Zeiterfassung einrichten
Die Zeiterfassung ist ein Premium-Feature. Um sie zu nutzen, benötigst du ein Premium-Abonnement.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die Zeiterfassung für deine Praxis aktivierst, welche Einstellungen du vornehmen kannst und wie die erfassten Zeiten mit dem Überstundenkonto zusammenspielen.
Voraussetzungen
Bevor du die Zeiterfassung einrichtest, stelle sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:
- Premium-Abonnement — Die Zeiterfassung ist ausschließlich im Premium-Plan verfügbar.
- Tagessollstunden konfiguriert — Damit der Soll/Ist-Vergleich und das Überstundenkonto funktionieren, sollten deine Mitarbeiter Tagessollstunden hinterlegt haben.
Richte die Tagessollstunden am besten vor der Zeiterfassung ein. So steht das Überstundenkonto sofort zur Verfügung, sobald die ersten Zeiten erfasst werden.
Zeiterfassung aktivieren
Die Zeiterfassung muss einmalig von einem Admin oder Owner aktiviert werden.
Schritt-für-Schritt
- Klicke im Hauptmenü auf Zeiterfassung
- Du landest auf einer Aktivierungsseite, die dir die Vorteile der Zeiterfassung zeigt
- Klicke auf Zeiterfassung aktivieren
- Im Bestätigungs-Dialog wirst du gefragt: „Erfasste Zeiten für Überstundenkonto verwenden?"
- Standard: Ja — genehmigte Zeiteinträge fließen automatisch in das Überstundenkonto
- Wähle Nein, wenn du die Zeiterfassung zunächst ohne Überstundenberechnung nutzen möchtest
- Bestätige die Aktivierung
Die Verbindung zum Überstundenkonto kannst du jederzeit in den Einstellungen der Zeiterfassung ändern.
Einstellungen konfigurieren
Nach der Aktivierung findest du die Einstellungen direkt in der Zeiterfassung. Hier kannst du zwei zentrale Optionen anpassen.
Automatische Genehmigung
Mit dem Toggle „Zeiten automatisch genehmigen" legst du fest, ob eingereichte Zeiteinträge sofort genehmigt werden oder ob ein Admin sie manuell prüfen muss.
- Aktiviert: Eingereichte Zeiten werden automatisch genehmigt — außer sie haben eine ArbZG-Warnung (z. B. Überschreitung der maximalen Arbeitszeit oder fehlende Pausenzeiten).
- Deaktiviert: Alle Zeiteinträge müssen manuell von einem Admin genehmigt werden.
Auch bei aktivierter automatischer Genehmigung werden Einträge mit ArbZG-Warnungen nicht automatisch genehmigt. Diese erfordern immer eine manuelle Prüfung. Mehr dazu unter ArbZG-Konformität.
Verrechnungsmodus (Reconciliation Policy)
Der Verrechnungsmodus bestimmt, wie Zeiten für das Überstundenkonto berücksichtigt werden — insbesondere für Tage, an denen kein Zeiteintrag vorliegt.
| Modus | Beschreibung |
|---|---|
Nur erfasste Zeiten (recorded_only) | Nur tatsächlich gestempelte Zeiten zählen. Kein Eintrag = 0 Stunden. |
Erfasste Zeiten mit Planrückfall (recorded_with_planned_fallback) | Gestempelte Zeiten werden bevorzugt. Für Tage ohne Eintrag werden die geplanten Schichten als Fallback verwendet. |
- Verwende „Nur erfasste Zeiten", wenn alle Mitarbeiter konsequent stempeln sollen und fehlende Einträge als nicht gearbeitet gelten.
- Verwende „Erfasste Zeiten mit Planrückfall", wenn du eine sanftere Einführung möchtest — z. B. wenn noch nicht alle Mitarbeiter regelmäßig stempeln und die geplanten Schichten als Grundlage dienen sollen.
Integration mit Überstundenkonto
Die Zeiterfassung und das Überstundenkonto arbeiten nahtlos zusammen:
- Mitarbeiter erfasst Zeiten — per Stempeluhr oder manuellem Eintrag
- Admin genehmigt — manuell oder automatisch (je nach Einstellung)
- Genehmigte Zeiten = Ist-Stunden — sie fließen als tatsächlich geleistete Stunden in das Überstundenkonto
- Soll/Ist-Vergleich — das Überstundenkonto vergleicht die genehmigten Zeiteinträge (Ist) mit den Tagessollstunden (Soll) und berechnet Über- bzw. Unterstunden
Zusammenspiel der Features
| Feature | Rolle |
|---|---|
| Tagessollstunden | Definiert die Soll-Stunden pro Tag |
| Einsatzzeiten | Definiert das Zeitfenster, in dem gearbeitet werden soll |
| Zeiterfassung | Dokumentiert die tatsächlich geleisteten Stunden (Ist) |
| Überstundenkonto | Vergleicht Soll vs. Ist und berechnet den Saldo |
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter keine Tagessollstunden hat?
Die Zeiterfassung funktioniert trotzdem — der Mitarbeiter kann ganz normal ein- und ausstempeln. Allerdings ist ohne Tagessollstunden kein Soll/Ist-Vergleich möglich, und das Überstundenkonto kann nicht genutzt werden. Richte Tagessollstunden ein, um den vollen Funktionsumfang zu nutzen.
Kann ich die Zeiterfassung wieder deaktivieren?
Nein, die Zeiterfassung kann nach der Aktivierung nicht eigenständig deaktiviert werden. Alle bestehenden Zeiteinträge bleiben erhalten. Wenn du die Zeiterfassung deaktivieren möchtest, kontaktiere bitte unseren Support.
Funktioniert die Zeiterfassung auch auf dem Handy?
Ja, deine Mitarbeiter können sich direkt in der medishift-App ein- und ausstempeln. Weitere Details findest du unter Ein- und Ausstempeln.
Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Schichtplanung?
Die Schichtplanung definiert, wann und wie lange ein Mitarbeiter arbeiten soll (Soll-Zeiten). Die Zeiterfassung dokumentiert, wann und wie lange tatsächlich gearbeitet wurde (Ist-Zeiten). Zusammen ermöglichen sie den automatischen Soll/Ist-Vergleich im Überstundenkonto.