Flux d'approbation
Le suivi du temps est une fonctionnalité Premium. Tu dois disposer d'un abonnement Premium pour l'utiliser.
Le suivi du temps dans medishift suit un flux d'approbation : les employés soumettent leurs heures, les chefs d'équipe les examinent et les approuvent. Cela garantit que seules les heures correctes sont transférées au compte d'heures supplémentaires.
Aperçu des statuts
Chaque entrée de temps suit un cycle de statut clair :
Soumise → Approuvée / Correction nécessaire / Rejetée
Pour un aperçu complet de tous les statuts, voir Gestion des entrées.
Pour les employés
Soumettre les entrées
Tes entrées de temps sont soumises automatiquement — tu n'as rien d'autre à faire :
- Après le départ, l'entrée est automatiquement marquée comme « Soumise ».
- Les heures ajoutées manuellement (via « Ajouter une entrée de temps ») sont également soumises immédiatement.
Une fois l'entrée soumise, ton chef d'équipe peut l'examiner et l'approuver.
Tu ne peux pas modifier les entrées soumises toi-même. Si quelque chose ne va pas, tu peux demander une modification sur les entrées approuvées.
En savoir plus sur le pointage à l'entrée et à la sortie sous Pointage à l'entrée et à la sortie.
Pour les chefs d'équipe
Approuver les entrées
Voici comment examiner et approuver les entrées de temps soumises :
- Ouvre l'onglet Équipe dans le suivi du temps.
- La tuile KPI « En attente » affiche le nombre d'entrées ouvertes.
- Clique sur une entrée pour ouvrir la vue de détail.
- Examine les heures : pointage à l'entrée/sortie, pauses, réel/cible, différence.
- Choisis une action :
| Action | Description |
|---|---|
| Approuver | L'entrée est approuvée, le temps net est gelé et transfère vers le compte d'heures supplémentaires |
| Demander une correction | L'entrée revient à l'employé avec une raison |
| Corriger | Tu ajustes directement les heures (pointage à l'entrée/sortie, pauses) — raison requise |
| Rejeter | L'entrée est marquée comme invalide (reste dans le journal, ne compte pas) |
Approbation automatique
L'approbation automatique est un paramètre que tu peux activer dans les paramètres de suivi du temps (voir Configuration du suivi du temps).
Quand elle est activée :
- Les entrées soumises sont immédiatement approuvées automatiquement.
- Exception : Les entrées avec des avertissements ArbZG ne sont pas approuvées automatiquement — elles restent « Soumises » et doivent être examinées manuellement.
En savoir plus sur les vérifications de conformité sous Conformité ArbZG.
L'approbation automatique te fait gagner du temps sur les entrées routinières. Les entrées avec des anomalies (par exemple, des heures de travail inhabituellement longues) atterrissent toujours dans ta boîte de réception.
Corriger les entrées
Si les heures sont incorrectes, tu peux les ajuster directement :
- Ouvre la vue de détail de l'entrée.
- Clique sur « Corriger » — le mode édition est activé.
- Ajuste les valeurs : heure de pointage à l'entrée/sortie, pauses (ajouter, supprimer ou modifier).
- Entre une raison (enregistrée dans le journal d'audit).
- Enregistre les modifications — l'entrée est automatiquement approuvée.
Chaque correction est entièrement documentée dans le journal d'audit. Assure-toi que la raison est claire et traçable.
Traiter les demandes de modification
Les employés peuvent demander des modifications sur les entrées déjà approuvées. Voici comment les traiter :
- La tuile KPI « Demandes de modification » affiche les demandes ouvertes.
- Clique sur l'entrée pour ouvrir la vue de détail.
- Tu verras : Heures actuelles vs. Heures demandées + la raison de l'employé.
- Choisis une action :
| Action | Description |
|---|---|
| Accepter | Les heures demandées sont appliquées, l'entrée reste approuvée |
| Rejeter | La demande est rejetée, l'entrée reste inchangée |
Journal d'audit (Piste d'audit)
Chaque action est entièrement documentée et visible dans la vue de détail sous l'onglet « Journal ».
Les événements suivants sont enregistrés :
- Soumise
- Approuvée / Approuvée automatiquement
- Corrigée (avec raison)
- Correction demandée (avec raison)
- Rejetée
- Modification demandée / Modification acceptée / Modification rejetée
Les entrées du journal ne peuvent pas être supprimées ou modifiées après coup. Cela garantit que l'historique complet de chaque entrée de temps est toujours traçable.
Questions fréquemment posées
Puis-je approuver plusieurs entrées à la fois ?
Actuellement, tu dois examiner et approuver chaque entrée individuellement.
Que se passe-t-il quand je rejette une entrée ?
L'entrée est marquée comme « Rejetée » et ne compte pas vers le compte d'heures supplémentaires. Cependant, elle reste dans le journal d'audit.
Les employés sont-ils notifiés quand j'approuve ou rejette une entrée ?
Le changement de statut est immédiatement visible dans la liste des entrées de temps de l'employé.
Puis-je annuler une approbation ?
Oui, tu peux ajuster rétroactivement les entrées approuvées via « Corriger ». Le changement est documenté dans le journal d'audit.