Konfigurowanie śledzenia czasu pracy
Śledzenie czasu pracy jest funkcją Premium. Aby z niej korzystać, potrzebujesz subskrypcji Premium.
W tym artykule dowiesz się, jak aktywować śledzenie czasu pracy w twojej praktyce, które ustawienia możesz skonfigurować i jak zarejestrowane czasy współpracują z kontem nadgodzin.
Wymagania wstępne
Przed skonfigurowaniem śledzenia czasu pracy upewnij się, że spełnione są następujące warunki:
- Subskrypcja Premium — Śledzenie czasu pracy jest dostępne wyłącznie w planie Premium.
- Skonfigurowane dzienne godziny docelowe — Aby porównanie plan/wykonanie i konto nadgodzin działały prawidłowo, twoi pracownicy powinni mieć ustawione dzienne godziny docelowe.
Najlepiej skonfigurować dzienne godziny docelowe przed aktywacją śledzenia czasu pracy. W ten sposób konto nadgodzin będzie gotowe zaraz po zarejestrowaniu pierwszych godzin.
Aktywowanie śledzenia czasu pracy
Śledzenie czasu pracy musi być aktywowane raz przez administratora lub właściciela.
Instrukcja krok po kroku
- Kliknij na Śledzenie czasu pracy w menu głównym.
- Wyląduj na stronie aktywacji, która pokazuje Ci korzyści śledzenia czasu pracy.
- Kliknij Aktywuj śledzenie czasu pracy.
- W oknie dialogowym potwierdzenia zostaniesz zapytany: "Użyć zarejestrowanych czasów dla konta nadgodzin?"
- Domyślnie: Tak — zatwierdzone wpisy czasu pracy automatycznie trafiają na konto nadgodzin.
- Wybierz Nie, jeśli na razie chcesz używać śledzenia czasu pracy bez obliczania nadgodzin.
- Potwierdź aktywację.
Połączenie z kontem nadgodzin możesz zmienić w dowolnym momencie w ustawieniach śledzenia czasu pracy.
Konfigurowanie ustawień
Po aktywacji znajdziesz ustawienia bezpośrednio w sekcji śledzenia czasu pracy. Tutaj możesz dostosować dwie kluczowe opcje.
Automatyczne zatwierdzanie
Za pomocą przełącznika "Automatycznie zatwierdź czasy" decydujesz, czy przesłane wpisy czasu pracy są zatwierdzane natychmiast, czy też administrator musi je ręcznie przejrzeć.
- Włączone: Przesłane czasy są automatycznie zatwierdzone — chyba że mają ostrzeżenie ArbZG (np. przekroczenie maksymalnych godzin pracy lub brakujące przerwy).
- Wyłączone: Wszystkie wpisy czasu pracy muszą być ręcznie zatwierdzone przez administratora.
Nawet przy włączonym automatycznym zatwierdzaniu wpisy z ostrzeżeniami ArbZG nie są automatycznie zatwierdzane. Zawsze wymagają one ręcznego przeglądu. Więcej informacji znajdziesz w Zgodność z ArbZG.
Tryb uzgodnienia
Tryb uzgodnienia określa, jak czasy są brane pod uwagę dla konta nadgodzin — szczególnie dla dni bez wpisu czasu.
| Tryb | Opis |
|---|---|
| Tylko zarejestrowane czasy | Liczy się tylko rzeczywiście zarejestrowany czas. Brak wpisu = 0 godzin. |
| Zarejestrowane czasy z rezerwą planu | Zarejestrowane czasy mają priorytet. W dni bez wpisu plany zmian są używane jako rezerwa. |
- Użyj "Tylko zarejestrowane czasy", jeśli wszyscy pracownicy powinni konsekwentnie się rejestrować, a brakujące wpisy liczyć się jako nie przepracowane.
- Użyj "Zarejestrowane czasy z rezerwą planu" dla łagodniejszego wdrażania — np. gdy nie wszyscy pracownicy regularnie się rejestrują, a plany zmian powinny być punktem wyjścia.
Integracja z kontem nadgodzin
Śledzenie czasu pracy i konto nadgodzin pracują bezproblemowo razem:
- Pracownik rejestruje czas — za pomocą widżetu zegara lub wpisu ręcznego.
- Administrator zatwierdza — ręcznie lub automatycznie (zależy od ustawień).
- Zatwierdzone czasy = rzeczywiste godziny — trafiają na konto nadgodzin jako rzeczywiście przepracowane godziny.
- Porównanie plan/wykonanie — konto nadgodzin porównuje zatwierdzone wpisy czasu (wykonanie) z dziennymi godzinami docelowymi (plan) i oblicza nadgodziny lub niedobór.
Jak funkcje współpracują
| Funkcja | Rola |
|---|---|
| Dzienne godziny docelowe | Określają docelowe godziny na dzień |
| Godziny pracy | Określają okno czasowe do pracy |
| Śledzenie czasu pracy | Dokumentuje rzeczywiście przepracowane godziny (wykonanie) |
| Konto nadgodzin | Porównuje plan vs. wykonanie i oblicza saldo |
Często zadawane pytania
Co się stanie, jeśli pracownik nie ma ustawicznych godzin docelowych?
Śledzenie czasu pracy nadal działa — pracownik może normalnie się rejestrować i wylogowywać. Jednak bez dziennych godzin docelowych niemożliwe jest porównanie planu z wykonaniem, a konto nadgodzin nie może być używane. Skonfiguruj dzienne godziny docelowe, aby odblokować pełną funkcjonalność.
Czy mogę wyłączyć śledzenie czasu pracy?
Nie, śledzenie czasu pracy nie może być niezależnie wyłączone po aktywacji. Wszystkie istniejące wpisy czasu pracy są zachowywane. Jeśli chcesz wyłączyć śledzenie czasu pracy, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi.
Czy śledzenie czasu pracy działa na telefonie?
Tak, twoi pracownicy mogą się rejestrować i wylogowywać bezpośrednio w aplikacji medishift. Więcej szczegółów znajdziesz w Rejestracja i wylogowanie.
Jaka jest różnica między śledzeniem czasu pracy a planowaniem zmian?
Planowanie zmian określa, kiedy i jak długo pracownik powinien pracować (czasy docelowe). Śledzenie czasu pracy dokumentuje, kiedy i jak długo rzeczywiście pracował (czasy rzeczywiste). Razem umożliwiają automatyczne porównanie planu z wykonaniem na koncie nadgodzin.