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Genehmigungsprozess

Premium-Feature

Die Zeiterfassung ist ein Premium-Feature. Um sie zu nutzen, benötigst du ein Premium-Abonnement.

Die Zeiterfassung in medishift folgt einem Genehmigungsprozess: Mitarbeiter reichen ihre Zeiten ein, Teamleiter prüfen und genehmigen sie. So wird sichergestellt, dass nur korrekte Zeiten ins Überstundenkonto fließen.

Status-Übersicht​

Jeder Zeiteintrag durchläuft einen klaren Status-Lebenszyklus:

Eingereicht → Genehmigt / Korrektur nötig / Verworfen

Eine vollständige Übersicht aller Status findest du unter Einträge verwalten.

Für Mitarbeiter​

Einträge einreichen​

Deine Zeiteinträge werden automatisch eingereicht — du musst dich um nichts kümmern:

  • Nach dem Ausstempeln wird der Eintrag automatisch als „Eingereicht" markiert.
  • Manuell nachgetragene Zeiten (über „Zeit nachtragen") werden ebenfalls sofort eingereicht.

Sobald der Eintrag eingereicht ist, kann dein Teamleiter ihn prüfen und genehmigen.

info

Du kannst eingereichte Einträge nicht mehr selbst bearbeiten. Wenn etwas nicht stimmt, kannst du bei genehmigten Einträgen eine Änderung anfragen.

Mehr zum Ein- und Ausstempeln findest du unter Ein- und Ausstempeln.

Für Teamleiter​

Einträge genehmigen​

So prüfst und genehmigst du eingereichte Zeiteinträge:

  1. Öffne den Team-Tab in der Zeiterfassung.
  2. Die KPI-Kachel „Ausstehend" zeigt die Anzahl offener Einträge.
  3. Klicke auf einen Eintrag, um die Detailansicht zu öffnen.
  4. Prüfe die Zeiten: Ein-/Ausstempelzeit, Pausen, Ist/Soll, Differenz.
  5. Wähle eine Aktion:
AktionBeschreibung
GenehmigenEintrag wird genehmigt, Nettozeit wird eingefroren und fließt ins Überstundenkonto
Korrektur anfordernEintrag geht zurück an den Mitarbeiter mit einer Begründung
KorrigierenDu passt die Zeiten direkt an (Ein-/Ausstempelzeit, Pausen) — Begründung erforderlich
VerwerfenEintrag wird als ungültig markiert (bleibt im Protokoll, zählt nicht)

Automatische Genehmigung​

Die automatische Genehmigung ist eine Opt-in-Einstellung, die du in den Zeiterfassungs-Einstellungen aktivieren kannst (siehe Zeiterfassung einrichten).

Wenn aktiviert:

  • Eingereichte Einträge werden sofort automatisch genehmigt.
  • Ausnahme: Einträge mit ArbZG-Warnungen werden nicht automatisch genehmigt — sie bleiben im Status „Eingereicht" und müssen manuell geprüft werden.

Mehr zu den gesetzlichen Prüfungen findest du unter ArbZG-Konformität.

tipp

Die automatische Genehmigung spart Zeit bei routinemäßigen Einträgen. Einträge mit Auffälligkeiten (z.B. ungewöhnlich lange Arbeitszeiten) landen trotzdem in deinem Posteingang.

Einträge korrigieren​

Wenn die Zeiten nicht stimmen, kannst du sie direkt anpassen:

  1. Öffne die Detailansicht des Eintrags.
  2. Klicke auf „Korrigieren" — der Bearbeitungsmodus wird aktiviert.
  3. Passe die Werte an: Ein-/Ausstempelzeit, Pausen (hinzufügen, entfernen oder ändern).
  4. Gib eine Begründung ein (wird im Protokoll gespeichert).
  5. Speichere die Änderungen — der Eintrag wird automatisch genehmigt.
warnung

Jede Korrektur wird lückenlos im Protokoll dokumentiert. Stelle sicher, dass die Begründung nachvollziehbar ist.

Änderungsanfragen bearbeiten​

Mitarbeiter können bei bereits genehmigten Einträgen eine Änderung anfragen. So bearbeitest du diese Anfragen:

  1. Die KPI-Kachel „Änderungsanträge" zeigt offene Anfragen.
  2. Klicke auf den Eintrag, um die Detailansicht zu öffnen.
  3. Du siehst: Aktuelle Zeiten vs. Beantragte Zeiten + die Begründung des Mitarbeiters.
  4. Wähle eine Aktion:
AktionBeschreibung
ÜbernehmenBeantragte Zeiten werden übernommen, Eintrag bleibt genehmigt
AblehnenAnfrage wird abgelehnt, Eintrag bleibt unverändert

Protokoll (Audit-Trail)​

Jede Aktion wird lückenlos dokumentiert und ist in der Detailansicht im Tab „Protokoll" einsehbar.

Folgende Ereignisse werden aufgezeichnet:

  • Eingereicht
  • Genehmigt / Automatisch genehmigt
  • Korrigiert (mit Begründung)
  • Korrektur angefordert (mit Begründung)
  • Verworfen
  • Änderung beantragt / Änderung übernommen / Änderung abgelehnt
Manipulationssicher

Protokolleinträge können nicht gelöscht oder nachträglich verändert werden. So ist die vollständige Historie jedes Zeiteintrags jederzeit nachvollziehbar.

Häufige Fragen​

Kann ich mehrere Einträge gleichzeitig genehmigen?​

Derzeit musst du jeden Eintrag einzeln prüfen und genehmigen.

Was passiert, wenn ich einen Eintrag verwerfe?​

Der Eintrag wird als „Verworfen" markiert und zählt nicht fürs Überstundenkonto. Er bleibt aber im Protokoll erhalten.

Werden Mitarbeiter benachrichtigt, wenn ich einen Eintrag genehmige oder ablehne?​

Die Statusänderung ist sofort in der Zeitenliste des Mitarbeiters sichtbar.

Kann ich eine Genehmigung rückgängig machen?​

Ja, du kannst genehmigte Einträge über „Korrigieren" nachträglich anpassen. Die Änderung wird im Protokoll dokumentiert.