Konfigurera tidsspårning
Tidsspårning är en Premium-funktion. Du behöver en Premium-prenumeration för att använda den.
I den här artikeln får du lära dig hur du aktiverar tidsspårning för din praktik, vilka inställningar du kan konfigurera och hur registrerade tider interagerar med övertidskontot.
Förutsättningar
Innan du konfigurerar tidsspårning kontrollerar du att följande krav är uppfyllda:
- Premium-prenumeration — Tidsspårning är endast tillgänglig på Premium-planen.
- Dagliga målarbetstimmar konfigurerade — För att målvärdejämförelsen och övertidskontot ska fungera bör dina anställda ha dagliga målarbetstimmar konfigurerade.
Det är bäst att konfigurera dagliga målarbetstimmar innan du aktiverar tidsspårning. På så sätt är övertidskontot klart så snart de första timmarna registreras.
Aktivera tidsspårning
Tidsspårning måste aktiveras en gång av en administratör eller ägare.
Steg för steg
- Klicka på Time Tracking i huvudmenyn.
- Du landar på en aktiveringssida som visar fördelarna med tidsspårning.
- Klicka på Activate Time Tracking.
- I bekräftelsedialogrutan tillfrågas du: "Use recorded times for the overtime account?"
- Standard: Yes — godkända tidsregistreringar flödar automatiskt in på övertidskontot.
- Välj No om du vill använda tidsspårning utan övertidsberäkningar för närvarande.
- Bekräfta aktiveringen.
Du kan när som helst ändra anslutningen till övertidskontot i tidsspårningsinställningarna.
Konfigurera inställningar
Efter aktiveringen hittar du inställningarna direkt i tidsspårningsavsnittet. Här kan du justera två nyckelval.
Automatiskt godkännande
Med växeln "Automatically approve times" bestämmer du om skickade tidsregistreringar godkänns omedelbar eller om en administratör måste granska dem manuellt.
- Aktiverad: Skickade tider godkänns automatiskt — om de inte har en ArbZG-varning (t.ex. överskridande av maximala arbetstimmar eller saknade pausar).
- Inaktiverad: Alla tidsregistreringar måste godkännas manuellt av en administratör.
Även med automatiskt godkännande aktiverat godkänns poster med ArbZG-varningar inte automatiskt. Dessa kräver alltid manuell granskning. Läs mer under ArbZG Compliance.
Avstämningsläge
Avstämningsmoden bestämmer hur tider beaktas för övertidskontot — särskilt för dagar utan tidsregistrering.
| Läge | Beskrivning |
|---|---|
| Recorded times only | Endast faktiskt registrerade tider räknas. Ingen post = 0 timmar. |
| Recorded times with plan fallback | Registrerade tider får prioritet. För dagar utan post används planerade skift som reserv. |
- Använd "Recorded times only" om alla anställda konsekvent ska stämpla in/ut och saknade poster räknas som inte arbetade.
- Använd "Recorded times with plan fallback" för en mjukare övergång — t.ex. när inte alla anställda regelbundet stämplar in ännu och planerade skift ska fungera som baslinjen.
Integration med övertidskontot
Tidsspårning och övertidskontot fungerar sömlöst tillsammans:
- Anställd registrerar tid — via klockklocka eller manuell post.
- Administratör godkänner — manuellt eller automatiskt (beroende på inställningar).
- Godkända tider = faktiska timmar — de flödar in på övertidskontot som faktiskt arbetade timmar.
- Målvärdejämförelse — övertidskontot jämför godkända tidsregistreringar (faktisk) med dagliga målarbetstimmar (målvärde) och beräknar övertid eller undertid.
Hur funktionerna fungerar tillsammans
| Funktion | Roll |
|---|---|
| Dagliga målarbetstimmar | Definierar målarbetstimmarna per dag |
| Arbetstider | Definierar tidsfönstret för arbete |
| Tidsspårning | Dokumenterar de faktiskt arbetade timmarna (faktisk) |
| Övertidskonto | Jämför målvärde kontra faktisk och beräknar saldot |
Vanliga frågor
Vad händer om en anställd inte har dagliga målarbetstimmar?
Tidsspårning fungerar fortfarande — den anställde kan stämpla in och ut som vanligt. Men utan dagliga målarbetstimmar är ingen målvärdejämförelse möjlig, och övertidskontot kan inte användas. Konfigurera dagliga målarbetstimmar för att låsa upp fullständiga funktioner.
Kan jag inaktivera tidsspårning?
Nej, tidsspårning kan inte inaktiveras oberoende efter aktivering. Alla befintliga tidsregistreringar bevaras. Om du vill inaktivera tidsspårning kontaktar du vår supportteam.
Fungerar tidsspårning på mobilen?
Ja, dina anställda kan stämpla in och ut direkt i medishift-appen. Hitta mer information under Stämpla in och ut.
Vad är skillnaden mellan tidsspårning och skiftplanering?
Skiftplanering definierar när och hur länge en anställd bör arbeta (målarbetstimmar). Tidsspårning dokumenterar när och hur länge de faktiskt arbetade (faktiska timmar). Tillsammans möjliggör de automatisk målvärdejämförelse i övertidskontot.