Arkivera/Ta bort anställda

När en anställd lämnar din organisation kan du arkivera eller ta bort deras konto. Arkivering inaktiverar den anställde medan all data bevaras. Borttagning tar permanent bort all data.

Hitta funktionen

Arkivera en anställd

Du kan hitta arkiveringsfunktionen i anställdöversikten:

1. Gå till Employees i huvudmenyn
2. Hitta den anställde du vill arkivera
3. Klicka på ⋮ trippelpunktsmeny på höger sida av raden
4. Välj Archive från rullgardinsmenyn

Ta bort en anställd

Du kan ta bort anställda på två sätt:

Alternativ 1: Via trippelpunktsmenyn (aktiva anställda)

1. Gå till Employees i huvudmenyn
2. Hitta den anställde du vill ta bort
3. Klicka på ⋮ trippelpunktsmeny på höger sida av raden
4. Välj Delete från rullgardinsmenyn

Alternativ 2: Via fliken Arkiverad

1. Gå till Employees i huvudmenyn
2. Klicka på fliken Archived
3. Hitta den anställde du vill ta bort
4. Klicka på Delete-knappen (papperskorgsikon)

---

Arkivera en anställd

Vad händer vid arkivering

Åtgärd	Beskrivning
Status	Ställ in på "arkiverad"
Inloggning	Den anställde kan inte längre logga in
Framtida skift	Befintliga skifttilldelningar kvarstår
Arbetsområden	Tilldelningen kvarstår, men anställde kan inte längre schemaläggas
Nya skift	Anställde visas inte längre när du skapar nya skift
Historisk data	All data bevaras fullständigt
Redigering	Anställddata kan inte längre redigeras

Du kan inte arkivera dig själv

Av säkerhetsskäl kan du inte arkivera ditt eget konto. Fråga en annan administratör att göra detta.

---

Visa arkiverade anställda

Arkiverade anställda visas på en separat flik:

1. Gå till Employees i huvudmenyn
2. Klicka på fliken Archived

Visad information

Kolumn	Beskrivning
Name	Anställds fullständiga namn
Email	E-postadress
Location	Tidigare plats
Role	Senaste roll (Employee/Administrator)
Archived on	Datum för arkivering

---

Återaktivera en anställd

Du kan återaktivera arkiverade anställda när som helst, till exempel när en före detta anställd återvänder.

Steg för steg

1. Gå till Employees → fliken Archived
2. Hitta den anställde du vill återaktivera
3. Klicka på Reactivate-knappen (pilikon)
4. Bekräfta i dialogen genom att klicka på Reactivate

Vad händer vid återaktivering

Åtgärd	Beskrivning
Status	Ställ in på "aktiv"
Employees-flik	Anställde visas igen på den aktiva fliken
Inloggning	Anställde kan logga in igen
Arbetsområden	Kvarstår tilldelad och anställde kan schemaläggas igen
Skift	Befintliga skifttilldelningar kvarstår

Krav: Tillgängliga platser

Återaktivering är endast möjlig om din prenumeration har tillgängliga platser. Om alla platser är upptagna visas ett felmeddelande med en länk till inställningar för att justera din prenumeration.

---

Ta permanent bort en anställd

Arkiverade anställda kan också tas bort permanent. Denna åtgärd kan inte ångras.

Steg för steg

1. Gå till Employees → fliken Archived
2. Hitta den anställde du vill ta bort
3. Klicka på Delete-knappen (papperskorgsikon)
4. Bekräfta borttagningen i dialogen

Vad händer vid borttagning

Åtgärd	Beskrivning
Skifttilldelningar	Alla skifttilldelningar tas bort
Arbetsområden	Alla arbetsområdestilldelningar tas bort
Anställddata	All anställddata tas bort permanent
Återställning	Inte möjlig – data kan inte återställas

Permanent borttagning kan inte ångras

Vid permanent borttagning tas all anställddata bort oåterkalleligt. Denna åtgärd kan inte ångras. Dubbelkontrollera att du har valt rätt anställd.

---

Praktiska exempel

Exempel 1: Anställd lämnar företaget

Dr. Thomas Miller går i pension vid månadsskiftet.

Procedur:

1. Vänta till sista arbetsdagen
2. Öppna Employees i huvudmenyn
3. Klicka på ⋮ meny bredvid Dr. Thomas Miller
4. Välj Archive
5. Bekräfta i dialogen

Resultat:

• Thomas kan inte längre logga in
• Han kan inte längre schemaläggas för nya skift
• All historisk data är tillgänglig för rapporter

Exempel 2: Föräldraledighet med återkomst

Lisa Weber tar föräldraledighet i 12 månader och återkommer efteråt.

Vid start på föräldraledighet:

1. Arkivera Lisa – hon kan inte längre schemaläggas
2. Hennes plats blir tillgänglig igen i prenumerationen

Vid återkomst:

1. Gå till Employees → Archived
2. Återaktivera Lisa
3. Lisa kan omedelbar schemaläggas igen

Fördel: All data och tilldelningar bevaras.

Exempel 3: Ta bort testdata

Test Employee skapades för testning och bör nu tas bort helt.

Procedur:

1. Arkivera den anställde först
2. Gå till Employees → Archived
3. Klicka på Delete-knappen (papperskorgsikon)
4. Bekräfta permanent borttagning

Resultat: All data är oåterkalleligt borttagen.

---

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan arkivering och borttagning?

Åtgärd	Arkivering	Permanent borttagning
Reversibel	Ja, genom återaktivering	Nej, oåterkallelig
Skifttilldelningar	Bevarad	Borttagen
Arbetsområden	Bevarad	Borttagen
Historisk data	Bevarad	Borttagen

Raderas semesterdagar vid arkivering?

Nej. All frånvarodata (semester, sjukdom, etc.) bevaras. Vid återaktivering är denna data tillgänglig igen.

Kan jag se en arkiverad anställd i schemat?

Arkiverade anställda visas inte längre när du tilldelar skift. Befintliga skifttilldelningar är dock fortfarande synliga i schemat.

Kan jag skapa frånvarobegäranden för en arkiverad anställd?

Nej, frånvarobegäranden kan inte skapas för arkiverade anställda.

Varför kan jag inte återaktivera en anställd?

Din prenumeration har nått det maximala antalet anställda. Uppgradera din prenumeration i inställningar för att låsa upp fler platser.

---

Sammanfattning

Aspekt	Arkivering	Borttagning
Anställddata	Bevarad	Borttagen
Skifttilldelningar	Bevarad	Borttagen
Arbetsområden	Bevarad	Borttagen
Återaktivering	Möjlig när som helst	Inte möjlig
Användarplats	Frigjord	Frigjord

Rekommendation

Arkivera anställda istället för att ta bort dem. Detta bevarar historisk data för rapporter och statistik, och gör det enkelt att återaktivera anställda om det behövs.