Godkännandearbetsflöde
Tidsspårning är en Premium-funktion. Du behöver en Premium-prenumeration för att använda den.
Tidsspårning i medishift följer ett godkännandearbetsflöde: anställda skickar in sina tider, teamledare granskar och godkänner dem. Detta säkerställer att endast korrekta tider flödar in på övertidskontot.
Statusöversikt
Varje tidsuppgift följer en tydlig statuslivscykel:
Skickad in → Godkänd / Korrigering behövs / Kasserad
För en fullständig översikt över alla statusar, se Hantera tidsuppgifter.
För anställda
Skicka in tidsuppgifter
Dina tidsuppgifter skickas in automatiskt — du behöver inte göra något extra:
- Efter att du stämplar ut markeras tidsuppgiften automatiskt som "Skickad in".
- Manuellt tillagda tider (via "Lägg till tidsuppgift") skickas också in omedelbar.
När tidsuppgiften är skickad in kan din teamledare granska och godkänna den.
Du kan inte redigera skickade in tidsuppgifter själv. Om något är fel kan du begära en ändring på godkända tidsuppgifter.
Läs mer om in- och utstämpning under In- och utstämpning.
För teamledare
Godkänna tidsuppgifter
Så här granskar och godkänner du skickade in tidsuppgifter:
- Öppna Team-fliken i tidsspårning.
- KPI-rutan "Väntar" visar antalet öppna tidsuppgifter.
- Klicka på en tidsuppgift för att öppna detaljvyn.
- Granska tiderna: in-/utstämpning, pauser, faktisk/målad, skillnad.
- Välj en åtgärd:
| Åtgärd | Beskrivning |
|---|---|
| Godkänn | Tidsuppgiften godkänns, nettotid låses och flödar in på övertidskontot |
| Begär korrigering | Tidsuppgiften går tillbaka till den anställde med en anledning |
| Korrigera | Du justerar tiderna direkt (in-/utstämpning, pauser) — anledning krävs |
| Kassera | Tidsuppgiften markeras som ogiltig (stannar i loggen, räknas inte) |
Automatisk godkännande
Automatisk godkännande är en valfri inställning som du kan aktivera i inställningarna för tidsspårning (se Konfigurera tidsspårning).
När det är aktiverat:
- Skickade in tidsuppgifter godkänns omedelbar automatiskt.
- Undantag: Tidsuppgifter med ArbZG-varningar godkänns inte automatiskt — de förblir "Skickade in" och måste granskas manuellt.
Läs mer om efterlevnadskontroller under ArbZG-efterlevnad.
Automatisk godkännande sparar tid på rutinmässiga tidsuppgifter. Tidsuppgifter med avvikelser (t.ex. ovanligt långa arbetstimmar) hamnar fortfarande i din inkorg.
Korrigera tidsuppgifter
Om tiderna är felaktiga kan du justera dem direkt:
- Öppna detaljvyn för tidsuppgiften.
- Klicka på "Korrigera" — redigeringsläge aktiveras.
- Justera värdena: in-/utstämpningstid, pauser (lägg till, ta bort eller ändra).
- Ange en anledning (sparas i granskningsloggen).
- Spara ändringarna — tidsuppgiften godkänns automatiskt.
Varje korrigering är helt dokumenterad i granskningsloggen. Se till att anledningen är tydlig och spårbar.
Bearbeta ändringsförfrågningar
Anställda kan begära ändringar på redan godkända tidsuppgifter. Så här bearbetar du dem:
- KPI-rutan "Ändringsförfrågningar" visar öppna förfrågningar.
- Klicka på tidsuppgiften för att öppna detaljvyn.
- Du ser: Aktuella tider jämfört med Efterfrågade tider + den anställdes anledning.
- Välj en åtgärd:
| Åtgärd | Beskrivning |
|---|---|
| Acceptera | Efterfrågade tider tillämpas, tidsuppgiften förblir godkänd |
| Avvisa | Förfrågan avvisas, tidsuppgiften förblir oförändrad |
Granskningslogg (Revisionshistorik)
Varje åtgärd är helt dokumenterad och synlig i detaljvyn under fliken "Logg".
Följande händelser registreras:
- Skickad in
- Godkänd / Automatiskt godkänd
- Korrigerad (med anledning)
- Korrigering begärd (med anledning)
- Kasserad
- Ändring begärd / Ändring accepterad / Ändring avvisad
Loggposter kan inte raderas eller ändras i efterhand. Detta säkerställer att den kompletta historiken för varje tidsuppgift alltid är spårbar.
Vanliga frågor
Kan jag godkänna flera tidsuppgifter samtidigt?
För närvarande måste du granska och godkänna varje tidsuppgift individuellt.
Vad händer när jag kasserar en tidsuppgift?
Tidsuppgiften markeras som "Kasserad" och räknas inte mot övertidskontot. Den förblir dock i granskningsloggen.
Meddelas anställda när jag godkänner eller avvisar en tidsuppgift?
Statusändringen är omedelbar synlig i den anställdes lista över tidsuppgifter.
Kan jag ångra ett godkännande?
Ja, du kan retroaktivt justera godkända tidsuppgifter via "Korrigera". Ändringen dokumenteras i granskningsloggen.