Cereri de Înlocuire
Cererile de înlocuire sunt o funcție Plus. Ai nevoie de un abonament Plus sau superior pentru a folosi această funcție.
Cu cererile de înlocuire, angajații pot găsi în mod independent înlocuitori pentru shifts-urile lor – fără intervenția administratorului. Poți să-i întrebi fie pe toți colegii din departamentul tău, fie să specifici anumite persoane. Colegii solicitați sunt notificați automat și pot prelua shift-ul direct.
Găsirea Funcției
Ca angajat, poți găsi cererea de înlocuire aici:
- Du-te la Schedule în meniul principal
- Deschide un program
- Clic pe unul dintre shift-urile tale proprii
- În dialogul de detalii al shift-ului, vei vedea butonul Find Replacement
Găsirea unui Înlocuitor
Dacă nu poți ajunge la un shift, pornește o cerere de înlocuire:
- Clic pe shift-ul tău din program
- Clic pe Find Replacement
- Se deschide dialogul de căutare de înlocuire cu o listă a colegilor tăi
- Alege pe cine vrei să întrebi (sau lasă pe toți selectați)
- Confirmare cu Find Replacement
Condiții Preliminare
| Condiție | Descriere |
|---|---|
| Shift-ul tău propriu | Trebuie să fii asignat la shift |
| Publicat | Shift-ul trebuie să fie publicat (nu în draft) |
| În viitor | Shift-urile din trecut nu pot fi cedate |
| Nicio cerere activă | Doar o cerere de înlocuire poate fi activă per shift la un moment dat |
Căutare Direcționată de Înlocuire
În dialogul de căutare de înlocuire, vei vedea o listă cu toți colegii din departamentul tău. Aici poți alege exact pe cine ai dori să întrebi pentru o înlocuire.
Selectarea Colegilor
- Selectează pe toți: În mod implicit, toți colegii disponibili sunt pre-selectați. Folosește comutatorul de la vârf pentru a selecta sau deselecta pe toți deodată.
- Selectează individual: Bifează căsuțele de lângă persoanele pe care vrei să le ciblezi specific.
- Cel puțin o persoană trebuie selectată.
Detecția Conflictelor
Sistemul verifică automat dacă colegii sunt disponibili în acea zi. Conflictele sunt afișate direct în listă:
| Simbol | Semnificație |
|---|---|
| Absență (badge colorat) | Persoana are o absență aprobată în acea zi (de ex., vacanță, concediu medical) |
| Indisponibil (simbol roșu) | Persoana s-a marcat ca indisponibilă |
| Orele de lucru (simbol portocaliu) | Shift-ul este în afara orelor de lucru fixe ale acesteia |
| Dublă rezervare (simbol ambru) | Persoana este deja asignată unui alt shift în acea zi |
Colegii fără conflicte sunt arătați automat la vârf listei. Astfel poți vedea imediat cine este cel mai probabil disponibil.
Trimitere la Toți vs. Direcționată
| Variantă | Descriere | Text Buton |
|---|---|---|
| Toți colegii | Toți oamenii sunt selectați – cererea merge la întregul departament | "Find Replacement" |
| Persoane specifice | Doar persoanele selectate sunt întrebate | "Find Replacement for X person(s)" |
După Crearea Cererii
- Un badge portocaliu (🔄) apare pe shift-ul tău din program
- Pentru cereri direcționate: Doar colegii selectați sunt notificați
- Pentru cereri la toți: Toți colegii din departamentul tău sunt notificați
- Toți administratorii sunt întotdeauna notificați
Preluarea unui Shift
Când un coleg caută o înlocuire, poți prelua shift-ul:
- Primești o notificare "Replacement Needed"
- Clic pe notificare sau pe shift-ul cu badge-ul 🔄 din program
- În detaliile shift-ului, poți vedea cine caută înlocuire
- Clic pe Take Over Shift
- Confirmă preluarea
După preluare:
- Ești automat asignat la shift
- Angajatul anterior este scos din shift
- Badge-ul 🔄 dispare
- Angajatul care a cerut este notificat
Pentru o cerere la toți, orice coleg din același departament poate prelua shift-ul. Pentru o cerere direcționată, doar persoanele selectate pot prelua shift-ul – alți colegi nici măcar nu vor vedea cererea.
Anularea unei Căutări de Înlocuire
Atâta timp cât nimeni nu a preluat shift-ul, poți retrage cererea:
- Clic pe shift-ul tău cu badge-ul 🔄
- Clic pe Cancel Replacement Search
- Confirmă anularea
Badge-ul dispare și colegii solicitați sunt informați că căutarea s-a încheiat.
Notificări
Cererile de înlocuire declanșează notificări automate. Iată o prezentare generală a cine este notificat și când:
Cererea de Înlocuire Creată
| Destinatar | Toți Colegii | Căutare Direcționată |
|---|---|---|
| Colegi | Toată departamentul | Doar persoanele selectate |
| Administratori | ✅ | ✅ |
| Angajat solicitant | Niciuna (acțiune proprie) | Niciuna (acțiune proprie) |
Notificare: "Replacement Needed" – "Nume caută înlocuitor pentru Shift pe Dată"
Shift Preluat
| Destinatar | Notificare |
|---|---|
| Angajat solicitant | "Shift Taken Over" – "Nume a preluat Shift pe Dată." |
| Administratori | Aceeași notificare |
| Alte persoane solicitate | Informate că shift-ul a fost preluat |
| Angajat care preluează | Niciuna (acțiune proprie) |
Căutare de Înlocuire Anulată
| Destinatar | Toți Colegii | Căutare Direcționată |
|---|---|---|
| Colegi | Toată departamentul | Doar persoanele selectate |
| Angajat solicitant | Niciuna (acțiune proprie) | Niciuna (acțiune proprie) |
Poți activa sau dezactiva notificările de cerere de înlocuire în Settings → Notifications sub Shift Swap / Replacement Search.
Vizibilitate în Program
Shift-urile cu o cerere de înlocuire activă sunt marcate cu un simbol portocaliu 🔄 din program.
| Variantă | Vizibil pentru |
|---|---|
| Toți colegii | Toți angajații din același departament + administratori |
| Căutare direcționată | Doar colegii selectați + administratori |
Trecerea cursorului peste shift arată o avertizare care indică cine caută o înlocuire. Pentru cereri direcționate, vei vedea și cui a fost trimisă cererea.
Exemple Practice
Lisa este bolnavă miercuri și nu poate ajunge la shift-ul ei de dimineață (06:00 – 14:00).
Pași:
- Lisa deschide programul și clic pe shift-ul ei de dimineață miercuri
- Lisa clic pe Find Replacement – toți colegii sunt pre-selectați
- Lisa confirmă cu Find Replacement
- Toți colegii din departamentul Lisei primesc o notificare
- Tom vede notificarea, deschide shift-ul și clic pe Take Over Shift
- Lisa primește notificarea: "Tom a preluat shift-ul tău de dimineață"
Rezultat: Tom este acum asignat la shift-ul de dimineață, Lisa a fost scos – totul fără intervenția administratorului.
Max căuta o înlocuire pentru vineri dar a reușit să-și reprogrameze întâlnirea.
Pași:
- Max clic pe shift-ul lui cu badge-ul 🔄
- Max clic pe Cancel Replacement Search
- Colegii solicitați primesc notificarea "Căutare de înlocuire încheiat"
Rezultat: Căutarea de înlocuire este anulată, badge-ul dispare. Max îți păstrează shift-ul.
Anna nu poate ajunge la shift-ul ei de seară joi. Știe că doar Tom și Sarah sunt disponibili în acea zi.
Pași:
- Anna clic pe shift-ul ei de seară joi
- Anna clic pe Find Replacement
- În dialog, Anna vede lista colegilor – unii au indicatori de conflict (vacanță, alt shift)
- Anna selectează doar Tom și Sarah
- Anna confirmă cu Find Replacement for 2 people
- Doar Tom și Sarah primesc o notificare
- Sarah preluează shift-ul
Rezultat: Doar persoanele solicitate au fost notificate. Ceilalți colegi nu au fost deranjați.
Întrebări Frecvente
Care este diferența între o căutare de înlocuire normală și o direcționată?
Cu o căutare de înlocuire normală, toți colegii din departament sunt întrebați și notificați. Cu o căutare de înlocuire direcționată, alegi cine primește întrebarea – doar acele persoane sunt notificate și pot prelua shift-ul.
Poate un administrator găsi o înlocuire pentru un angajat?
Nu, doar angajații pot crea cereri de înlocuire pentru shift-urile lor proprii. Administratorii pot totuși reasigna manual shift-urile.
Ce se întâmplă dacă mai mulți colegi încearcă să preia în același timp?
Doar prima persoană care confirmă primește shift-ul. Preluarea este sigură de tranzacție – nu poate exista nicio dublă atribuire.
Pot prelua un shift care nu este în departamentul meu?
Nu, poți prelua doar shift-uri din departamentul în care ești asignat.
Pot alți colegi prelua o cerere direcționată?
Nu. Cu o cerere direcționată, doar persoanele selectate pot vedea și prelua shift-ul. Alți colegi din departament nu sunt nici notificați, nici în măsură să preia shift-ul.
Ce se întâmplă dacă un administrator modifică shift-ul în timp?
Dacă un administrator modifică shift-ul afectat (de ex., scoate angajatul), cererea de înlocuire este automat anulată.
Pot dezactiva notificările de cerere de înlocuire?
Da, sub Settings → Notifications poți dezactiva categoria Shift Swap / Replacement Search.
Rezumat
| Aspect | Descriere |
|---|---|
| Cine poate găsi o înlocuire | Angajații pentru shift-urile lor proprii publicate și viitoare |
| Cine poate prelua | Colegi din același departament (sau doar persoane selectate pentru cereri direcționate) |
| Căutare direcționată | Cere colegi specifici – cu detecție automată a conflictelor |
| Detecția conflictelor | Absențe, indisponibilități, ore de lucru și dublă rezervare |
| Badge | Simbol portocaliu 🔄 pe cardul shift-ului |
| Notificări | Trimise automat colegilor solicitați + administratori |
| Anulare | Posibilă oricând, atâta timp cât nimeni nu a preluat |
| Intervenție administrator | Nu este necesară – angajații se ocupă între ei |
| Disponibil din | Planul Plus |
Folosește căutarea direcționată de înlocuire când știi cine este disponibil în acea zi – în felul acesta doar colegii relevanti sunt notificați și alții nu sunt inutilderangați. Detecția conflictelor te ajută să alegi oamenii potriviți.