Mitarbeiter verwalten
Nachdem du einen Mitarbeiter angelegt hast, kannst du sein Profil jederzeit bearbeiten. Das Mitarbeiterprofil ist in vier Bereiche unterteilt: Stammdaten, Arbeitsbereiche, Vertragsdaten und Urlaubskonto.
Das Mitarbeiterprofil öffnen
- Gehe zu Mitarbeiter im Hauptmenü
- Klicke auf den Namen des Mitarbeiters, den du bearbeiten möchtest
Es öffnet sich das Mitarbeiterprofil mit einer Navigation auf der linken Seite (Desktop) oder als Tabs oben (Mobile).
Stammdaten
Im Tab Stammdaten findest du die persönlichen Informationen des Mitarbeiters.
Bearbeitbare Felder
| Feld | Beschreibung | Pflichtfeld |
|---|---|---|
| Profilbild | Avatar des Mitarbeiters – kann hochgeladen werden | Nein |
| Titel | Akademischer Titel (Kein Titel, Dr., Prof. Dr.) | Nein |
| Vorname | Vorname des Mitarbeiters | Ja |
| Nachname | Nachname des Mitarbeiters | Ja |
| E-Mail-Adresse | E-Mail für Login und Benachrichtigungen | Ja |
| Telefonnummer | Kontaktnummer des Mitarbeiters | Nein |
Änderungen speichern
- Bearbeite die gewünschten Felder
- Der Speichern-Button wird aktiv, sobald Änderungen vorliegen
- Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen
Wenn ein Mitarbeiter bereits eine Einladung erhalten hat (Status "Ausstehend"), kann die E-Mail-Adresse nicht mehr geändert werden. Du müsstest den Mitarbeiter archivieren und neu anlegen.
Arbeitsbereiche
Im Tab Arbeitsbereiche legst du fest, in welchen Bereichen der Mitarbeiter eingesetzt werden kann.
Arbeitsbereiche zuweisen
- Wechsle zum Tab Arbeitsbereiche
- Klicke auf das Dropdown-Feld
- Wähle einen oder mehrere Arbeitsbereiche aus
- Klicke auf Speichern
Sobald du einem Mitarbeiter Arbeitsbereiche zuweist, erscheint er im Dienstplan dieser Bereiche und kann dort für Schichten eingeplant werden.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Beschreibung |
|---|---|
| Standort erforderlich | Der Mitarbeiter muss einem Standort zugeordnet sein |
| Gleicher Standort | Es werden nur Arbeitsbereiche des gleichen Standorts angezeigt |
Arbeitsbereiche entfernen
- Klicke auf das X neben dem Arbeitsbereich, den du entfernen möchtest
- Klicke auf Speichern
Der Mitarbeiter wird aus dem Dienstplan dieses Arbeitsbereichs entfernt, aber bereits geplante Schichten bleiben bestehen.
Vertragsdaten
Im Tab Vertragsdaten konfigurierst du die arbeitsvertraglichen Informationen des Mitarbeiters.
Wochenstunden
Hier gibst du an, wie viele Stunden pro Woche der Mitarbeiter arbeitet.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Wochenstunden | Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche (1-100 Stunden) |
| Eingabe | Dezimalzahlen in 0,5-Schritten möglich (z.B. 38,5) |
| Standard | 40 Stunden |
Feste Arbeitszeiten
Zusätzlich zu den Wochenstunden kannst du feste Arbeitszeiten definieren. Damit legst du fest, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten ein Mitarbeiter arbeitet.
Feste Arbeitszeiten haben weitreichende Auswirkungen auf die Urlaubsberechnung und das Regelsystem. Eine detaillierte Anleitung findest du unter Feste Arbeitszeiten.
Urlaubstage und Übertrag
Im unteren Bereich des Vertragsdaten-Tabs kannst du die Urlaubstage des Mitarbeiters konfigurieren:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Jahresurlaubstage | Anzahl der Urlaubstage pro Jahr (1-50 Tage) |
| Übertrag aus Vorjahr | Resturlaub, der aus dem Vorjahr übernommen wird (0-15 Tage) |
Die hier eingetragenen Urlaubstage und der Übertrag fließen direkt in das Urlaubskonto des Mitarbeiters ein und bestimmen, wie viele Tage insgesamt zur Verfügung stehen.
Urlaubskonto
Im Mitarbeiterprofil findest du eine Übersicht über das Urlaubskonto. Hier siehst du auf einen Blick, wie viele Urlaubstage verfügbar sind, welche bereits genommen wurden und wie viele noch übrig sind.
Das Urlaubskonto finden
- Öffne das Mitarbeiterprofil
- Wechsle zum Tab Abwesenheiten
Angezeigte Informationen
Das Urlaubskonto zeigt dir folgende Werte:
| Wert | Beschreibung |
|---|---|
| Verfügbare Urlaubstage | Anzahl der noch verfügbaren Tage (groß angezeigt) |
| Bestätigt | Bereits genehmigte und genommene Urlaubstage |
| Ausstehend | Beantragte, aber noch nicht genehmigte Urlaubstage |
Die verfügbaren Urlaubstage werden wie folgt berechnet:
Verfügbar = Jahresurlaub + Übertrag − Bestätigte Tage
Ausstehende (noch nicht genehmigte) Anträge werden nicht von den verfügbaren Tagen abgezogen.
Jahresauswahl
Über das Dropdown rechts neben "Urlaubskonto" kannst du zwischen verschiedenen Jahren wechseln. So siehst du auch die Urlaubskonten vergangener Jahre.
- Standard: Das aktuelle Jahr wird angezeigt
- Vergangene Jahre: Wähle ein anderes Jahr aus dem Dropdown
Abwesenheiten-Liste
Unterhalb der Urlaubskonto-Übersicht siehst du alle Abwesenheiten des Mitarbeiters für das ausgewählte Jahr:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Kategorie | Art der Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank) mit farbigem Icon |
| Zeitraum | Start- und Enddatum der Abwesenheit |
| Status | Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt |
| Urlaubstage | Anzahl der angerechneten Urlaubstage |
Zusammenspiel mit Vertragsdaten
Die Werte im Urlaubskonto basieren auf den Einstellungen im Tab Vertragsdaten:
- Jahresurlaubstage (unter Vertragsdaten) bestimmen den Grundanspruch
- Übertrag aus Vorjahr (unter Vertragsdaten) wird zum Anspruch addiert
- Genehmigte Abwesenheiten werden automatisch abgezogen
Wenn du die Jahresurlaubstage oder den Übertrag ändern möchtest, gehe zum Tab Vertragsdaten und passe die Werte im Abschnitt "Urlaubstage und Übertrag" an.
Praktische Beispiele
Dr. Anna Schmidt soll ab sofort auch im Bereich "Labor" eingesetzt werden.
Vorgehen:
- Öffne das Profil von Dr. Anna Schmidt
- Wechsle zum Tab Arbeitsbereiche
- Klicke auf das Dropdown und wähle "Labor" aus
- Klicke auf Speichern
Ergebnis: Anna erscheint jetzt auch im Dienstplan des Arbeitsbereichs "Labor" und kann dort für Schichten eingeplant werden.
Max Müller reduziert seine Arbeitszeit auf 30 Stunden pro Woche.
Vorgehen:
- Öffne das Profil von Max Müller
- Wechsle zum Tab Vertragsdaten
- Ändere die Wochenstunden von 40 auf 30
- Optional: Passe die festen Arbeitszeiten an, wenn Max an bestimmten Tagen frei hat
- Klicke auf Speichern
Ergebnis: Die neuen Wochenstunden sind hinterlegt. Wenn du zusätzlich feste Arbeitszeiten konfigurierst, werden Urlaubstage korrekt berechnet.
Lisa Weber bekommt 30 Urlaubstage und hat noch 3 Tage Resturlaub aus dem Vorjahr.
Vorgehen:
- Öffne das Profil von Lisa Weber
- Wechsle zum Tab Vertragsdaten
- Scrolle zum Abschnitt Urlaubstage
- Trage bei Jahresurlaubstage "30" ein
- Trage bei Übertrag aus Vorjahr "3" ein
- Klicke auf Speichern
Ergebnis: Lisa hat insgesamt 33 Urlaubstage zur Verfügung. Der Verbrauch wird im Urlaubskonto (Tab Abwesenheiten) automatisch nachverfolgt.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten?
Nein, aktuell muss jeder Mitarbeiter einzeln bearbeitet werden. Du kannst aber Arbeitsbereiche bereits beim Anlegen eines Mitarbeiters zuweisen.
Wie wirken sich die Wochenstunden auf die Planung aus?
Die Wochenstunden dienen derzeit als Information. In Kombination mit festen Arbeitszeiten können sie jedoch für das Regelsystem genutzt werden, um Warnungen bei Überschreitung anzuzeigen.
Kann ich Änderungen rückgängig machen?
Solange du nicht auf Speichern geklickt hast, kannst du das Profil schließen und die Änderungen werden verworfen. Nach dem Speichern müsstest du die Werte manuell zurückändern.
Zusammenfassung
| Bereich | Was du bearbeiten kannst |
|---|---|
| Stammdaten | Name, Titel, E-Mail, Telefon, Profilbild |
| Arbeitsbereiche | Zuweisung zu einem oder mehreren Arbeitsbereichen |
| Vertragsdaten | Wochenstunden, feste Arbeitszeiten, Urlaubstage |
| Urlaubskonto | Übersicht über verfügbare, genommene und verbleibende Urlaubstage |
Konfiguriere für jeden Mitarbeiter mindestens die Wochenstunden und die Arbeitsbereiche. Für Teilzeit-Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit festen Arbeitsmustern empfehlen wir zusätzlich die festen Arbeitszeiten einzurichten – das sorgt für präzisere Urlaubsberechnungen und hilfreiche Warnungen bei der Dienstplanung.