ArbZG-Konformität
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medishift prüft Zeiteinträge automatisch auf Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und zeigt Warnungen an, wenn Grenzwerte überschritten werden. So behältst du als Teamleiter den Überblick und kannst frühzeitig reagieren.
Warnungstypen
medishift erkennt folgende Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz:
| Warnung | Schwellenwert | Beschreibung |
|---|---|---|
| Ruhezeit | < 11 Stunden | Zwischen dem Ausstempeln und dem nächsten Einstempeln müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen (§ 5 ArbZG). |
| Tagesmaximum | > 10 Stunden | Die tägliche Arbeitszeit darf 10 Stunden nicht überschreiten (§ 3 ArbZG). |
| Wochenmaximum | > 48 Stunden | Die wöchentliche Arbeitszeit darf im Durchschnitt 48 Stunden nicht überschreiten (§ 3 ArbZG). |
Wo werden Warnungen angezeigt?
Warnungen erscheinen an mehreren Stellen, damit nichts übersehen wird:
- Beim Ausstempeln: Im Bestätigungsdialog erscheint ein Hinweis, z. B. wenn die Ruhezeit zum nächsten Arbeitstag unterschritten wird.
- In der Team-Tabelle: Ein Warnungssymbol neben dem betroffenen Eintrag macht auf den Verstoß aufmerksam.
- In der Detailansicht: Eine detaillierte Warnung mit Beschreibung erklärt, welcher Grenzwert überschritten wurde.
- Im Genehmigungsprozess: Einträge mit Warnungen werden nicht automatisch genehmigt — auch wenn die automatische Genehmigung aktiviert ist.
Automatische Genehmigung und Warnungen
Wenn du die automatische Genehmigung aktiviert hast, gilt folgende Logik:
- Einträge ohne Warnungen werden sofort automatisch genehmigt.
- Einträge mit Warnungen bleiben im Status „Eingereicht" und müssen manuell geprüft werden.
So wird sichergestellt, dass auffällige Einträge immer von einem Teamleiter gesehen und bewertet werden.
Die automatische Genehmigung kannst du in den Zeiterfassungs-Einstellungen aktivieren. Mehr dazu unter Zeiterfassung einrichten.
Umgang mit Warnungen
Als Teamleiter gehst du bei Einträgen mit Warnungen wie folgt vor:
- Öffne den Team-Tab und filtere nach „Eingereicht".
- Priorisiere Einträge mit dem Warnungssymbol.
- Öffne die Detailansicht — dort wird die Warnung erklärt.
- Entscheide dich für eine der folgenden Optionen:
Genehmigen trotz Warnung
Wenn die Situation gerechtfertigt ist (z. B. Notdienst), kannst du den Eintrag trotzdem genehmigen. Die Warnung bleibt im Audit-Protokoll dokumentiert.
Zeiten korrigieren
Passe die Zeiten direkt an, um den Grenzwert einzuhalten. Der Mitarbeiter wird über die Änderung informiert.
Mit dem Mitarbeiter klären
Fordere eine Korrektur an, damit der Mitarbeiter seine Zeiten selbst anpasst. Mehr dazu unter Genehmigungsprozess.
Dokumentiere bei genehmigten Warnungen kurz den Grund (z. B. „Notdienst"). Das hilft bei einer späteren Prüfung.
medishift zeigt Warnungen als Hilfestellung an, ersetzt aber keine arbeitsrechtliche Beratung. Als Arbeitgeber bist du für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes verantwortlich. Konsultiere im Zweifelsfall einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Prüfungszeitraum
Warnungen werden über ein Zeitfenster von ±8 Tagen um den jeweiligen Eintrag berechnet. So werden auch Grenzfälle erkannt — etwa eine Ruhezeitverletzung über Tagesgrenzen hinweg oder eine Überschreitung des Wochenmaximums am Rand einer Kalenderwoche.
Häufige Fragen
Kann ich Warnungen deaktivieren?
Nein. ArbZG-Warnungen sind ein fester Bestandteil der Zeiterfassung und können nicht deaktiviert werden. Sie dienen deinem Schutz als Arbeitgeber.
Wird eine Warnung auch für den Mitarbeiter angezeigt?
Ja. Beim Ausstempeln sieht der Mitarbeiter eine Ruhezeitwarnung, wenn die Mindestpause zum nächsten Arbeitstag nicht eingehalten wird.
Kann ich einen Eintrag trotz Warnung genehmigen?
Ja, du kannst Einträge mit Warnungen manuell genehmigen. Die Warnung bleibt im Audit-Protokoll dokumentiert, sodass die Entscheidung nachvollziehbar ist.
Berücksichtigt medishift Ausnahmen vom ArbZG (z. B. für Ärzte)?
medishift wendet die allgemeinen Grenzwerte des ArbZG an. Branchenspezifische Ausnahmen (z. B. nach dem Krankenhausarbeitszeitgesetz) werden aktuell nicht berücksichtigt.