Demandes de Remplacement
Les demandes de remplacement sont une fonctionnalité Plus. Tu as besoin d'un abonnement Plus ou supérieur pour utiliser cette fonctionnalité.
Avec les demandes de remplacement, les employés peuvent indépendamment trouver des remplaçants pour leurs quarts – sans intervention administrative. Tu peux soit demander à tous les collègues de ton département, soit cibler des personnes spécifiques. Les collègues demandés sont automatiquement notifiés et peuvent reprendre le quart directement.
Accéder à la Fonctionnalité
En tant qu'employé, tu peux trouver la demande de remplacement ici :
- Va à Schedule dans le menu principal
- Ouvre une planification
- Clique sur l'un de tes propres quarts
- Dans la boîte de dialogue de détail du quart, tu verras le bouton Find Replacement
Trouver un Remplacement
Si tu ne peux pas te présenter à un quart, lance une demande de remplacement :
- Clique sur ton quart dans la planification
- Clique sur Find Replacement
- La boîte de dialogue de recherche de remplacement s'ouvre avec une liste de tes collègues
- Choisis qui tu veux demander (ou laisse tout le monde sélectionné)
- Confirme avec Find Replacement
Prérequis
| Condition | Description |
|---|---|
| Ton propre quart | Tu dois être assigné au quart |
| Publié | Le quart doit être publié (pas en brouillon) |
| Dans le futur | Les quarts passés ne peuvent pas être cédés |
| Aucune demande active | Un seul demande de remplacement peut être active par quart à la fois |
Recherche de Remplacement Ciblée
Dans la boîte de dialogue de recherche de remplacement, tu verras une liste de tous les collègues de ton département. Ici, tu peux choisir exactement qui tu souhaites demander pour un remplacement.
Sélectionner des Collègues
- Sélectionner tout : Par défaut, tous les collègues disponibles sont présélectionnés. Utilise le commutateur en haut pour sélectionner ou désélectionner tout le monde en une fois.
- Sélectionner individuellement : Coche les cases à côté des personnes que tu veux cibler spécifiquement.
- Au moins une personne doit être sélectionnée.
Détection des Conflits
Le système vérifie automatiquement si les collègues sont disponibles ce jour-là. Les conflits sont affichés directement dans la liste :
| Symbole | Signification |
|---|---|
| Absence (badge coloré) | La personne a une absence approuvée ce jour-là (p. ex. vacances, congé maladie) |
| Indisponible (symbole rouge) | La personne s'est marquée comme indisponible |
| Heures de travail (symbole orange) | Le quart se situe en dehors de ses heures de travail fixes |
| Double réservation (symbole ambre) | La personne est déjà assignée à un autre quart ce jour-là |
Les collègues sans conflits sont automatiquement affichés en haut de la liste. De cette façon, tu peux immédiatement voir qui est le plus susceptible d'être disponible.
Envoyer à Tous vs. Ciblé
| Variante | Description | Texte du Bouton |
|---|---|---|
| Tous les collègues | Toutes les personnes sont sélectionnées – la demande va à tout le département | "Find Replacement" |
| Personnes ciblées | Seules les personnes sélectionnées sont demandées | "Find Replacement for X person(s)" |
Après la Création de la Demande
- Un badge orange (🔄) apparaît sur ton quart dans la planification
- Pour les demandes ciblées : Seuls les collègues sélectionnés sont notifiés
- Pour les demandes à tous : Tous les collègues de ton département sont notifiés
- Tous les admins sont toujours notifiés
Reprendre un Quart
Quand un collègue recherche un remplacement, tu peux reprendre le quart :
- Tu reçois une notification « Replacement Needed »
- Clique sur la notification ou sur le quart avec le badge 🔄 dans la planification
- Dans le détail du quart, tu peux voir qui recherche un remplacement
- Clique sur Take Over Shift
- Confirme la reprise
Après la reprise :
- Tu es automatiquement assigné au quart
- L'employé précédent est retiré du quart
- Le badge 🔄 disparaît
- L'employé qui a demandé est notifié
Pour une demande à tous, n'importe quel collègue du même département peut reprendre le quart. Pour une demande ciblée, seules les personnes sélectionnées peuvent reprendre le quart – les autres collègues ne verront même pas la demande.
Annuler une Recherche de Remplacement
Tant que personne n'a repris le quart, tu peux retirer la demande :
- Clique sur ton quart avec le badge 🔄
- Clique sur Cancel Replacement Search
- Confirme l'annulation
Le badge disparaît et les collègues demandés sont informés que la recherche a pris fin.
Notifications
Les demandes de remplacement déclenchent des notifications automatiques. Voici un aperçu de qui est notifié et quand :
Demande de Remplacement Créée
| Destinataire | Tous les Collègues | Recherche Ciblée |
|---|---|---|
| Collègues | Tout le monde dans le département | Seulement les personnes sélectionnées |
| Admins | ✅ | ✅ |
| Employé qui demande | Aucune (propre action) | Aucune (propre action) |
Notification : « Replacement Needed » – « Name recherche un remplacement pour Shift le Date »
Quart Repris
| Destinataire | Notification |
|---|---|
| Employé qui demande | « Shift Taken Over » – « Name a repris Shift le Date. » |
| Admins | Même notification |
| Autres personnes demandées | Informées que le quart a été repris |
| Employé qui reprend | Aucune (propre action) |
Recherche de Remplacement Annulée
| Destinataire | Tous les Collègues | Recherche Ciblée |
|---|---|---|
| Collègues | Tout le monde dans le département | Seulement les personnes sélectionnées |
| Employé qui demande | Aucune (propre action) | Aucune (propre action) |
Tu peux activer ou désactiver les notifications de demande de remplacement dans tes Settings → Notifications sous Shift Swap / Replacement Search.
Visibilité dans la Planification
Les quarts avec une demande de remplacement active sont marqués d'un symbole orange 🔄 dans la planification.
| Variante | Visible pour |
|---|---|
| Tous les collègues | Tous les employés du même département + admins |
| Recherche ciblée | Seulement les collègues sélectionnés + admins |
En passant la souris sur le quart, une info-bulle indique qui recherche un remplacement. Pour les demandes ciblées, tu verras aussi à qui la demande a été envoyée.
Exemples Pratiques
Lisa est malade mercredi et ne peut pas faire son quart du matin (06:00 – 14:00).
Étapes :
- Lisa ouvre la planification et clique sur son quart du matin mercredi
- Lisa clique sur Find Replacement – tous les collègues sont présélectionnés
- Lisa confirme avec Find Replacement
- Tous les collègues du département de Lisa reçoivent une notification
- Tom voit la notification, ouvre le quart et clique sur Take Over Shift
- Lisa reçoit la notification : « Tom a repris ton quart du matin »
Résultat : Tom est maintenant assigné au quart du matin, Lisa a été retirée – le tout sans intervention administrative.
Max recherchait un remplacement pour vendredi mais a réussi à reprogrammer son rendez-vous.
Étapes :
- Max clique sur son quart avec le badge 🔄
- Max clique sur Cancel Replacement Search
- Les collègues demandés reçoivent la notification « Recherche de remplacement terminée »
Résultat : La recherche de remplacement est annulée, le badge disparaît. Max garde son quart.
Anna ne peut pas faire son quart de soirée jeudi. Elle sait que seuls Tom et Sarah sont disponibles ce jour-là.
Étapes :
- Anna clique sur son quart de soirée jeudi
- Anna clique sur Find Replacement
- Dans la boîte de dialogue, Anna voit la liste des collègues – certains ont des indicateurs de conflit (vacances, autre quart)
- Anna sélectionne seulement Tom et Sarah
- Anna confirme avec Find Replacement for 2 people
- Seul Tom et Sarah reçoivent une notification
- Sarah reprend le quart
Résultat : Seules les personnes demandées ont été notifiées. Les autres collègues n'ont pas été dérangés.
Questions Fréquemment Posées
Quelle est la différence entre une recherche de remplacement normale et ciblée ?
Avec une recherche de remplacement normale, tous les collègues du département sont demandés et notifiés. Avec une recherche de remplacement ciblée, tu choisis qui est demandé – seules ces personnes sont notifiées et peuvent reprendre le quart.
Un admin peut-il trouver un remplacement pour un employé ?
Non, seuls les employés peuvent créer des demandes de remplacement pour leurs propres quarts. Les admins peuvent toujours réassigner manuellement des quarts.
Que se passe-t-il si plusieurs collègues tentent de reprendre en même temps ?
Seule la première personne à confirmer obtient le quart. La reprise est sûre au niveau transactionnel – il ne peut y avoir de double assignation.
Puis-je reprendre un quart qui n'est pas dans mon département ?
Non, tu peux seulement reprendre des quarts dans un département auquel tu es assigné.
Les autres collègues peuvent-ils reprendre une demande ciblée ?
Non. Avec une demande ciblée, seules les personnes sélectionnées peuvent voir et reprendre le quart. Les autres collègues du département ne sont ni notifiés ni en mesure de reprendre le quart.
Que se passe-t-il si un admin modifie le quart en attendant ?
Si un admin modifie le quart affecté (p. ex. retire l'employé), la demande de remplacement est automatiquement annulée.
Puis-je désactiver les notifications de demande de remplacement ?
Oui, sous Settings → Notifications, tu peux désactiver la catégorie Shift Swap / Replacement Search.
Résumé
| Aspect | Description |
|---|---|
| Qui peut trouver un remplacement | Les employés pour leurs propres quarts publiés et futurs |
| Qui peut reprendre | Les collègues du même département (ou seulement les personnes sélectionnées pour les demandes ciblées) |
| Recherche ciblée | Demander des collègues spécifiques – avec détection automatique des conflits |
| Détection des conflits | Absences, indisponibilités, heures de travail et double réservation |
| Badge | Symbole orange 🔄 sur la carte du quart |
| Notifications | Automatiquement envoyées aux collègues demandés + admins |
| Annuler | Possible à tout moment, tant que personne n'a repris le quart |
| Intervention administrative | Non requise – les employés gèrent entre eux |
| Disponible à partir de | Plan Plus |
Utilise la recherche de remplacement ciblée quand tu sais qui est disponible ce jour-là – de cette façon, seuls les collègues pertinents sont notifiés et les autres ne sont pas inutilement dérangés. La détection des conflits t'aide à choisir les bonnes personnes.