Työajan seurannan asettaminen
Työajan seuranta on Premium-ominaisuus. Tarvitset Premium-tilauksen sen käyttöön.
Tässä artikkelissa opit aktivoimaan työajan seurannan toimistollesi, mitkä asetukset voit määrittää ja kuinka tallennettavat ajat ovat yhteydessä ylituntitiliin.
Edellytykset
Ennen työajan seurannan asettamista, varmista että seuraavat vaatimukset täyttyvät:
- Premium-tilaus — Työajan seuranta on saatavilla vain Premium-suunnitelmassa.
- Päivittäiset tavoitunnit määritetty — Jotta tavoite/toteutunut-vertailu ja ylituntitili toimisivat, työntekijöillä pitäisi olla päivittäiset tavoitunnit määritettynä.
On parasta asettaa päivittäiset tavoitunnit ennen työajan seurannan aktivoimista. Näin ylituntitili on valmis heti kun ensimmäiset tunnit on tallennettu.
Työajan seurannan aktivoiminen
Työajan seuranta tulee aktivoida kerran järjestelmänvalvojan tai omistajan toimesta.
Vaihe vaiheelta
- Klikkaa Työajan seuranta päävalikosta.
- Pääset aktivointisivulle, joka näyttää sinulle työajan seurannan edut.
- Klikkaa Aktivoi työajan seuranta.
- Vahvistusikkunassa sinulta kysytään: "Käytetäänkö tallennettuja aikoja ylituntitiliin?"
- Oletus: Kyllä — hyväksytyt aikakirjaukset siirtyvät automaattisesti ylituntitiliin.
- Valitse Ei jos haluat käyttää työajan seurantaa ilman ylituntilaskelmia toistaiseksi.
- Vahvista aktivointi.
Voit muuttaa yhteyttä ylituntitiliin milloin tahansa työajan seurannan asetuksissa.
Asetuksien määrittäminen
Aktivoinnin jälkeen asetukset löytyvät suoraan työajan seuranta -osiosta. Täällä voit säätää kahta keskeistä vaihtoehtoa.
Automaattinen hyväksyntä
"Hyväksy ajat automaattisesti" -kytkimellä määrität, hyväksytäänkö lähetetyt aikakirjaukset välittömästi vai tarvitsitseeko järjestelmänvalvoja tarkistaa ne manuaalisesti.
- Käytössä: Lähetetyt ajat hyväksytään automaattisesti — elleivät niillä ole ArbZG-varoitusta (esim. enimmäistyöajan ylittäminen tai taukojen puuttuminen).
- Pois käytöstä: Kaikki aikakirjaukset on hyväksyttävä manuaalisesti järjestelmänvalvojan toimesta.
Vaikka automaattinen hyväksyntä olisi käytössä, ArbZG-varoituksen omaavat kirjaukset eivät hyväksy automaattisesti. Ne vaativat aina manuaalisen tarkistuksen. Lue lisää osiosta ArbZG-vaatimustenmukaisuus.
Täsmäytystila
Täsmäytystila määrittää, kuinka ajat otetaan huomioon ylituntitilissä — erityisesti päiville, joille ei ole aikakirjausta.
| Tila | Kuvaus |
|---|---|
| Vain tallennetut ajat | Vain tosiasiallisesti kellotetut ajat lasketaan. Ei merkintää = 0 tuntia. |
| Tallennetut ajat ja suunnitelmanvaraus | Kellotetut ajat ovat ensisijalla. Päiville ilman merkintää käytetään suunniteltuja vuoroja varasuunnitelmana. |
- Käytä "Vain tallennetut ajat" jos kaikki työntekijät pitävät kellottaa säännöllisesti ja puuttuvat merkinnät lasketaan tekemättömiksi tunneiksi.
- Käytä "Tallennetut ajat ja suunnitelmanvaraus" pehmeämmälle käyttöönotolle — esim. kun kaikki työntekijät eivät vielä kellota säännöllisesti ja suunnitellut vuorot toimivat perusarvona.
Integraatio ylituntitiliin
Työajan seuranta ja ylituntitili toimivat saumattomasti yhteen:
- Työntekijä tallentaa ajan — kellon widgetin tai manuaalisen merkinnän kautta.
- Järjestelmänvalvoja hyväksyy — manuaalisesti tai automaattisesti (asetuksista riippuen).
- Hyväksytyt ajat = toteutuneet tunnit — ne siirtyvät ylituntitiliin tosiasiallisesti tehdyiksi tunneiksi.
- Tavoite/toteutunut-vertailu — ylituntitili vertaa hyväksyttyjä aikakirjauksia (toteutunut) päivittäisiin tavoitunteihin (tavoite) ja laskee ylitunnit tai alitunnit.
Kuinka ominaisuudet toimivat yhdessä
| Ominaisuus | Rooli |
|---|---|
| Päivittäiset tavoitunnit | Määrittää tavoitunnit päivää kohti |
| Työajat | Määrittää aikaikkunan työlle |
| Työajan seuranta | Dokumentoi tosiasiallisesti tehdyt tunnit (toteutunut) |
| Ylituntitili | Vertaa tavoitetta ja toteutunutta ja laskee saldon |
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tapahtuu jos työntekijällä ei ole päivittäisiä tavoitunteja?
Työajan seuranta toimii silti — työntekijä voi kellottaa normaalisti. Ilman päivittäisiä tavoitunteja tavoite/toteutunut-vertailu ei kuitenkaan ole mahdollista ja ylituntitiliä ei voi käyttää. Aseta päivittäiset tavoitunnit käyttöön pääset täyteen toiminnallisuuteen.
Voinko poistaa työajan seurannan käytöstä?
Ei, työajan seurantaa ei voi poistaa käytöstä itsenäisesti aktivoinnin jälkeen. Kaikki olemassa olevat aikakirjaukset säilyvät. Jos haluat poistaa työajan seurannan käytöstä, ota yhteyttä tukitiimiimme.
Toimiiko työajan seuranta mobiilissa?
Kyllä, työntekijöt voivat kellottaa medishift-sovelluksessa suoraan. Lue lisätiedot osiosta Kellottaminen sisään ja ulos.
Mitä eroa on työajan seurannalla ja vuorosuunnittelulla?
Vuorosuunnittelu määrittää milloin ja kuinka kauan työntekijän pitää työskennellä (tavoiteajat). Työajan seuranta dokumentoi milloin ja kuinka kauan hän tosiasiallisesti työskenteli (toteutuneet ajat). Yhdessä ne mahdollistavat automaattisen tavoite/toteutunut-vertailun ylituntitilissä.