Richieste di Sostituzione
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Con le richieste di sostituzione, i dipendenti possono trovare autonomamente sostituzioni per i loro turni – senza intervento dell'amministrazione. Puoi chiedere a tutti i colleghi del tuo dipartimento o rivolgiti a persone specifiche. I colleghi richiesti vengono notificati automaticamente e possono prendere in carico il turno direttamente.
Trovare la Funzione
Come dipendente, puoi trovare la richiesta di sostituzione qui:
- Vai a Schedule nel menu principale
- Apri una programmazione
- Fai clic su uno dei tuoi turni
- Nella finestra di dialogo dei dettagli del turno, vedrai il pulsante Trova Sostituzione
Trovare una Sostituzione
Se non puoi presentarti a un turno, avvia una richiesta di sostituzione:
- Fai clic sul tuo turno nella programmazione
- Fai clic su Trova Sostituzione
- Si apre la finestra di dialogo di ricerca della sostituzione con un elenco dei tuoi colleghi
- Scegli chi vuoi chiedere (o lascia tutti selezionati)
- Conferma con Trova Sostituzione
Prerequisiti
| Condizione | Descrizione |
|---|---|
| Tuo proprio turno | Devi essere assegnato al turno |
| Pubblicato | Il turno deve essere pubblicato (non in bozza) |
| Nel futuro | I turni passati non possono essere ceduti |
| Nessuna richiesta attiva | Solo una richiesta di sostituzione può essere attiva per turno alla volta |
Ricerca Mirata di Sostituzione
Nella finestra di dialogo di ricerca della sostituzione, vedrai un elenco di tutti i colleghi nel tuo dipartimento. Qui puoi scegliere esattamente chi vorresti chiedere per una sostituzione.
Selezione dei Colleghi
- Seleziona tutti: Per impostazione predefinita, tutti i colleghi disponibili sono preselezionati. Usa l'interruttore in alto per selezionare o deselezionare tutti in una volta.
- Seleziona individualmente: Seleziona le caselle accanto alle persone che vuoi designare specificamente.
- Almeno una persona deve essere selezionata.
Rilevamento dei Conflitti
Il sistema controlla automaticamente se i colleghi sono disponibili quel giorno. I conflitti vengono visualizzati direttamente nell'elenco:
| Simbolo | Significato |
|---|---|
| Assenza (badge colorato) | La persona ha un'assenza approvata quel giorno (ad es., ferie, malattia) |
| Non disponibile (simbolo rosso) | La persona si è contrassegnata come non disponibile |
| Orario di lavoro (simbolo arancione) | Il turno è al di fuori del suo orario di lavoro fisso |
| Doppia prenotazione (simbolo ambra) | La persona è già assegnata a un altro turno quel giorno |
I colleghi senza conflitti vengono automaticamente mostrati in alto nell'elenco. In questo modo puoi subito vedere chi è più probabile che sia disponibile.
Inviare a Tutti vs. Mirato
| Variante | Descrizione | Testo del Pulsante |
|---|---|---|
| Tutti i colleghi | Tutte le persone sono selezionate – la richiesta va a tutto il dipartimento | "Trova Sostituzione" |
| Persone specifiche | Solo le persone selezionate vengono chieste | "Trova Sostituzione per X persona(e)" |
Dopo la Creazione della Richiesta
- Un badge arancione (🔄) appare sul tuo turno nella programmazione
- Per richieste mirate: Solo i colleghi selezionati vengono notificati
- Per richieste a tutti: Tutti i colleghi del tuo dipartimento vengono notificati
- Tutti gli amministratori vengono sempre notificati
Prendere in Carico un Turno
Quando un collega sta cercando una sostituzione, puoi prendere in carico il turno:
- Ricevi una notifica "Sostituzione Necessaria"
- Fai clic sulla notifica o sul turno con il badge 🔄 nella programmazione
- Nei dettagli del turno, puoi vedere chi sta cercando una sostituzione
- Fai clic su Prendi in Carico il Turno
- Conferma la presa in carico
Dopo la presa in carico:
- Sei automaticamente assegnato al turno
- Il dipendente precedente viene rimosso dal turno
- Il badge 🔄 scompare
- Il dipendente richiedente viene notificato
Per una richiesta a tutti, qualsiasi collega dello stesso dipartimento può prendere in carico il turno. Per una richiesta mirata, solo le persone selezionate possono prendere in carico il turno – gli altri colleghi non vedranno nemmeno la richiesta.
Cancellare una Ricerca di Sostituzione
Finché nessuno ha ancora preso in carico il turno, puoi ritirare la richiesta:
- Fai clic sul tuo turno con il badge 🔄
- Fai clic su Cancella Ricerca di Sostituzione
- Conferma l'annullamento
Il badge scompare e i colleghi richiesti vengono informati che la ricerca è terminata.
Notifiche
Le richieste di sostituzione attivano notifiche automatiche. Ecco una panoramica di chi viene notificato e quando:
Richiesta di Sostituzione Creata
| Destinatario | Tutti i Colleghi | Ricerca Mirata |
|---|---|---|
| Colleghi | Tutti nel dipartimento | Solo persone selezionate |
| Amministratori | ✅ | ✅ |
| Dipendente richiedente | Nessuno (azione propria) | Nessuno (azione propria) |
Notifica: "Sostituzione Necessaria" – "Nome sta cercando una sostituzione per Turno il Data"
Turno Preso in Carico
| Destinatario | Notifica |
|---|---|
| Dipendente richiedente | "Turno Preso in Carico" – "Nome ha preso in carico Turno il Data." |
| Amministratori | Stessa notifica |
| Altre persone richieste | Informate che il turno è stato preso in carico |
| Dipendente che prende in carico | Nessuno (azione propria) |
Ricerca di Sostituzione Annullata
| Destinatario | Tutti i Colleghi | Ricerca Mirata |
|---|---|---|
| Colleghi | Tutti nel dipartimento | Solo persone selezionate |
| Dipendente richiedente | Nessuno (azione propria) | Nessuno (azione propria) |
Puoi abilitare o disabilitare le notifiche di richiesta di sostituzione in Impostazioni → Notifiche sotto Scambio di Turni / Ricerca di Sostituzione.
Visibilità nella Programmazione
I turni con una richiesta di sostituzione attiva sono contrassegnati con un simbolo arancione 🔄 nella programmazione.
| Variante | Visibile a |
|---|---|
| Tutti i colleghi | Tutti i dipendenti dello stesso dipartimento + amministratori |
| Ricerca mirata | Solo colleghi selezionati + amministratori |
Passando il mouse sul turno viene visualizzato un tooltip che indica chi sta cercando una sostituzione. Per le richieste mirate, vedrai anche a chi è stata inviata la richiesta.
Esempi Pratici
Lisa è malata mercoledì e non può presentarsi al suo turno mattutino (06:00 – 14:00).
Passaggi:
- Lisa apre la programmazione e fai clic sul suo turno mattutino di mercoledì
- Lisa fai clic su Trova Sostituzione – tutti i colleghi sono preselezionati
- Lisa conferma con Trova Sostituzione
- Tutti i colleghi nel dipartimento di Lisa ricevono una notifica
- Tom vede la notifica, apre il turno e fai clic su Prendi in Carico il Turno
- Lisa riceve la notifica: "Tom ha preso in carico il tuo turno mattutino"
Risultato: Tom è ora assegnato al turno mattutino, Lisa è stata rimossa – tutto senza intervento dell'amministrazione.
Max stava cercando una sostituzione per venerdì ma è riuscito a riprogrammare il suo appuntamento.
Passaggi:
- Max fai clic sul suo turno con il badge 🔄
- Max fai clic su Cancella Ricerca di Sostituzione
- I colleghi richiesti ricevono la notifica "Ricerca di sostituzione terminata"
Risultato: La ricerca di sostituzione è annullata, il badge scompare. Max mantiene il suo turno.
Anna non può presentarsi al suo turno serale di giovedì. Sa che solo Tom e Sarah sono disponibili quel giorno.
Passaggi:
- Anna fai clic sul suo turno serale di giovedì
- Anna fai clic su Trova Sostituzione
- Nella finestra di dialogo, Anna vede l'elenco dei colleghi – alcuni hanno indicatori di conflitto (ferie, altro turno)
- Anna seleziona solo Tom e Sarah
- Anna conferma con Trova Sostituzione per 2 persone
- Solo Tom e Sarah ricevono una notifica
- Sarah prende in carico il turno
Risultato: Solo le persone richieste sono state notificate. Gli altri colleghi non sono stati disturbati.
Domande Frequenti
Qual è la differenza tra una ricerca di sostituzione normale e mirata?
Con una ricerca di sostituzione normale, tutti i colleghi del dipartimento vengono chiesti e notificati. Con una ricerca di sostituzione mirata, scegli chi viene chiesto – solo quelle persone vengono notificate e possono prendere in carico il turno.
Un amministratore può trovare una sostituzione per un dipendente?
No, solo i dipendenti possono creare richieste di sostituzione per i loro turni. Gli amministratori possono ancora riassegnare manualmente i turni.
Cosa succede se più colleghi cercano di prendere in carico contemporaneamente?
Solo la prima persona a confermare ottiene il turno. La presa in carico è transaction-safe – non può esserci alcuna doppia assegnazione.
Posso prendere in carico un turno che non è nel mio dipartimento?
No, puoi prendere in carico solo turni in un dipartimento al quale sei assegnato.
Gli altri colleghi possono prendere in carico una richiesta mirata?
No. Con una richiesta mirata, solo le persone selezionate possono vedere e prendere in carico il turno. Gli altri colleghi del dipartimento non vengono notificati né possono prendere in carico il turno.
Cosa succede se un amministratore modifica il turno nel frattempo?
Se un amministratore modifica il turno interessato (ad es., rimuove il dipendente), la richiesta di sostituzione viene annullata automaticamente.
Posso disattivare le notifiche di richiesta di sostituzione?
Sì, in Impostazioni → Notifiche puoi disabilitare la categoria Scambio di Turni / Ricerca di Sostituzione.
Riepilogo
| Aspetto | Descrizione |
|---|---|
| Chi può trovare una sostituzione | Dipendenti per i loro turni pubblicati e futuri |
| Chi può prendere in carico | Colleghi dello stesso dipartimento (o solo persone selezionate per richieste mirate) |
| Ricerca mirata | Richiedi colleghi specifici – con rilevamento automatico dei conflitti |
| Rilevamento dei conflitti | Assenze, non disponibilità, orario di lavoro e doppie prenotazioni |
| Badge | Simbolo arancione 🔄 sulla scheda del turno |
| Notifiche | Inviate automaticamente ai colleghi richiesti + amministratori |
| Annulla | Possibile in qualsiasi momento, finché nessuno ha preso in carico |
| Intervento amministrativo | Non richiesto – i dipendenti lo gestiscono tra loro |
| Disponibile da | Piano Plus |
Usa la ricerca mirata di sostituzione quando sai chi è disponibile quel giorno – in questo modo solo i colleghi rilevanti vengono notificati e gli altri non vengono inutilmente disturbati. Il rilevamento dei conflitti ti aiuta a scegliere le persone giuste.