Flusso di Approvazione
Il rilevamento orario è una funzione Premium. È necessario un abbonamento Premium per utilizzarla.
Il rilevamento orario in medishift segue un flusso di approvazione: i dipendenti inviano i loro orari, i responsabili del team li rivedono e approvano. Ciò garantisce che solo gli orari corretti confluiscano nel conto straordinario.
Panoramica dello Stato
Ogni registrazione oraria segue un chiaro ciclo di vita dello stato:
Inviato → Approvato / Correzione Necessaria / Scartato
Per una panoramica completa di tutti gli stati, consulta Gestione dei Registri.
Per i Dipendenti
Invio dei Registri
I tuoi registri orari vengono inviati automaticamente — non hai bisogno di fare nulla di extra:
- Dopo aver timbrato l'uscita, il registro viene automaticamente contrassegnato come "Inviato".
- Gli orari aggiunti manualmente (tramite "Aggiungi Registrazione Oraria") vengono inviati immediatamente.
Una volta che il registro è stato inviato, il tuo responsabile del team può rivederlo e approvarlo.
Non puoi modificare i registri inviati da solo. Se qualcosa non va, puoi richiedere una modifica sui registri approvati.
Scopri di più su come timbrare l'ingresso e l'uscita in Timbratura Ingresso e Uscita.
Per i Responsabili del Team
Approvazione dei Registri
Ecco come rivedere e approvare i registri orari inviati:
- Apri la scheda Team nel rilevamento orario.
- Il tile KPI "In Sospeso" mostra il numero di registri aperti.
- Fai clic su un registro per aprire la visualizzazione dettagli.
- Rivedi gli orari: timbratura ingresso/uscita, pause, effettivo/previsto, differenza.
- Scegli un'azione:
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Approva | Il registro è approvato, l'orario netto è bloccato e confluisce nel conto straordinario |
| Richiedi Correzione | Il registro torna al dipendente con un motivo |
| Correggi | Tu regoli gli orari direttamente (timbratura ingresso/uscita, pause) — motivo obbligatorio |
| Scarta | Il registro è contrassegnato come non valido (rimane nel registro, non conta) |
Approvazione Automatica
L'approvazione automatica è un'impostazione opzionale che puoi abilitare nelle impostazioni del rilevamento orario (consulta Configurazione del Rilevamento Orario).
Quando abilitata:
- I registri inviati vengono approvati automaticamente immediatamente.
- Eccezione: I registri con avvisi ArbZG non vengono approvati automaticamente — rimangono "Inviati" e devono essere rivisti manualmente.
Scopri di più sui controlli di conformità in Conformità ArbZG.
L'approvazione automatica fa risparmiare tempo sui registri di routine. I registri con anomalie (ad es., orari di lavoro insolitamente lunghi) rimangono comunque nella tua casella di ricezione.
Correzione dei Registri
Se gli orari non sono corretti, puoi regolarli direttamente:
- Apri la visualizzazione dettagli del registro.
- Fai clic su "Correggi" — la modalità modifica viene attivata.
- Regola i valori: orario di ingresso/uscita, pause (aggiungi, rimuovi o modifica).
- Inserisci un motivo (salvato nel registro di controllo).
- Salva le modifiche — il registro viene approvato automaticamente.
Ogni correzione è completamente documentata nel registro di controllo. Assicurati che il motivo sia chiaro e rintracciabile.
Elaborazione delle Richieste di Modifica
I dipendenti possono richiedere modifiche sui registri già approvati. Ecco come elaborarle:
- Il tile KPI "Richieste di Modifica" mostra le richieste aperte.
- Fai clic sul registro per aprire la visualizzazione dettagli.
- Vedrai: Orari attuali rispetto a Orari richiesti + il motivo del dipendente.
- Scegli un'azione:
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Accetta | Gli orari richiesti vengono applicati, il registro rimane approvato |
| Rifiuta | La richiesta viene rifiutata, il registro rimane invariato |
Registro di Controllo (Audit Trail)
Ogni azione è completamente documentata e visibile nella visualizzazione dettagli nella scheda "Registro".
I seguenti eventi vengono registrati:
- Inviato
- Approvato / Approvato automaticamente
- Corretto (con motivo)
- Correzione richiesta (con motivo)
- Scartato
- Modifica richiesta / Modifica accettata / Modifica rifiutata
Le voci di registro non possono essere eliminate o modificate dopo il fatto. Ciò garantisce che la cronologia completa di ogni registrazione oraria sia sempre rintracciabile.
Domande Frequenti
Posso approvare più registri contemporaneamente?
Attualmente, devi rivedere e approvare ogni registro individualmente.
Cosa succede quando scarto un registro?
Il registro viene contrassegnato come "Scartato" e non conta verso il conto straordinario. Tuttavia, rimane nel registro di controllo.
I dipendenti ricevono una notifica quando approvo o rifiuto un registro?
Il cambio di stato è immediatamente visibile nell'elenco dei registri orari del dipendente.
Posso annullare un'approvazione?
Sì, puoi regolare retroattivamente i registri approvati tramite "Correggi". La modifica è documentata nel registro di controllo.