Flux de lucru de aprobare
Urmărirea timpului este o funcție Premium. Ai nevoie de un abonament Premium pentru a o utiliza.
Urmărirea timpului în medishift urmează un flux de lucru de aprobare: angajații-și trimit orele, șefii de echipă le revizuiesc și aprobă. Acest lucru asigură că doar orele corecte curg în contul de supramuncă.
Prezentare general a stărilor
Fiecare înregistrare de timp urmează un ciclu de stare clar:
Trimis → Aprobat / Corectare necesară / Anulat
Pentru o prezentare generală completă a tuturor stărilor, vezi Gestionarea intrărilor.
Pentru angajați
Trimiterea intrărilor
Intrările tale de timp sunt trimise automat — nu trebuie să faci nimic special:
- După terminarea muncii, intrarea este marcată automat ca "Trimis".
- Orele adăugate manual (prin "Adaugă intrare de timp") sunt de asemenea trimise imediat.
Odată ce intrarea este trimisă, șeful tău de echipă o poate revizui și aproba.
Nu poți edita singur intrările trimise. Dacă ceva nu este în regulă, poți solicita o schimbare pe intrări aprobate.
Afla mai multe despre intrare și ieșire sub Intrare și ieșire.
Pentru șefii de echipă
Aprobarea intrărilor
Iată cum revizuezi și aprobezi intrări de timp trimise:
- Deschide tab-ul Team în urmărirea timpului.
- Cstuțul KPI "În așteptare" arată numărul de intrări deschise.
- Fă clic pe o intrare pentru a deschide vizualizarea detaliată.
- Revizuiește orele: intrare/ieșire, pauze, real/țintă, diferență.
- Alege o acțiune:
| Acțiune | Descriere |
|---|---|
| Aprobă | Intrarea este aprobată, timpul net este înghețat și curg în contul de supramuncă |
| Solicită corectare | Intrarea se întoarce la angajat cu un motiv |
| Corectează | Tu ajustezi orele direct (intrare/ieșire, pauze) — motiv necesar |
| Anulează | Intrarea este marcată ca invalidă (rămâne în jurnal, nu se numără) |
Aprobare automată
Aprobarea automată este o setare opțională pe care o poți activa în setările de urmărire a timpului (vezi Configurarea urmăririi timpului).
Când este activată:
- Intrări trimise sunt aprobate imediat automat.
- Excepție: Intrări cu avertismente ArbZG sunt nu aprobate automat — rămân "Trimis" și trebuie revizuite manual.
Afla mai multe despre verificările de conformitate sub Conformitate ArbZG.
Aprobarea automată economisește timp pe intrări de rutină. Intrări cu anomalii (de ex., ore de lucru neobișnuit de lungi) încă aterizează în căsuța ta de primire.
Corectarea intrărilor
Dacă orele sunt incorecte, poți să le ajustezi direct:
- Deschide vizualizarea detaliată a intrării.
- Fă clic pe "Corectează" — modul de editare este activat.
- Ajustează valorile: ora de intrare/ieșire, pauze (adaugă, elimină sau modifică).
- Introdu un motiv (salvat în jurnalul de audit).
- Salvează modificările — intrarea este aprobată automat.
Fiecare corectare este complet documentată în jurnalul de audit. Asigură-te că motivul este clar și urmărabil.
Procesarea cererilor de schimbare
Angajații pot solicita schimbări pe intrări deja aprobate. Iată cum să le procesezi:
- Cstuțul KPI "Cereri de schimbare" arată cererile deschise.
- Fă clic pe intrare pentru a deschide vizualizarea detaliată.
- Vei vedea: Orele actuale vs. Orele solicitate + motivul angajatului.
- Alege o acțiune:
| Acțiune | Descriere |
|---|---|
| Acceptă | Orele solicitate sunt aplicate, intrarea rămâne aprobată |
| Respinge | Cererea este respinsă, intrarea rămâne neschimbată |
Jurnal de audit (Urmă de audit)
Fiecare acțiune este complet documentată și vizibilă în vizualizarea detaliată sub tab-ul "Jurnal".
Următoarele evenimente sunt înregistrate:
- Trimis
- Aprobat / Auto-aprobat
- Corectat (cu motiv)
- Corectare solicitată (cu motiv)
- Anulat
- Schimbare solicitată / Schimbare acceptată / Schimbare respinsă
Intrări în jurnal nu pot fi șterse sau modificate după faptul consumat. Aceasta asigură că istoricul complet al fiecărei intrări de timp este întotdeauna urmărabil.
Întrebări frecvente
Pot aproba mai multe intrări deodată?
În prezent, trebuie să revizuiezi și să aprobezi fiecare intrare individual.
Ce se întâmplă când anulez o intrare?
Intrarea este marcată ca "Anulată" și nu se numără către contul de supramuncă. Cu toate acestea, rămâne în jurnalul de audit.
Sunt angajații notificați când aprob sau respinge o intrare?
Schimbarea de stare este imediat vizibilă în lista intrărilor de timp ale angajatului.
Pot anula o aprobare?
Da, poți ajusta retroactiv intrări aprobate prin "Corectează". Schimbarea este documentată în jurnalul de audit.