Ersatzanfragen
Ersatzanfragen sind ein Plus-Feature. Um dieses Feature zu nutzen, benötigst du ein Plus-Abonnement oder höher.
Mit Ersatzanfragen können Mitarbeiter eigenständig Ersatz für ihre Schichten suchen – ohne dass ein Admin eingreifen muss. Kolleg:innen im selben Arbeitsbereich werden automatisch benachrichtigt und können die Schicht direkt übernehmen.
Das Feature finden
Als Mitarbeiter findest du die Ersatzanfrage so:
- Gehe zu Dienstplan im Hauptmenü
- Öffne einen Dienstplan
- Klicke auf eine eigene Schicht
- Im Schichtdetail-Dialog siehst du den Button Ersatz suchen
Ersatz suchen
Wenn du eine Schicht nicht wahrnehmen kannst, starte eine Ersatzanfrage:
- Klicke auf deine Schicht im Dienstplan
- Klicke auf Ersatz suchen
- Bestätige mit Ersatz suchen im Bestätigungsdialog
Voraussetzungen
| Bedingung | Beschreibung |
|---|---|
| Eigene Schicht | Du musst der Schicht zugewiesen sein |
| Veröffentlicht | Die Schicht muss veröffentlicht sein (nicht im Entwurf) |
| In der Zukunft | Vergangene Schichten können nicht abgegeben werden |
| Keine laufende Anfrage | Pro Schicht kann nur eine Ersatzanfrage gleichzeitig aktiv sein |
Nach dem Erstellen passiert Folgendes:
- Ein orangefarbenes Badge (🔄) erscheint auf deiner Schicht im Dienstplan
- Alle Kolleg:innen in deinem Arbeitsbereich werden benachrichtigt
- Alle Admins werden benachrichtigt
Schicht übernehmen
Wenn ein Kollege Ersatz sucht, kannst du die Schicht übernehmen:
- Du erhältst eine Mitteilung "Ersatz gesucht"
- Klicke auf die Mitteilung oder auf die Schicht mit dem 🔄-Badge im Dienstplan
- Im Schichtdetail siehst du, wer Ersatz sucht
- Klicke auf Schicht übernehmen
- Bestätige die Übernahme
Nach der Übernahme:
- Du wirst der Schicht automatisch zugewiesen
- Der bisherige Mitarbeiter wird aus der Schicht entfernt
- Das 🔄-Badge verschwindet
- Der anfragende Mitarbeiter wird benachrichtigt
Nur Kolleg:innen im selben Arbeitsbereich, die nicht selbst der Schicht zugewiesen sind, können eine Schicht übernehmen.
Ersatzsuche abbrechen
Solange noch niemand die Schicht übernommen hat, kannst du die Anfrage zurückziehen:
- Klicke auf deine Schicht mit dem 🔄-Badge
- Klicke auf Ersatzsuche abbrechen
- Bestätige die Stornierung
Das Badge verschwindet und Kolleg:innen im Bereich werden informiert, dass die Suche beendet ist.
Mitteilungen
Ersatzanfragen lösen automatische Mitteilungen aus. Hier eine Übersicht, wer wann benachrichtigt wird:
Ersatzanfrage erstellt
| Empfänger | Mitteilung |
|---|---|
| Kolleg:innen im selben Bereich | "Ersatz gesucht" – "Name sucht Ersatz für Schicht am Datum" |
| Admins | Gleiche Mitteilung wie Kolleg:innen |
| Anfragender Mitarbeiter | Keine (eigene Aktion) |
Schicht übernommen
| Empfänger | Mitteilung |
|---|---|
| Anfragender Mitarbeiter | "Schicht übernommen" – "Name hat die Schicht am Datum übernommen." |
| Admins | Gleiche Mitteilung |
| Übernehmender Mitarbeiter | Keine (eigene Aktion) |
Ersatzsuche abgebrochen
| Empfänger | Mitteilung |
|---|---|
| Kolleg:innen im selben Bereich | "Ersatzsuche beendet" – "Name hat die Ersatzsuche für Schicht am Datum zurückgezogen." |
| Anfragender Mitarbeiter | Keine (eigene Aktion) |
Du kannst Ersatzanfrage-Mitteilungen in deinen Einstellungen → Benachrichtigungen unter Schichttausch / Ersatzsuche ein- oder ausschalten.
Sichtbarkeit im Dienstplan
Schichten mit aktiver Ersatzanfrage sind im Dienstplan durch ein orangefarbenes 🔄-Symbol gekennzeichnet. Das Badge ist sichtbar für:
- Alle Mitarbeiter im selben Arbeitsbereich
- Admins
Beim Überfahren mit der Maus zeigt ein Tooltip an, wer Ersatz sucht.
Praktische Beispiele
Lisa ist am Mittwoch krank und kann ihre Frühschicht (06:00 – 14:00) nicht antreten.
Vorgehen:
- Lisa öffnet den Dienstplan und klickt auf ihre Frühschicht am Mittwoch
- Lisa klickt auf Ersatz suchen und bestätigt
- Alle Kolleg:innen in Lisas Bereich erhalten eine Mitteilung
- Tom sieht die Mitteilung, öffnet die Schicht und klickt Schicht übernehmen
- Lisa erhält die Mitteilung: "Tom hat deine Frühschicht übernommen"
Ergebnis: Tom ist jetzt der Frühschicht zugewiesen, Lisa wurde entfernt – alles ohne Admin-Eingriff.
Max hat für Freitag Ersatz gesucht, konnte seinen Termin aber verschieben.
Vorgehen:
- Max klickt auf seine Schicht mit dem 🔄-Badge
- Max klickt auf Ersatzsuche abbrechen
- Kolleg:innen erhalten die Mitteilung "Ersatzsuche beendet"
Ergebnis: Die Ersatzsuche wird beendet, das Badge verschwindet. Max behält seine Schicht.
Häufige Fragen
Kann ein Admin Ersatz für einen Mitarbeiter suchen?
Nein, nur Mitarbeiter können selbst Ersatzanfragen für ihre eigenen Schichten erstellen. Admins können Schichten weiterhin manuell umplanen.
Was passiert, wenn mehrere Kolleg:innen gleichzeitig übernehmen wollen?
Nur die erste Person, die bestätigt, erhält die Schicht. Die Übernahme ist transaktionssicher – es kann keine doppelte Zuweisung geben.
Kann ich eine Schicht übernehmen, die nicht in meinem Bereich ist?
Nein, du kannst nur Schichten übernehmen, die in einem Arbeitsbereich liegen, dem du zugewiesen bist.
Was passiert, wenn ein Admin die Schicht zwischenzeitlich ändert?
Wenn ein Admin die betroffene Schicht verändert (z.B. den Mitarbeiter entfernt), wird die Ersatzanfrage automatisch storniert.
Kann ich die Mitteilungen zu Ersatzanfragen ausschalten?
Ja, unter Einstellungen → Benachrichtigungen kannst du die Kategorie Schichttausch / Ersatzsuche deaktivieren.
Zusammenfassung
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Wer kann Ersatz suchen | Mitarbeiter für eigene, veröffentlichte, zukünftige Schichten |
| Wer kann übernehmen | Kolleg:innen im selben Arbeitsbereich |
| Badge | Orangefarbenes 🔄-Symbol auf der Schicht-Karte |
| Mitteilungen | Automatisch an Bereichs-Kolleg:innen + Admins |
| Abbrechen | Jederzeit möglich, solange noch niemand übernommen hat |
| Admin-Eingriff | Nicht nötig – Mitarbeiter regeln es untereinander |
| Verfügbar ab | Plus-Plan |
Nutze Ersatzanfragen, wenn du eine Schicht nicht wahrnehmen kannst – so finden deine Kolleg:innen von selbst heraus, dass Hilfe gebraucht wird, und können unkompliziert einspringen. Das entlastet auch die Praxisleitung.