Configuration du suivi du temps
Le suivi du temps est une fonctionnalité Premium. Tu as besoin d'un abonnement Premium pour l'utiliser.
Dans cet article, tu apprendras comment activer le suivi du temps pour ton cabinet, quels paramètres tu peux configurer et comment les temps enregistrés interagissent avec le compte des heures supplémentaires.
Conditions préalables
Avant de configurer le suivi du temps, assure-toi que les conditions suivantes sont remplies :
- Abonnement Premium — Le suivi du temps est exclusivement disponible sur le plan Premium.
- Heures cibles quotidiennes configurées — Pour que la comparaison cible/réel et le compte des heures supplémentaires fonctionnent, tes employés doivent avoir des heures cibles quotidiennes configurées.
Il est préférable de configurer les heures cibles quotidiennes avant d'activer le suivi du temps. De cette façon, le compte des heures supplémentaires est prêt dès que les premiers temps sont enregistrés.
Activation du suivi du temps
Le suivi du temps doit être activé une fois par un administrateur ou un propriétaire.
Étape par étape
- Clique sur Time Tracking dans le menu principal.
- Tu accéderas à une page d'activation qui te montre les avantages du suivi du temps.
- Clique sur Activate Time Tracking.
- Dans la boîte de dialogue de confirmation, tu seras interrogé : "Use recorded times for the overtime account?"
- Par défaut : Yes — les entrées de temps approuvées s'écoulent automatiquement dans le compte des heures supplémentaires.
- Choisis No si tu souhaites utiliser le suivi du temps sans calculs de heures supplémentaires pour le moment.
- Confirme l'activation.
Tu peux modifier la connexion au compte des heures supplémentaires à tout moment dans les paramètres du suivi du temps.
Configuration des paramètres
Après l'activation, tu trouveras les paramètres directement dans la section suivi du temps. Ici tu peux ajuster deux options clés.
Approbation automatique
Avec le bouton bascule "Automatically approve times", tu décides si les entrées de temps soumises sont approuvées immédiatement ou si un administrateur doit les examiner manuellement.
- Activé : Les temps soumis sont approuvés automatiquement — sauf s'ils ont un avertissement ArbZG (par exemple, dépassement des heures de travail maximales ou pauses manquantes).
- Désactivé : Toutes les entrées de temps doivent être approuvées manuellement par un administrateur.
Même avec l'approbation automatique activée, les entrées avec avertissements ArbZG ne sont pas approuvées automatiquement. Elles nécessitent toujours un examen manuel. En savoir plus sous Conformité ArbZG.
Mode de rapprochement
Le mode de rapprochement détermine comment les temps sont comptabilisés pour le compte des heures supplémentaires — notamment pour les jours sans entrée de temps.
| Mode | Description |
|---|---|
| Recorded times only | Seuls les temps réellement enregistrés comptent. Pas d'entrée = 0 heures. |
| Recorded times with plan fallback | Les temps enregistrés ont la priorité. Pour les jours sans entrée, les services planifiés sont utilisés comme solution de secours. |
- Utilise "Recorded times only" si tous les employés doivent pointage d'entrée/sortie de manière cohérente et les entrées manquantes comptent comme non travaillées.
- Utilise "Recorded times with plan fallback" pour un déploiement plus progressif — par exemple, quand tous les employés ne pointent pas régulièrement encore et les services planifiés doivent servir de référence.
Intégration avec le compte des heures supplémentaires
Le suivi du temps et le compte des heures supplémentaires fonctionnent parfaitement ensemble :
- L'employé enregistre le temps — via le widget d'horloge ou une entrée manuelle.
- L'administrateur approuve — manuellement ou automatiquement (selon les paramètres).
- Temps approuvés = heures réelles — ils s'écoulent dans le compte des heures supplémentaires comme heures réellement travaillées.
- Comparaison cible/réel — le compte des heures supplémentaires compare les entrées de temps approuvées (réel) avec les heures cibles quotidiennes (cible) et calcule les heures supplémentaires ou les manques.
Comment les fonctionnalités fonctionnent ensemble
| Fonctionnalité | Rôle |
|---|---|
| Heures cibles quotidiennes | Définit les heures cibles par jour |
| Heures de travail | Définit la fenêtre de temps pour le travail |
| Suivi du temps | Documente les heures réellement travaillées (réel) |
| Compte des heures supplémentaires | Compare cible vs. réel et calcule le solde |
Questions fréquemment posées
Que se passe-t-il si un employé n'a pas d'heures cibles quotidiennes ?
Le suivi du temps fonctionne toujours — l'employé peut pointer d'entrée et de sortie normalement. Cependant, sans heures cibles quotidiennes, aucune comparaison cible/réel n'est possible et le compte des heures supplémentaires ne peut pas être utilisé. Configure les heures cibles quotidiennes pour débloquer la fonctionnalité complète.
Puis-je désactiver le suivi du temps ?
Non, le suivi du temps ne peut pas être désactivé indépendamment après activation. Toutes les entrées de temps existantes sont conservées. Si tu souhaites désactiver le suivi du temps, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Le suivi du temps fonctionne-t-il sur mobile ?
Oui, tes employés peuvent pointer d'entrée et de sortie directement dans l'application medishift. Trouve plus de détails sous Pointage d'entrée et de sortie.
Quelle est la différence entre le suivi du temps et la planification des services ?
La planification des services définit quand et combien de temps un employé doit travailler (heures cibles). Le suivi du temps documente quand et combien de temps il a réellement travaillé (heures réelles). Ensemble, ils permettent la comparaison cible/réel automatique dans le compte des heures supplémentaires.