Replacement Requests
Replacement requests bir Plus özelliğidir. Bu özelliği kullanmak için Plus aboneliği veya daha üstü bir aboneliğe ihtiyacın var.
Replacement requests sayesinde çalışanlar vardiyalarına bağımsız olarak yerine geçen kişiler bulabilirler – yönetici müdahalesi gerekmez. Departmanındaki tüm meslektaşlarından veya belirli kişilerden yardım isteyebilirsin. İstenen meslektaşlar otomatik olarak bilgilendirilir ve vardiyayı doğrudan üstlenebilirler.
Özelliği Bulma
Bir çalışan olarak, replacement request'i burada bulabilirsin:
- Ana menüdeki Schedule kısmına git
- Bir schedule aç
- Kendi vardiyalarından birinin üzerine tıkla
- Vardiya detay penceresinde Find Replacement düğmesini göreceksin
Yerine Geçen Kişi Bulma
Bir vardiyaya gidemezsen, yerine geçecek kişi için istek oluştur:
- Schedule'de vardiyana tıkla
- Find Replacement'e tıkla
- Replacement search dialog açılacak ve meslektaşlarının listesi görünecek
- Kimi sorulmak istediğini seç (veya herkesin seçili kalmasını bırak)
- Find Replacement ile onayla
Ön Koşullar
| Koşul | Açıklama |
|---|---|
| Kendi vardiyası | Vardiyaya atanmış olmalısın |
| Yayınlanmış | Vardiya yayınlanmış olmalı (taslak değil) |
| Gelecekte | Geçmiş vardiyalar verilemiyor |
| Aktif istek yok | Her vardiya için aynı anda sadece bir replacement request aktif olabilir |
Hedefli Replacement Search
Replacement search penceresinde, departmanındaki tüm meslektaşlarının listesini göreceksin. Buradan tam olarak kimi yerine geçmek için soracağını seçebilirsin.
Meslektaşları Seçme
- Tümünü seç: Varsayılan olarak, tüm uygun meslektaşlar önceden seçilidir. Herkesi bir kerede seçmek veya seçimi kaldırmak için üstteki toggle'ı kullan.
- Bireysel seçim: Hedeflemek istediğin kişilerin yanındaki kutuları işaretle.
- En az bir kişi seçilmelidir.
Çakışma Algılama
Sistem otomatik olarak meslektaşların o gün uygun olup olmadığını kontrol eder. Çakışmalar doğrudan listede gösterilir:
| Sembol | Anlamı |
|---|---|
| Absence (renkli badge) | Kişinin o gün onaylı bir devamsızlığı var (örneğin, tatil, hastalık) |
| Unavailable (kırmızı sembol) | Kişi kendini kullanılamaz olarak işaretlemiş |
| Working hours (turuncu sembol) | Vardiya sabit çalışma saatlerinin dışında |
| Double booking (kehribar sembol) | Kişi o gün başka bir vardiyaya atanmış |
Çakışması olmayan meslektaşlar otomatik olarak listenin en başında gösterilir. Bu şekilde hemen kimin uygun olma ihtimali yüksek olduğunu görebilirsin.
Herkese Gönder vs. Hedefli
| Varyant | Açıklama | Düğme Metni |
|---|---|---|
| Tüm meslektaşlar | Tüm kişiler seçili – istek tüm departmana gider | "Find Replacement" |
| Hedefli kişiler | Sadece seçilen kişiler isteniyor | "Find Replacement for X person(s)" |
İstek Oluşturduktan Sonra
- Schedule'de vardiyanda turuncu badge (🔄) görünür
- Hedefli istekler için: Sadece seçilen meslektaşlar bilgilendirilir
- Herkese gönderilen istekler için: Departmanındaki tüm meslektaşlar bilgilendirilir
- Tüm yöneticiler her zaman bilgilendirilir
Vardiyayı Üstlenme
Bir meslektaş yerine geçecek biri aradığında, sen vardiyayı üstlenebilirsin:
- "Replacement Needed" bildirimini alırsın
- Bildirimdeki linke veya schedule'de 🔄 badge'ı olan vardiyaya tıkla
- Vardiya detayında, kimin yerine geçecek biri aradığını görebilirsin
- Take Over Shift'e tıkla
- Üstlenmeyi onayla
Üstlendikten sonra:
- Sen otomatik olarak vardiyaya atanırsın
- Önceki çalışan vardiyadan çıkarılır
- 🔄 badge'ı kaybolur
- İstek sahibi bilgilendirilir
Herkese gönderilen bir istek için, aynı departmandaki herhangi bir meslektaş vardiyayı üstlenebilir. Hedefli bir istek için, sadece seçilen kişiler vardiyayı üstlenebilirler – diğer meslektaşlar isteği göremezler bile.
Replacement Search'ü İptal Etme
Henüz kimse vardiyayı üstlenmediği sürece, isteği geri çekebilirsin:
- 🔄 badge'ı olan vardiyana tıkla
- Cancel Replacement Search'e tıkla
- İptal işlemini onayla
Badge kaybolur ve istenen meslektaşlar arama sonlandığı konusunda bilgilendirilir.
Bildirimler
Replacement requests otomatik bildirimler tetikler. Kimin ne zaman bilgilendirildiğine ilişkin bir özeti burada görebilirsin:
Replacement Request Oluşturuldu
| Alıcı | Tüm Meslektaşlar | Hedefli Search |
|---|---|---|
| Meslektaşlar | Departmandaki herkes | Sadece seçilen kişiler |
| Yöneticiler | ✅ | ✅ |
| İstek sahibi | Yok (kendi işlemi) | Yok (kendi işlemi) |
Bildirim: "Replacement Needed" – "Adı, Tarih'de Vardiya için yerine geçecek biri arıyor"
Vardiya Üstlenildi
| Alıcı | Bildirim |
|---|---|
| İstek sahibi | "Shift Taken Over" – "Adı, Tarih'de Vardiya'yı üstlendi." |
| Yöneticiler | Aynı bildirim |
| Diğer istenen kişiler | Vardiyaya birinin üstlendiği konusunda bilgilendirilir |
| Vardiyayı üstlenen | Yok (kendi işlemi) |
Replacement Search İptal Edildi
| Alıcı | Tüm Meslektaşlar | Hedefli Search |
|---|---|---|
| Meslektaşlar | Departmandaki herkes | Sadece seçilen kişiler |
| İstek sahibi | Yok (kendi işlemi) | Yok (kendi işlemi) |
Replacement request bildirimlerini Ayarlar → Bildirimler'den Shift Swap / Replacement Search altında etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilirsin.
Schedule'de Görünürlük
Aktif replacement request'i olan vardiyalar schedule'de turuncu 🔄 sembolü ile işaretlenir.
| Varyant | Kimlere Görünür |
|---|---|
| Tüm meslektaşlar | Aynı departmandaki tüm çalışanlar + yöneticiler |
| Hedefli search | Sadece seçilen meslektaşlar + yöneticiler |
Vardiyaya gelince, kimin yerine geçecek biri aradığını gösteren bir tooltip görünür. Hedefli istekler için, isteğin kime gönderildiğini de göreceksin.
Pratik Örnekler
Lisa Çarşamba günü hastalanır ve sabah vardiyasını (06:00 – 14:00) yapamaz.
Adımlar:
- Lisa schedule'i açar ve Çarşamba günü sabah vardiyasına tıklar
- Lisa Find Replacement'e tıklar – tüm meslektaşlar önceden seçilidir
- Lisa Find Replacement ile onayla
- Lisa'nın departmanındaki tüm meslektaşlar bildirim alır
- Tom bildirimi görür, vardiyayı açar ve Take Over Shift'e tıklar
- Lisa bildirimini alır: "Tom senin sabah vardiyanda üstlendi"
Sonuç: Tom artık sabah vardiyasına atanmıştır, Lisa çıkarılmıştır – tümü yönetici müdahalesi olmadan.
Max Cuma günü yerine geçecek biri arıyordu ama randevusunu yeniden planlamayı başardı.
Adımlar:
- Max 🔄 badge'ı olan vardiyasına tıklar
- Max Cancel Replacement Search'e tıklar
- İstenen meslektaşlar "Replacement search sona erdi" bildirimini alır
Sonuç: Replacement search iptal edildi, badge kayboldu. Max vardiyasını tuttu.
Anna Perşembe günü gece vardiyasını yapamıyor. O gün sadece Tom ve Sarah'ın uygun olduğunu biliyor.
Adımlar:
- Anna Perşembe günü gece vardiyasına tıklar
- Anna Find Replacement'e tıklar
- Pencerede Anna meslektaş listesini görür – bazılarında çakışma göstergesi var (tatil, başka vardiya)
- Anna sadece Tom ve Sarah'ı seçer
- Anna Find Replacement for 2 people ile onayla
- Sadece Tom ve Sarah bildirim alır
- Sarah vardiyayı üstlenir
Sonuç: Sadece istenen kişiler bilgilendirildi. Diğer meslektaşlar rahatsız edilmedi.
Sık Sorulan Sorular
Normal ve hedefli replacement search arasındaki fark nedir?
Normal replacement search'te, departmandaki tüm meslektaşlar istenir ve bilgilendirilir. Hedefli replacement search'te, kimi isteyeceğini seçersin – sadece o kişiler bilgilendirilir ve vardiyayı üstlenebilirler.
Bir yönetici çalışan için yerine geçecek biri bulabilir mi?
Hayır, sadece çalışanlar kendi vardiyaları için replacement request'i oluşturabilirler. Yöneticiler yine de manuel olarak vardiyaları yeniden atayabilirler.
Çok sayıda meslektaş aynı anda üstlenmeye çalışırsa ne olur?
Sadece ilk kişi vardiyayı alır. Üstlenme işlemi işlemsel olarak güvenlidir – çift atanma olamaz.
Departmanımda olmayan bir vardiyayı üstlenebilir miyim?
Hayır, sadece atanmış olduğun departmandaki vardiyaları üstlenebilirsin.
Diğer meslektaşlar hedefli bir isteği üstlenebilir mi?
Hayır. Hedefli bir istekte, sadece seçilen kişiler vardiyayı görebilir ve üstlenebilir. Departmandaki diğer meslektaşlar ne bilgilendirilir ne de vardiyayı üstlenebilirler.
Bir yönetici bu arada vardiyayı değiştirirse ne olur?
Bir yönetici etkilenen vardiyayı değiştirirse (örneğin, çalışanı çıkarırsa), replacement request otomatik olarak iptal edilir.
Replacement request bildirimlerini kapatabilir miyim?
Evet, Ayarlar → Bildirimler'den Shift Swap / Replacement Search kategorisini devre dışı bırakabilirsin.
Özet
| Konu | Açıklama |
|---|---|
| Kimin yerine geçecek biri bulabileceği | Çalışanların kendi yayınlanmış, gelecekteki vardiyaları |
| Kim üstlenebilir | Aynı departmandaki meslektaşlar (veya hedefli istekler için sadece seçilen kişiler) |
| Hedefli search | Belirli meslektaşları isteme – otomatik çakışma algılama ile |
| Çakışma algılama | Devamsızlıklar, uygunluk durumu, çalışma saatleri ve çift atanmalar |
| Badge | Vardiya kartında turuncu 🔄 sembolü |
| Bildirimler | İstenen meslektaşlar + yöneticilere otomatik gönderilir |
| İptal et | Herhangi bir zaman mümkün, kimse üstlenmediği sürece |
| Yönetici müdahalesi | Gerekli değil – çalışanlar kendi aralarında halleder |
| Şundan itibaren uygun | Plus plan |
O gün kimin uygun olduğunu bildiğin zaman hedefli replacement search'ü kullan – bu şekilde sadece ilgili meslektaşlar bilgilendirilir ve diğerleri gereksiz şekilde rahatsız edilmez. Çakışma algılama, doğru kişileri seçmene yardımcı olur.