranną zmianę (06:00 – 14:00).
Kroki:
- Lisa otwiera harmonogram i klika na swoją poranną zmianę w środę
- Lisa klika Find Replacement – wszyscy kolegowie są wstępnie wybrani
- Lisa potwierdza za pomocą Find Replacement
- Wszyscy kolegowie z działu Lizy otrzymują powiadomienie
- Tom widzi powiadomienie, otwiera zmianę i klika Take Over Shift
- Lisa otrzymuje powiadomienie: "Tom przejął twoją poranną zmianę"
Wynik: Tom jest teraz przypisany do porannej zmiany, Lisa została usunięta – wszystko bez interwencji administratora.
Max szukał zastępstwa na piątek, ale udało mu się zmienić termin spotkania.
Kroki:
- Max klika na swoją zmianę z badge 🔄
- Max klika Cancel Replacement Search
- Zaproszeni kolegowie otrzymują powiadomienie "Szukanie zastępstwa zakończone"
Wynik: Szukanie zastępstwa jest anulowane, badge znika. Max zachowuje swoją zmianę.
Anna nie może stawić się na swoją zmianę nocną w czwartek. Wie, że dostępni są tylko Tom i Sarah.
Kroki:
- Anna klika na swoją zmianę nocną w czwartek
- Anna klika Find Replacement
- W oknie dialogowym Anna widzi listę kolegów – niektórzy mają wskaźniki konfliktów (urlop, inna zmiana)
- Anna wybiera tylko Toma i Sarah
- Anna potwierdza za pomocą Find Replacement for 2 people
- Tylko Tom i Sarah otrzymują powiadomienie
- Sarah przejmuje zmianę
Wynik: Powiadomienie otrzymały tylko zaproszane osoby. Inni kolegowie nie byli zakłopotani.
Często Zadawane Pytania
Jaka jest różnica między zwykłym a ukierunkowanym szukaniem zastępstwa?
W przypadku zwykłego szukania zastępstwa, wszyscy kolegowie z działu są pytani i powiadamiani. W przypadku ukierunkowanego szukania zastępstwa, wybierasz, kto ma być poproszony – tylko te osoby są powiadamiane i mogą przejąć zmianę.
Czy administrator może znaleźć zastępstwo dla pracownika?
Nie, tylko pracownicy mogą tworzyć żądania zastępowania dla swoich zmian. Administratorzy mogą nadal ręcznie przypisywać zmiany.
Co się stanie, jeśli kilku kolegów spróbuje przejąć zmianę w tym samym czasie?
Tylko pierwsza osoba, która potwierdzi, otrzyma zmianę. Przejęcie jest bezpieczne transakcyjnie – nie może być podwójnego przypisania.
Czy mogę przejąć zmianę, która nie jest w moim dziale?
Nie, możesz przejąć tylko zmiany w dziale, do którego jesteś przypisany.
Czy inni kolegowie mogą przejąć żądanie ukierunkowane?
Nie. W przypadku żądania ukierunkowanego, tylko wybrane osoby mogą zobaczyć i przejąć zmianę. Inni kolegowie z działu nie są powiadamiani ani nie mogą przejąć zmiany.
Co się stanie, jeśli administrator zmieni zmianę w międzyczasie?
Jeśli administrator zmodyfikuje zmianę (np. usunie pracownika), żądanie zastępowania jest automatycznie anulowane.
Czy mogę wyłączyć powiadomienia o żądaniach zastępowania?
Tak, w Settings → Notifications możesz wyłączyć kategorię Shift Swap / Replacement Search.
Podsumowanie
| Aspekt | Opis |
|---|---|
| Kto może znaleźć zastępstwo | Pracownicy dla swoich opublikowanych, przyszłych zmian |
| Kto może przejąć | Kolegowie z tego samego działu (lub tylko wybrane osoby dla żądań ukierunkowanych) |
| Szukanie ukierunkowane | Poproś konkretnych kolegów – z automatycznym wykrywaniem konfliktów |
| Wykrywanie konfliktów | Nieobecności, niedostępności, godziny pracy i podwójne przypisania |
| Badge | Pomarańczowy symbol 🔄 na karcie zmiany |
| Powiadomienia | Automatycznie wysyłane zaproszonym kolegom + administratorom |
| Anulowanie | Możliwe w każdej chwili, dopóki nikt nie przejął zmiany |
| Interwencja administratora | Nie wymagana – pracownicy obsługują to sami |
| Dostępne od | Planu Plus |
Użyj ukierunkowanego szukania zastępstwa, gdy wiesz, kto jest dostępny w danym dniu – w ten sposób powiadamiani są tylko odpowiedni kolegowie, a inni nie są niepotrzebnie zakłopotani. Wykrywanie konfliktów pomaga wybrać odpowiednie osoby.