Przepływ zatwierdzania
Śledzenie czasu pracy to funkcja Premium. Aby jej używać, potrzebujesz subskrypcji Premium.
Śledzenie czasu pracy w medishift następuje podle przepływu zatwierdzania: pracownicy przesyłają swoje czasy, kierownicy zespołów je przeglądają i zatwierdzają. Zapewnia to, że tylko prawidłowe czasy trafiają na konto nadgodzin.
Przegląd statusów
Każdy wpis czasu pracy przechodzi przez jasny cykl życia statusu:
Przesłane → Zatwierdzone / Wymagana korekta / Odrzucone
Aby uzyskać pełny przegląd wszystkich statusów, zobacz Zarządzanie wpisami.
Dla pracowników
Przesyłanie wpisów
Twoje wpisy czasu pracy są przesyłane automatycznie — nie musisz nic robić dodatkowo:
- Po wyrejestrowaniu się, wpis jest automatycznie oznaczany jako „Przesłane".
- Ręcznie dodane czasy (za pomocą „Dodaj wpis czasu pracy") są również przesyłane natychmiast.
Po przesłaniu wpisu kierownik zespołu może go przejrzeć i zatwierdzić.
Nie możesz edytować przesłanych wpisów samodzielnie. Jeśli coś jest nie tak, możesz poprosić o zmianę zatwierdzonych wpisów.
Dowiedz się więcej o rejestrowaniu i wyrejestrowaniu w sekcji Rejestrowanie i wyrejestrowanie.
Dla kierowników zespołów
Zatwierdzanie wpisów
Oto jak przeglądać i zatwierdzać przesłane wpisy czasu pracy:
- Otwórz zakładkę Team w śledzeniu czasu pracy.
- Kafelek KPI „Oczekujące" pokazuje liczbę otwartych wpisów.
- Kliknij na wpis, aby otworzyć widok szczegółów.
- Przejrzyj czasy: rejestrację wejścia/wyjścia, przerwy, rzeczywisty/docelowy, różnicę.
- Wybierz akcję:
| Akcja | Opis |
|---|---|
| Zatwierdź | Wpis jest zatwierdzony, czas netto jest zamrożony i trafia na konto nadgodzin |
| Poproś o korektę | Wpis wraca do pracownika z powodu |
| Popraw | Dostosowujesz czasy bezpośrednio (rejestrację wejścia/wyjścia, przerwy) — wymagany powód |
| Odrzuć | Wpis jest oznaczony jako nieprawidłowy (pozostaje w dzienniku, nie liczy się) |
Zatwierdzanie automatyczne
Zatwierdzanie automatyczne jest opcjonalne i możesz je włączyć w ustawieniach śledzenia czasu pracy (zobacz Konfigurowanie śledzenia czasu pracy).
Gdy jest włączone:
- Przesłane wpisy są natychmiast zatwierdzane automatycznie.
- Wyjątek: Wpisy z ostrzeżeniami ArbZG nie są zatwierdzane automatycznie — pozostają jako „Przesłane" i muszą być przejrzane ręcznie.
Dowiedz się więcej o kontrolach zgodności w sekcji Zgodność z ArbZG.
Zatwierdzanie automatyczne oszczędza czas na rutynowych wpisach. Wpisy z anomaliami (np. niezwykle długie godziny pracy) wciąż trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej.
Korygowanie wpisów
Jeśli czasy są nieprawidłowe, możesz je dostosować bezpośrednio:
- Otwórz widok szczegółów wpisu.
- Kliknij „Popraw" — tryb edycji jest aktywowany.
- Dostosuj wartości: godzinę rejestracji wejścia/wyjścia, przerwy (dodaj, usuń lub zmodyfikuj).
- Wpisz powód (zapisywany w dzienniku audytu).
- Zapisz zmiany — wpis jest automatycznie zatwierdzany.
Każda korekta jest w pełni dokumentowana w dzienniku audytu. Upewnij się, że powód jest jasny i możliwy do śledzenia.
Przetwarzanie żądań zmian
Pracownicy mogą poprosić o zmiany w już zatwierdzonych wpisach. Oto jak je przetwarzać:
- Kafelek KPI „Żądania zmian" pokazuje otwarte żądania.
- Kliknij na wpis, aby otworzyć widok szczegółów.
- Zobaczysz: Bieżące czasy vs. Żądane czasy + powód pracownika.
- Wybierz akcję:
| Akcja | Opis |
|---|---|
| Zaakceptuj | Żądane czasy są zastosowane, wpis pozostaje zatwierdzony |
| Odrzuć | Żądanie jest odrzucone, wpis pozostaje niezmieniony |
Dziennik audytu (Ścieżka audytu)
Każda akcja jest w pełni dokumentowana i widoczna w widoku szczegółów w zakładce „Dziennik".
Zarejestrowane są następujące zdarzenia:
- Przesłane
- Zatwierdzone / Zatwierdzono automatycznie
- Poprawione (z powodem)
- Żądana korekta (z powodem)
- Odrzucone
- Żądana zmiana / Zmiana zaakceptowana / Zmiana odrzucona
Wpisy dziennika nie mogą być usuwane ani modyfikowane po fakcie. Zapewnia to, że pełna historia każdego wpisu czasu pracy jest zawsze możliwa do śledzenia.
Często zadawane pytania
Czy mogę zatwierdzić wiele wpisów jednocześnie?
Obecnie musisz przejrzeć i zatwierdzić każdy wpis indywidualnie.
Co się stanie, gdy odrzucę wpis?
Wpis jest oznaczany jako „Odrzucony" i nie liczy się na koncie nadgodzin. Jednak pozostaje w dzienniku audytu.
Czy pracownicy są powiadamiani, gdy zatwierdzę lub odrzucę wpis?
Zmiana statusu jest natychmiast widoczna na liście wpisów czasu pracy pracownika.
Czy mogę cofnąć zatwierdzenie?
Tak, możesz wstecz dostosować zatwierdzone wpisy poprzez „Popraw". Zmiana jest dokumentowana w dzienniku audytu.