Feste Einsatzzeiten
Feste Einsatzzeiten sind ein Premium-Feature. Um dieses Feature zu nutzen, benötigst du ein Premium-Abonnement.
Mit festen Einsatzzeiten legst du fest, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten ein Mitarbeiter arbeitet. Diese Konfiguration wirkt sich automatisch auf die Urlaubsberechnung und Schichtvalidierung aus.
Das Feature finden
Du findest die Einstellung "Feste Einsatzzeiten" im Mitarbeiterprofil:
- Gehe zu Mitarbeiter im Hauptmenü
- Klicke auf einen Mitarbeiter, um das Profil zu öffnen
- Wechsle zum Tab Arbeitszeiten
Konfiguration
Zwei Modi
Du hast zwei Möglichkeiten:
| Modus | Beschreibung | Wann verwenden? |
|---|---|---|
| Keine festen Einsatzzeiten | Der Mitarbeiter hat keine festen Einsatzzeiten und kann immer arbeiten. | Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten |
| Feste Einsatzzeiten | Für jeden Wochentag wird definiert, ob und wann gearbeitet wird. | Mitarbeiter mit regelmäßigem Arbeitsrhythmus |
Arbeitstage konfigurieren
Wenn du "Feste Einsatzzeiten" aktivierst, erscheint eine Übersicht aller sieben Wochentage:
Für jeden Tag kannst du einstellen:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Ganztag | Der Mitarbeiter arbeitet an diesem Tag. Du gibst Start- und Endzeit ein. |
| Frei | Der Mitarbeiter arbeitet nicht an diesem Tag. Dieser Tag zählt nicht als Arbeitstag. |
Uhrzeiten eingeben
Für jeden Arbeitstag ("Ganztag") gibst du die Arbeitszeiten ein:
- Startzeit: Wann beginnt die Arbeit?
- Endzeit: Wann endet die Arbeit?
Bei Nachtschichten, die über Mitternacht gehen (z.B. 22:00 - 06:00), erkennt das System automatisch, dass die Endzeit am Folgetag liegt.
Auswirkungen auf andere Funktionen
Sollstunden
Feste Einsatzzeiten haben keine Auswirkung auf die Sollstunden eines Mitarbeiters. Sie legen nur fest, wann gearbeitet wird – nicht wie viele Stunden. Für die Anzahl der Stunden musst du die Sollstunden (Wochen- oder Tagessollstunden) konfigurieren.
Urlaubsberechnung
Die festen Einsatzzeiten haben direkten Einfluss darauf, wie Urlaubstage berechnet werden.
Ohne feste Einsatzzeiten (Standard)
Das System nimmt an, dass der Mitarbeiter Montag bis Freitag arbeitet:
- Samstage und Sonntage werden automatisch abgezogen
- Feiertage werden abgezogen, wenn sie auf Mo-Fr fallen
Mit festen Einsatzzeiten
Das System verwendet die konfigurierten Arbeitstage:
- Nur Tage mit Status "Ganztag" zählen als Arbeitstage
- Tage mit Status "Frei" werden nicht als Urlaubstage gezählt
- Feiertage werden nur abgezogen, wenn sie auf einen Arbeitstag fallen
Mitarbeiter: Lisa arbeitet Montag bis Donnerstag, Freitag ist frei.
Urlaub: 13. Januar (Montag) bis 17. Januar (Freitag)
| Berechnung | Ohne feste Einsatzzeiten | Mit festen Einsatzzeiten |
|---|---|---|
| Gezählte Tage | Mo, Di, Mi, Do, Fr = 5 Tage | Mo, Di, Mi, Do = 4 Tage |
| Urlaubstage | 5 Urlaubstage | 4 Urlaubstage |
Fazit: Lisa spart 1 Urlaubstag, weil der Freitag nicht als Arbeitstag zählt.
Mitarbeiter: Max arbeitet Montag bis Donnerstag.
Szenario: Der 1. Mai (Feiertag) fällt auf einen Freitag.
| Berechnung | Ohne feste Einsatzzeiten | Mit festen Einsatzzeiten |
|---|---|---|
| Feiertag zählt? | Ja (Freitag = Arbeitstag) | Nein (Freitag = frei) |
Fazit: Für Max hat dieser Feiertag keine Auswirkung auf seinen Urlaubsanspruch.
Regelsystem (Schichtvalidierung)
Feste Einsatzzeiten sind Teil des Regelsystems. Wenn aktiviert, prüft medishift bei der Schichtplanung:
- Arbeitstag-Prüfung: Wird eine Schicht an einem freien Tag geplant?
- Zeitfenster-Prüfung: Liegt die Schicht innerhalb der konfigurierten Arbeitszeiten?
Warnungen im Dienstplan
Wenn du versuchst, einem Mitarbeiter eine Schicht zuzuweisen, die nicht zu seinen Arbeitszeiten passt, siehst du eine Warnung:
Beispiele für Warnungen:
| Situation | Warnung |
|---|---|
| Schicht am freien Samstag | "Max arbeitet samstags nicht" |
| Schicht außerhalb der Zeiten | "Lisa arbeitet montags nur 08:00 - 17:00" |
Diese Prüfungen sind Warnungen, keine harten Sperren. Du kannst die Zuweisung trotzdem vornehmen, wenn es einen guten Grund gibt (z.B. Vertretung).
Mitarbeiter-Dropdown
Im Mitarbeiter-Dropdown bei der Schichtbesetzung werden Konflikte direkt angezeigt:
Das hilft dir, schnell zu erkennen, welche Mitarbeiter für eine bestimmte Schicht verfügbar sind.
Praktische Beispiele
Sarah arbeitet Montag bis Donnerstag, jeweils 08:00 - 16:30.
Konfiguration:
| Tag | Status | Startzeit | Endzeit |
|---|---|---|---|
| Montag | Ganztag | 08:00 | 16:30 |
| Dienstag | Ganztag | 08:00 | 16:30 |
| Mittwoch | Ganztag | 08:00 | 16:30 |
| Donnerstag | Ganztag | 08:00 | 16:30 |
| Freitag | Frei | - | - |
| Samstag | Frei | - | - |
| Sonntag | Frei | - | - |
Auswirkungen:
- Urlaubstage werden nur für Mo-Do gezählt
- Warnungen erscheinen, wenn Schichten freitags geplant werden
Thomas arbeitet Nachtschichten von Mittwoch bis Sonntag.
Konfiguration:
| Tag | Status | Startzeit | Endzeit |
|---|---|---|---|
| Montag | Frei | - | - |
| Dienstag | Frei | - | - |
| Mittwoch | Ganztag | 22:00 | 06:00 |
| Donnerstag | Ganztag | 22:00 | 06:00 |
| Freitag | Ganztag | 22:00 | 06:00 |
| Samstag | Ganztag | 22:00 | 06:00 |
| Sonntag | Ganztag | 22:00 | 06:00 |
Auswirkungen:
- Urlaubstage zählen nur für Mi-So
Julia arbeitet Donnerstag bis Montag (frei: Di + Mi).
Konfiguration:
| Tag | Status | Startzeit | Endzeit |
|---|---|---|---|
| Montag | Ganztag | 09:00 | 17:00 |
| Dienstag | Frei | - | - |
| Mittwoch | Frei | - | - |
| Donnerstag | Ganztag | 09:00 | 17:00 |
| Freitag | Ganztag | 09:00 | 17:00 |
| Samstag | Ganztag | 09:00 | 17:00 |
| Sonntag | Ganztag | 09:00 | 17:00 |
Auswirkungen:
- Urlaubstage werden für Do-Mo gezählt (nicht Di-Mi)
- Feiertage am Dienstag oder Mittwoch haben keine Auswirkung
- Das Regelsystem berücksichtigt die ungewöhnliche Arbeitswoche
Häufige Fragen
Muss ich für jeden Mitarbeiter feste Einsatzzeiten einrichten?
Nein. Feste Einsatzzeiten sind optional. Wenn du sie nicht konfigurierst, verwendet das System die Standard-Arbeitswoche (Montag bis Freitag).
Was passiert, wenn ich die Arbeitszeiten ändere?
Änderungen gelten ab sofort. Bereits genehmigte Abwesenheiten werden nicht automatisch neu berechnet. Bei Bedarf kannst du diese manuell anpassen.
Kann ich Nachtschichten konfigurieren?
Ja! Gib einfach eine Endzeit ein, die vor der Startzeit liegt (z.B. Start: 22:00, Ende: 06:00). Das System erkennt dies automatisch als Nachtschicht.
Zusammenfassung
| Aspekt | Auswirkung |
|---|---|
| Urlaubsberechnung | Nur konfigurierte Arbeitstage zählen als Urlaubstage |
| Feiertage | Werden nur abgezogen, wenn sie auf einen Arbeitstag fallen |
| Schichtplanung | Warnungen bei Konflikten mit Arbeitszeiten |
| Mitarbeiter-Dropdown | Zeigt Verfügbarkeits-Hinweise basierend auf Arbeitszeiten |
Konfiguriere feste Einsatzzeiten für alle Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitsmustern – besonders bei Teilzeit und Schichtarbeit. So erhältst du präzisere Urlaubsberechnungen und hilfreiche Warnungen bei der Dienstplanung.