Hyväksyntätyönkulku
Aikakirjaus on Premium-ominaisuus. Tarvitset Premium-tilauksen sen käyttämiseen.
Aikakirjaus medishift-palvelussa noudattaa hyväksyntätyönkulkua: työntekijät lähettävät aikakirjauksiaan, tiimin vetäjät tarkistavat ja hyväksyvät ne. Näin varmistetaan, että vain oikeat ajat siirtyvät ylityösaldolle.
Tilanteen yleiskatsaus
Jokainen aikakirjaus noudattaa selkeää tilakiertoa:
Lähetetty → Hyväksytty / Korjausta tarvitaan / Hylätty
Kaikista tiloista saat täydellisen yleiskatsauksen kohdasta Merkintöjen hallinta.
Työntekijöille
Merkintöjen lähettäminen
Aikakirjauksesi lähetetään automaattisesti — sinun ei tarvitse tehdä mitään:
- Uloskirjautumisen jälkeen merkintä merkitään automaattisesti "Lähetetty"-tilaan.
- Manuaalisesti lisätyt ajat ("Lisää aikakirjaus" -toiminnon kautta) lähetetään myös välittömästi.
Kun merkintä on lähetetty, tiimin vetäjä voi tarkistaa ja hyväksyä sen.
Et voi muokata lähettämiäsi merkintöjä itse. Jos jotain on vialla, voit pyytää muutosta hyväksytyille merkinnöille.
Saat lisätietoja sisään ja uloskelloamisesta kohdasta Sisään- ja uloskirjautuminen.
Tiimin vetäjille
Merkintöjen hyväksyminen
Näin tarkistat ja hyväksyt lähetetyt aikakirjaukset:
- Avaa aikakirjauksesta Tiimi-välilehti.
- "Odottavat" KPI-ruutu näyttää avointen merkintöjen määrän.
- Napsauta merkintää avataksesi yksityiskohtanäkymän.
- Tarkista ajat: sisään/uloskirjautuminen, tauot, todelliset/tavoiteajat, ero.
- Valitse toiminto:
| Toiminto | Kuvaus |
|---|---|
| Hyväksy | Merkintä hyväksytään, netto-aika lukitaan ja siirretään ylityösaldolle |
| Pyydä korjausta | Merkintä palaa työntekijälle perustelun kanssa |
| Korjaa | Säädät aikakirjauksia suoraan (sisään/uloskirjautuminen, tauot) — perustelun saatetaan pyytää |
| Hylää | Merkintä merkitään virheelliseksi (pysyy lokissa, ei lasketa) |
Automaattinen hyväksyntä
Automaattinen hyväksyntä on valinnaiset asetukset, jotka voit ottaa käyttöön aikakirjausasetuksissa (katso Aikakirjauksen määrittäminen).
Kun se on käytössä:
- Lähetetyt merkinnät hyväksytään välittömästi automaattisesti.
- Poikkeus: Merkinnät, joissa on ArbZG-varoituksia, eivät ole automaattisesti hyväksyttäviä — ne pysyvät "Lähetetty"-tilassa ja ne on tarkistettava manuaalisesti.
Saat lisätietoja vaatimustenmukaisuuden tarkistuksesta kohdasta ArbZG-vaatimustenmukaisuus.
Automaattinen hyväksyntä säästää aikaa rutiinimerkinnöissä. Merkinnät, joissa on poikkeamia (esimerkiksi epätavallisen pitkät työpäivät), silti pääsevät postilaatikkoosi.
Merkintöjen korjaaminen
Jos ajat ovat väärät, voit säätää ne suoraan:
- Avaa merkinnän yksityiskohtanäkymä.
- Napsauta "Korjaa" — muokkaustila aktivoituu.
- Säädä arvot: sisään/uloskirjautumisaika, tauot (lisää, poista tai muokkaa).
- Syötä perustelu (tallennetaan auditointilokiin).
- Tallenna muutokset — merkintä hyväksytään automaattisesti.
Jokainen korjaus dokumentoidaan täysin auditointilokiin. Varmista, että perustelu on selkeä ja jäljitettävä.
Muutospyyntöjen käsittely
Työntekijät voivat pyytää muutoksia jo hyväksytyille merkinnöille. Näin käsittelet ne:
- "Muutospyynnöt" KPI-ruutu näyttää avoimet pyynnöt.
- Napsauta merkintää avataksesi yksityiskohtanäkymän.
- Näet: Nykyiset ajat vs. Pyydetyt ajat + työntekijän perustelu.
- Valitse toiminto:
| Toiminto | Kuvaus |
|---|---|
| Hyväksy | Pyydetyt ajat otetaan käyttöön, merkintä pysyy hyväksyttynä |
| Hylää | Pyyntö hylätään, merkintä pysyy ennallaan |
Auditointiloki (Auditointiketju)
Jokainen toiminto dokumentoidaan täysin ja se on näkyvillä yksityiskohtanäkymän "Loki"-välilehdessä.
Seuraavat tapahtumat kirjataan:
- Lähetetty
- Hyväksytty / Automaattisesti hyväksytty
- Korjattu (perustelun kanssa)
- Korjaus pyydetty (perustelun kanssa)
- Hylätty
- Muutos pyydetty / Muutos hyväksytty / Muutos hylätty
Lokimerkintöjä ei voi poistaa tai muokata jälkikäteen. Näin varmistetaan, että jokaisen aikakirjauksen täydellinen historia on aina jäljitettävissä.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko hyväksyä useita merkintöjä kerralla?
Tällä hetkellä sinun on tarkistettava ja hyväksyttävä jokainen merkintä erikseen.
Mitä tapahtuu, kun hylään merkinnän?
Merkintä merkitään "Hylätyksi" eikä se laske ylityösaldoa. Se pysyy kuitenkin auditointilokissa.
Saavako työntekijät ilmoituksen, kun hyväksynnin tai hylään merkinnän?
Tilanmuutos on välittömästi näkyvissä työntekijän aikakirjausten luettelossa.
Voinko peruuttaa hyväksynnän?
Kyllä, voit jälkikäteen säätää hyväksyttyjä merkintöjä "Korjaa"-toiminnon avulla. Muutos dokumentoidaan auditointilokiin.