Gérer les Employés
Une fois que tu as créé un employé, tu peux modifier son profil à tout moment. Le profil de l'employé est divisé en plusieurs sections : Données personnelles, Horaires de travail, Congés annuels et Compte de congés.
Ouvrir le profil de l'employé
- Accède à Employés dans le menu principal
- Clique sur le nom de l'employé que tu souhaites modifier
Le profil de l'employé s'ouvre avec une navigation sur le côté gauche (bureau) ou sous forme d'onglets en haut (mobile).
Données personnelles
Dans l'onglet Données personnelles, tu trouveras les informations personnelles de l'employé.
Champs modifiables
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Photo de profil | Avatar de l'employé – peut être téléchargé | Non |
| Titre | Titre académique (Aucun titre, Dr., Prof. Dr.) | Non |
| Prénom | Prénom de l'employé | Oui |
| Nom | Nom de l'employé | Oui |
| Adresse e-mail | E-mail pour la connexion et les notifications | Oui |
| Numéro de téléphone | Numéro de contact de l'employé | Non |
Enregistrer les modifications
- Modifie les champs souhaités
- Le bouton Enregistrer devient actif dès qu'il y a des modifications
- Clique sur Enregistrer pour appliquer les modifications
Si un employé a déjà reçu une invitation (statut « En attente »), l'adresse e-mail ne peut plus être modifiée. Tu devrais archiver l'employé et en créer un nouveau.
Horaires de travail
Dans l'onglet Horaires de travail, tu trouveras deux paramètres :
- Heures cibles – Combien d'heures par semaine ou par jour doivent être travaillées. Les heures cibles quotidiennes sont un préalable pour le compte d'heures supplémentaires.
- Temps de déploiement – Les jours et la fenêtre horaire pendant lesquels l'employé travaille. Utilisés pour le système de règles dans le planning des shifts et le calcul des congés.
Congés annuels
Dans l'onglet Congés annuels, tu configures les jours de congés de l'employé :
| Option | Description |
|---|---|
| Jours de congés annuels | Nombre de jours de congés par an (1-50 jours) |
| Report de l'année précédente | Congés restants reportés de l'année précédente (0-15 jours) |
Les jours de congés et le report saisis ici sont versés directement au compte de congés de l'employé et déterminent combien de jours sont disponibles au total.
Compte de congés
Dans le profil de l'employé, tu trouveras un aperçu du compte de congés. Tu peux voir en un coup d'œil combien de jours de congés sont disponibles, lesquels ont déjà été pris et combien il en reste.
Trouver le compte de congés
- Ouvre le profil de l'employé
- Accède à l'onglet Absences
Informations affichées
Le compte de congés t'affiche les valeurs suivantes :
| Valeur | Description |
|---|---|
| Jours de congés disponibles | Nombre de jours restants (affiché en évidence) |
| Confirmés | Jours de congés déjà approuvés et pris |
| En attente | Jours de congés demandés mais pas encore approuvés |
Les jours de congés disponibles sont calculés comme suit :
Disponibles = Congés annuels + Report − Jours confirmés
Les demandes en attente (pas encore approuvées) ne sont pas déduites des jours disponibles.
Sélection de l'année
À l'aide du menu déroulant à côté de « Compte de congés », tu peux basculer entre différentes années. Cela te permet également de consulter les comptes de congés des années précédentes.
- Par défaut : L'année en cours est affichée
- Années précédentes : Sélectionne une autre année dans le menu déroulant
Liste des absences
Sous l'aperçu du compte de congés, tu peux voir toutes les absences de l'employé pour l'année sélectionnée :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Catégorie | Type d'absence (par ex. Congés, Maladie) avec icône en couleur |
| Période | Date de début et de fin de l'absence |
| Statut | En attente, Approuvé ou Rejeté |
| Jours de congés | Nombre de jours de congés comptabilisés |
Interaction avec les congés annuels
Les valeurs du compte de congés sont basées sur les paramètres de l'onglet Congés annuels :
- Jours de congés annuels (sous Congés annuels) déterminent l'allocation de base
- Report de l'année précédente (sous Congés annuels) est ajouté à l'allocation
- Les absences approuvées sont automatiquement déduites
Si tu souhaites modifier les jours de congés annuels ou le report, accède à l'onglet Congés annuels et ajuste les valeurs dans la section « Jours de congés et report ».
Exemples pratiques
Max Miller réduit son temps de travail à 30 heures par semaine.
Procédure :
- Ouvre le profil de Max Miller
- Accède à l'onglet Horaires de travail
- Ajuste les heures cibles (par ex. à 30 h/semaine ou en heures cibles quotidiennes)
- Facultatif : Ajuste les temps de déploiement si Max a certains jours off
- Clique sur Enregistrer les modifications
Résultat : Les nouvelles heures cibles sont stockées. Si tu configures également les temps de déploiement, les jours de congés seront calculés correctement.
Lisa Weber reçoit 30 jours de congés et dispose encore de 3 jours de congés restants de l'année précédente.
Procédure :
- Ouvre le profil de Lisa Weber
- Accède à l'onglet Congés annuels
- Fais défiler jusqu'à la section Jours de congés
- Saisis « 30 » pour Jours de congés annuels
- Saisis « 3 » pour Report de l'année précédente
- Clique sur Enregistrer
Résultat : Lisa dispose d'un total de 33 jours de congés. L'utilisation est automatiquement suivie dans le compte de congés (onglet Absences).
Questions fréquemment posées
Puis-je modifier plusieurs employés à la fois ?
Non, actuellement, chaque employé doit être modifié individuellement.
Comment les horaires de travail affectent-ils la planification ?
Les heures cibles définissent combien d'heures par semaine/jour doivent être travaillées. Les temps de déploiement définissent la fenêtre horaire exacte et sont utilisés par le système de règles pour afficher des avertissements en cas de conflits.
Puis-je annuler les modifications ?
Tant que tu n'as pas cliqué sur Enregistrer, tu peux fermer le profil et les modifications seront abandonnées. Après l'enregistrement, tu devrais modifier manuellement les valeurs en arrière.
Résumé
| Section | Ce que tu peux modifier |
|---|---|
| Données personnelles | Nom, titre, e-mail, téléphone, photo de profil |
| Horaires de travail | Heures cibles et temps de déploiement |
| Congés annuels | Jours de congés + report de l'année précédente |
| Compte de congés | Aperçu des jours de congés disponibles, pris et restants |
Configure au moins les heures cibles pour chaque employé. Pour les employés à temps partiel ou les employés avec des horaires de travail fixes, nous te recommandons également de configurer les temps de déploiement – cela garantit des calculs de congés plus précis et des avertissements utiles lors de la planification des shifts.