Archivoi/Poista työntekijät
Kun työntekijä lähtee organisaatiostasi, voit arkistoida tai poistaa hänen tilinsä. Arkistointi deaktivoi työntekijän säilyttäen kaikki tiedot. Poistaminen poistaa kaikki tiedot pysyvästi.
Ominaisuuden löytäminen
Arkisoi työntekijä
Voit löytää arkistointitoiminnon työntekijöiden yleiskatsauksesta:
- Mene Työntekijät -osioon päävalikossa
- Etsi työntekijä, jonka haluat arkistoida
- Napsauta ⋮ kolmen pisteen valikkoa rivin oikealla puolella
- Valitse Archivoi avattavasta valikosta
Poista työntekijä
Voit poistaa työntekijöitä kahdella tavalla:
Vaihtoehto 1: Kolmen pisteen valikon kautta (aktiiviset työntekijät)
- Mene Työntekijät -osioon päävalikossa
- Etsi työntekijä, jonka haluat poistaa
- Napsauta ⋮ kolmen pisteen valikkoa rivin oikealla puolella
- Valitse Poista avattavasta valikosta
Vaihtoehto 2: Arkistoitu-välilehden kautta
- Mene Työntekijät -osioon päävalikossa
- Napsauta Arkistoitu-välilehteä
- Etsi työntekijä, jonka haluat poistaa
- Napsauta Poista-painiketta (roskakori-ikoni)
Työntekijän arkistointi
Mitä tapahtuu arkistoinnin yhteydessä
| Toiminto | Kuvaus |
|---|---|
| Tila | Asetetaan "arkistoitu"-tilaan |
| Kirjautuminen | Työntekijä ei voi enää kirjautua sisään |
| Tulevat vuorot | Olemassa olevat vuoromääritykset säilyvät |
| Työalueet | Määritys säilyy, mutta työntekijää ei voi enää ajoittaa |
| Uudet vuorot | Työntekijä ei näy enää uusia vuoroja luotaessa |
| Historiatiedot | Kaikki tiedot säilytetään täysin |
| Muokkaaminen | Työntekijän tietoja ei voi enää muokata |
Turvallisuussyistä et voi arkistoida omaa tiliäsi. Pyydä toista järjestelmänvalvojaa tekemään tämä.
Arkistoitujen työntekijöiden katsominen
Arkistoidut työntekijät näytetään erillisessä välilehdessä:
- Mene Työntekijät -osioon päävalikossa
- Napsauta Arkistoitu-välilehteä
Näytetyt tiedot
| Sarake | Kuvaus |
|---|---|
| Nimi | Työntekijän koko nimi |
| Sähköposti | Sähköpostiosoite |
| Sijainti | Entinen sijainti |
| Rooli | Viimeinen rooli (Työntekijä/Järjestelmänvalvoja) |
| Arkistoitu | Arkistoinnin päivämäärä |
Työntekijän aktivoiminen uudelleen
Voit aktivoida arkistoidut työntekijät uudelleen milloin tahansa, esimerkiksi kun entinen työntekijä palaa.
Vaiheittain
- Mene Työntekijät → Arkistoitu-välilehti
- Etsi työntekijä, jonka haluat aktivoida uudelleen
- Napsauta Aktivoi uudelleen -painiketta (nuoli-ikoni)
- Vahvista valintaikkunassa napsauttamalla Aktivoi uudelleen
Mitä tapahtuu uudelleenaktivoinnin yhteydessä
| Toiminto | Kuvaus |
|---|---|
| Tila | Asetetaan "aktiivi"-tilaan |
| Työntekijät-välilehti | Työntekijä näkyy jälleen aktiivisessa välilehdessä |
| Kirjautuminen | Työntekijä voi jälleen kirjautua sisään |
| Työalueet | Säilyvät määritettyinä ja työntekijää voidaan jälleen ajoittaa |
| Vuorot | Olemassa olevat vuoromääritykset säilyvät |
Vaatimus: Saatavilla olevat istumat
Uudelleenaktivointi on mahdollista vain, jos tilauksessasi on saatavilla olevia istumia. Jos kaikki istumat ovat varatut, näkyviin tulee virheilmoitus, jossa on linkki asetuksiin tilauksen muuttamista varten.
Työntekijän pysyvä poistaminen
Arkistoidut työntekijät voidaan myös poistaa pysyvästi. Tätä toimintoa ei voi peruuttaa.
Vaiheittain
- Mene Työntekijät → Arkistoitu-välilehti
- Etsi työntekijä, jonka haluat poistaa
- Napsauta Poista-painiketta (roskakori-ikoni)
- Vahvista poistaminen valintaikkunassa
Mitä tapahtuu poistamisen yhteydessä
| Toiminto | Kuvaus |
|---|---|
| Vuoromääritykset | Kaikki vuoromääritykset poistetaan |
| Työalueet | Kaikki työaluemääritykset poistetaan |
| Työntekijän tiedot | Kaikki työntekijän tiedot poistetaan pysyvästi |
| Palautus | Ei mahdollista – tietoja ei voi palauttaa |
Kun poistat pysyvästi, kaikki työntekijän tiedot poistetaan peruuttamattomasti. Tätä toimintoa ei voi peruuttaa. Tarkista, että olet valinnut oikean työntekijän.
Käytännön esimerkit
Dr. Thomas Miller jää eläkkeelle kuukauden lopussa.
Menettely:
- Odota viimeiseen työpäivään asti
- Avaa Työntekijät päävalikosta
- Napsauta ⋮ valikkoa Dr. Thomas Millerin vieressä
- Valitse Archivoi
- Vahvista valintaikkunassa
Tulos:
- Thomas ei voi enää kirjautua sisään
- Häntä ei voi enää ajoittaa uusille vuoroille
- Kaikki historiatiedot säilyvät raportteja varten
Lisa Weber menee äitiysvapaalle 12 kuukaudeksi ja palaa sen jälkeen.
Vanhempainvapaan alussa:
- Arkisoi Lisa – häntä ei voi enää ajoittaa
- Hänen istumansa vapautuu tilauksessasi uudelleen
Paluun yhteydessä:
- Mene Työntekijät → Arkistoitu
- Aktivoi Lisa uudelleen
- Lisa voidaan välittömästi ajoittaa uudelleen
Hyöty: Kaikki tiedot ja määritykset säilyvät.
Testityöntekijä luotiin testausta varten ja pitäisi nyt poistaa kokonaan.
Menettely:
- Arkisoi työntekijä ensin
- Mene Työntekijät → Arkistoitu
- Napsauta Poista-painiketta (roskakori-ikoni)
- Vahvista pysyvä poistaminen
Tulos: Kaikki tiedot poistetaan peruuttamattomasti.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on arkistoinnilla ja poistamisella?
| Toiminto | Arkistointi | Pysyvä poistaminen |
|---|---|---|
| Palautettavissa | Kyllä, uudelleenaktivoinnin kautta | Ei, peruuttamaton |
| Vuoromääritykset | Säilytetty | Poistettu |
| Työalueet | Säilytetty | Poistettu |
| Historiatiedot | Säilytetty | Poistettu |
Poistetaanko lomat arkistoinnin yhteydessä?
Ei. Kaikki poissaolon tiedot (lomat, sairauslomat jne.) säilytetään. Uudelleenaktivoinnin yhteydessä nämä tiedot ovat jälleen käytettävissä.
Näkyykö arkistoitu työntekijä aikataulussa?
Arkistoidut työntekijät eivät enää näy vuoroja määritettäessä. Olemassa olevat vuoromääritykset säilyvät kuitenkin näkyvissä aikataulussa.
Voinko luoda poissaolopyyntöjä arkistoidulle työntekijälle?
Ei, poissaolopyyntöjä ei voi luoda arkistoiduille työntekijöille.
Miksi en voi aktivoida työntekijää uudelleen?
Tilauksesi on saavuttanut enimmäismäärän työntekijöitä. Päivitä tilauksesi asetuksissa, jotta vapautat lisää istumia.
Yhteenveto
| Aspekti | Arkistointi | Poistaminen |
|---|---|---|
| Työntekijän tiedot | Säilytetty | Poistettu |
| Vuoromääritykset | Säilytetty | Poistettu |
| Työalueet | Säilytetty | Poistettu |
| Uudelleenaktivointi | Mahdollista milloin tahansa | Ei mahdollista |
| Käyttäjäistuma | Vapautettu | Vapautettu |
Arkisoi työntekijät poistamisen sijasta. Tämä säilyttää historiatiedot raporteille ja tilastoille sekä mahdollistaa työntekijöiden helposti aktivoinnin uudelleen tarvittaessa.