Onay İş Akışı
Zaman takibi, Premium özelliğidir. Bunu kullanmak için Premium aboneliğine ihtiyacın var.
medishift'teki zaman takibi bir onay iş akışını takip eder: çalışanlar zamanlarını gönderir, takım liderleri bunları inceler ve onaylar. Bu, yalnızca doğru zamanların fazla çalışma hesabına girmesini sağlar.
Durum Özeti
Her zaman kaydı açık bir durum yaşam döngüsünü takip eder:
Gönderildi → Onaylandı / Düzeltme Gerekli / İptal Edildi
Tüm durumların tam bir özeti için Girdileri Yönetme bölümüne bak.
Çalışanlar İçin
Girdileri Gönderme
Zaman girdilerin otomatik olarak gönderilir — hiçbir şey yapman gerekmez:
- Saati durdurduktan sonra, giriş otomatik olarak "Gönderildi" olarak işaretlenir.
- Manuel olarak eklenen zamanlar ("Zaman Girişi Ekle" aracılığıyla) da hemen gönderilir.
Giriş gönderildikten sonra, takım liderun bunu inceleyebilir ve onaylayabilir.
Gönderilen girdileri kendin düzenleyemezsin. Bir şey yanlışsa, onaylanan girdiler için değişiklik talep edebilirsin.
Saati başlatma ve durdurma hakkında daha fazla bilgi için Saati Başlatma ve Durdurma bölümüne bak.
Takım Liderleri İçin
Girdileri Onaylama
İşte gönderilen zaman girdilerini inceleme ve onaylama yöntemi:
- Zaman takibinde Takım sekmesini aç.
- "Beklemede" KPI döşemesi açık girdilerin sayısını gösterir.
- Bir girdiye tıkla detay görünümünü açmak için.
- Zamanları incele: başlama/bitiş, molalar, gerçek/hedef, fark.
- Bir işlem seç:
| İşlem | Açıklama |
|---|---|
| Onayla | Giriş onaylanır, net zaman dondurulur ve fazla çalışma hesabına girer |
| Düzeltme İste | Giriş çalışana bir nedenle geri gönderilir |
| Düzelt | Zamanları doğrudan sen ayarlarsın (başlama/bitiş, molalar) — neden gerekli |
| İptal Et | Giriş geçersiz olarak işaretlenir (günlükte kalır, sayılmaz) |
Otomatik Onay
Otomatik onay, zaman takibi ayarlarında etkinleştirebileceğin bir katılım ayarıdır (Zaman Takibini Kurma bölümüne bak).
Etkinleştirildiğinde:
- Gönderilen girdiler hemen otomatik olarak onaylanır.
- İstisna: ArbZG uyarıları olan girdiler otomatik olarak onaylanmaz — "Gönderildi" olarak kalır ve manuel olarak incelenmelidir.
Uyum denetimleri hakkında daha fazla bilgi için ArbZG Uyumluluğu bölümüne bak.
Otomatik onay, rutin girdilerde zaman tasarrufu sağlar. Anomaliler (ör. alışılmadık derecede uzun çalışma saatleri) olan girdiler yine de gelen kutuna girer.
Girdileri Düzeltme
Zamanlar yanlışsa, bunları doğrudan ayarlayabilirsin:
- Girdinin detay görünümünü aç.
- "Düzelt" e tıkla — düzenleme modu etkinleşir.
- Değerleri ayarla: başlama/bitiş zamanı, molalar (ekle, kaldır veya değiştir).
- Bir neden gir (denetim günlüğünde kaydedilir).
- Değişiklikleri kaydet — giriş otomatik olarak onaylanır.
Her düzeltme denetim günlüğünde tam olarak belgelenir. Nedenin açık ve izlenebilir olduğundan emin ol.
Değişiklik İsteklerini İşleme
Çalışanlar zaten onaylanan girdilerde değişiklik talep edebilirler. İşte bunları işleme yöntemi:
- "Değişiklik İstekleri" KPI döşemesi açık istekleri gösterir.
- Girdiye tıkla detay görünümünü açmak için.
- Şunu göreceksin: Mevcut zamanlar vs. İstenen zamanlar + çalışanın nedeni.
- Bir işlem seç:
| İşlem | Açıklama |
|---|---|
| Kabul Et | İstenen zamanlar uygulanır, giriş onaylı kalır |
| Reddet | İstek reddedilir, giriş değişmez |
Denetim Günlüğü (Denetim İzi)
Her işlem tam olarak belgelenir ve detay görünümünde "Günlük" sekmesi altında görülür.
Aşağıdaki olaylar kaydedilir:
- Gönderildi
- Onaylandı / Otomatik olarak onaylandı
- Düzeltildi (neden ile)
- Düzeltme istendi (neden ile)
- İptal edildi
- Değişiklik istendi / Değişiklik kabul edildi / Değişiklik reddedildi
Günlük girdileri gerçekleştirildikten sonra silinemez veya değiştirilemez. Bu, her zaman girdisinin tam geçmişinin her zaman izlenebilir olmasını sağlar.
Sık Sorulan Sorular
Birden fazla girdiyı aynı anda onaylayabilir miyim?
Şu anda her girdiyü ayrı ayrı inceleme ve onaylaman gerekir.
Bir girdiyü iptal ettiğimde ne olur?
Giriş "İptal Edildi" olarak işaretlenir ve fazla çalışma hesabına sayılmaz. Ancak denetim günlüğünde kalır.
Bir girdiyü onayladığımda veya reddettiğimde çalışanlar bilgilendirilir mi?
Durum değişikliği çalışanın zaman girişi listesinde hemen görülür.
Bir onayı geri alabilir miyim?
Evet, "Düzelt" aracılığıyla onaylanmış girdileri geriye dönük olarak ayarlayabilirsin. Değişiklik denetim günlüğünde belgelenir.