Työntekijöiden hallinta
Kun olet luonut työntekijän, voit muokata hänen profiiliaan milloin tahansa. Työntekijäprofiili on jaettu useisiin osioihin: Henkilötiedot, Työajat, Vuosiloma ja Lomavelka.
Työntekijäprofiilin avaaminen
- Siirry päävalikossa kohtaan Työntekijät
- Napsauta sen työntekijän nimeä, jota haluat muokata
Työntekijäprofiili avautuu navigointivalikolla vasemmalla puolella (työpöytä) tai välilehtinä ylhäällä (mobiili).
Henkilötiedot
Henkilötiedot-välilehdellä löydät työntekijän henkilökohtaiset tiedot.
Muokattavat kentät
| Kenttä | Kuvaus | Pakollinen |
|---|---|---|
| Profiilikuva | Työntekijän avatar – voidaan ladata | Ei |
| Arvonimi | Akateeminen arvonimi (Ei arvonimeä, Dr., Prof. Dr.) | Ei |
| Etunimi | Työntekijän etunimi | Kyllä |
| Sukunimi | Työntekijän sukunimi | Kyllä |
| Sähköpostiosoite | Sähköposti kirjautumiselle ja ilmoituksille | Kyllä |
| Puhelinnumero | Työntekijän yhteystiedot | Ei |
Muutosten tallentaminen
- Muokkaa halutut kentät
- Tallenna-painike aktivoituu heti, kun muutoksia on tehty
- Napsauta Tallenna soveltaaksesi muutoksia
Jos työntekijä on jo saanut kutsun (tila "Odottaa"), sähköpostiosoitetta ei voi enää muuttaa. Sinun täytyisi arkistoida työntekijä ja luoda uusi.
Työajat
Työajat-välilehdellä on kaksi asetusta:
- Tavoiteajat – Kuinka monta tuntia viikossa tai päivässä tulisi työskennellä. Päivittäiset tavoiteajat ovat edellytys ylituntivelalle.
- Käyttöönottajat – Mihin päiviin ja mihin aikaikkunaan työntekijä työskentelee. Käytetään vuorosuunnitelman sääntöjärjestelmässä ja lomaanlaskennassa.
Vuosiloma
Vuosiloma -välilehdellä määrität työntekijän lomapäivät:
| Vaihtoehto | Kuvaus |
|---|---|
| Vuotuiset lomapäivät | Lomapäivien lukumäärä vuodessa (1–50 päivää) |
| Siirtymä edellisestä vuodesta | Jäljellä olevat lomat edellisestä vuodesta (0–15 päivää) |
Tässä syötetyt lomapäivät ja siirtymä menevät suoraan työntekijän lomavelkaan ja määrittävät, kuinka monta päivää on yhteensä käytettävissä.
Lomavelka
Työntekijäprofiilissa näet lomavelkan yleiskatsauksen. Tässä voit nähdä yhdellä silmäyksellä, kuinka monta lomapäivää on käytettävissä, mitkä on jo käytetty ja kuinka monta jää jäljelle.
Lomavelkan etsiminen
- Avaa työntekijäprofiili
- Siirry Poissaolot-välilehdelle
Näytetyt tiedot
Lomavelka näyttää sinulle seuraavat arvot:
| Arvo | Kuvaus |
|---|---|
| Saatavilla olevat lomapäivät | Jäljellä olevien päivien lukumäärä (näytetään näkyvästi) |
| Vahvistetut | Jo hyväksytyt ja käytetyt lomapäivät |
| Odottavat | Pyydetyt, mutta vielä hyväksymättömät lomapäivät |
Saatavilla olevat lomapäivät lasketaan seuraavasti:
Saatavilla = Vuotuiset lomat + Siirtymä − Vahvistetut päivät
Odottavat (vielä hyväksymättömät) pyynnöt eivät vähennetä saatavilla olevista päivistä.
Vuoden valinta
"Lomavelka"-valikosta voit vaihtaa eri vuosien välillä. Tämän avulla voit tarkastella myös aikaisempien vuosien lomavelkoja.
- Oletus: Nykyinen vuosi näytetään
- Aiemmat vuodet: Valitse toinen vuosi avattavasta valikosta
Poissaolojen luettelo
Lomavelkan yleiskatsauksen alla näet kaikki työntekijän poissaolot valitulla vuodella:
| Sarake | Kuvaus |
|---|---|
| Luokka | Poissaolon tyyppi (esim. loma, sairasloma) värillisellä kuvakkeella |
| Aika | Poissaolon alkamis- ja päättymispäivä |
| Tila | Odottava, hyväksytty tai hylätty |
| Lomapäivät | Laskettujen lomapäivien lukumäärä |
Vuorovaikutus vuosiloman kanssa
Lomavelkan arvot perustuvat Vuosiloma -välilehdellä oleviin asetuksiin:
- Vuotuiset lomapäivät (Vuosiloman perusteella) määrittävät perusoikeuden
- Siirtymä edellisestä vuodesta (Vuosiloman perusteella) lisätään oikeuteen
- Hyväksytyt poissaolot vähennetään automaattisesti
Jos haluat muuttaa vuotuisia lomapäiviä tai siirtymää, siirry Vuosiloma -välilehdelle ja säädä arvot "Lomapäivät ja siirtymä" -osassa.
Käytännön esimerkit
Max Miller vähentää työaikaansa 30 tuntiin viikossa.
Menettely:
- Avaa Max Millerin profiili
- Siirry Työajat-välilehdelle
- Säädä tavoiteajat (esim. 30 h/viikko tai päivittäisinä tavoiteaikoina)
- Valinnainen: Säädä käyttöönottajat, jos Maxilla on tiettyjä vapaapäiviä
- Napsauta Tallenna muutokset
Tulos: Uudet tavoiteajat tallennetaan. Jos säädät lisäksi käyttöönottajia, lomapäivät lasketaan oikein.
Lisa Weber saa 30 lomapäivää ja heillä on vielä 3 päivää jäljellä olevaa lomaa edellisestä vuodesta.
Menettely:
- Avaa Lisa Weberin profiili
- Siirry Vuosiloma -välilehdelle
- Selaa Lomapäivät-osioon
- Syötä "30" vuotuisiin lomapäiviin
- Syötä "3" edellisen vuoden siirtymään
- Napsauta Tallenna
Tulos: Lisalla on yhteensä 33 lomapäivää käytettävissä. Käyttö seurataan automaattisesti lomavelkassa (Poissaolot-välilehti).
Usein kysytyt kysymykset
Voinko muokata useita työntekijöitä kerralla?
Ei, tällä hetkellä jokainen työntekijä on muokattava erikseen.
Kuinka työajat vaikuttavat ajoitukseen?
Tavoiteajat määrittävät, kuinka monta tuntia viikossa/päivässä tulisi työskennellä. Käyttöönottajat määrittävät tarkan aikakauden ja niitä käytetään sääntöjärjestelmässä ristiriitojen varoitusten näyttämiseen.
Voinko kumota muutoksia?
Niin kauan kuin et ole napsauttanut Tallenna, voit sulkea profiilin ja muutokset hylätään. Tallentamisen jälkeen sinun täytyisi muuttaa arvot manuaalisesti takaisin.
Yhteenveto
| Osio | Mitä voit muokata |
|---|---|
| Henkilötiedot | Nimi, arvonimi, sähköposti, puhelin, profiilikuva |
| Työajat | Tavoiteajat ja käyttöönottajat |
| Vuosiloma | Lomapäivät + siirtymä edellisestä vuodesta |
| Lomavelka | Yleiskatsaus saatavilla oleviin, käytettyihin ja jäljellä oleviin lomapäiviin |
Määritä vähintään tavoiteajat jokaiselle työntekijälle. Osa-aikaisille työntekijöille tai työntekijöille, joilla on kiinteät työskentelykuviot, suosittelemme myös käyttöönottajien määrittämistä – tämä varmistaa tarkemmat lomaanlaskelmat ja hyödyllisiä varoituksia vuorosuunnittelun aikana.