Mitarbeiter archivieren/löschen

Wenn ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlässt, kannst du sein Konto archivieren oder löschen. Beim Archivieren wird der Mitarbeiter deaktiviert, aber alle Daten bleiben erhalten. Beim Löschen werden alle Daten endgültig entfernt.

Das Feature finden

Mitarbeiter archivieren

Du findest die Archivierungsfunktion in der Mitarbeiter-Übersicht:

1. Gehe zu Mitarbeiter im Hauptmenü
2. Finde den Mitarbeiter, den du archivieren möchtest
3. Klicke auf das ⋮ Drei-Punkte-Menü rechts in der Zeile
4. Wähle Archivieren aus dem Dropdown-Menü

Mitarbeiter löschen

Du kannst Mitarbeiter auf zwei Wegen löschen:

Option 1: Über das Drei-Punkte-Menü (aktive Mitarbeiter)

1. Gehe zu Mitarbeiter im Hauptmenü
2. Finde den Mitarbeiter, den du löschen möchtest
3. Klicke auf das ⋮ Drei-Punkte-Menü rechts in der Zeile
4. Wähle Löschen aus dem Dropdown-Menü

Option 2: Über den Archiviert-Tab

1. Gehe zu Mitarbeiter im Hauptmenü
2. Klicke auf den Tab Archiviert
3. Finde den Mitarbeiter, den du löschen möchtest
4. Klicke auf den Löschen-Button (Papierkorb-Symbol)

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Mitarbeiter archivieren

Was beim Archivieren passiert

Aktion	Beschreibung
Status	Wird auf "archiviert" gesetzt
Anmeldung	Der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden
Zukünftige Schichten	Bestehende Schichtzuweisungen bleiben erhalten
Arbeitsbereiche	Zuordnung bleibt erhalten, aber Mitarbeiter kann nicht mehr eingeteilt werden
Neue Schichten	Mitarbeiter wird bei neuen Schichten nicht mehr angezeigt
Historische Daten	Alle Daten bleiben vollständig erhalten
Bearbeitung	Daten des Mitarbeiters können nicht mehr bearbeitet werden

Du kannst dich nicht selbst archivieren

Aus Sicherheitsgründen kannst du dein eigenes Konto nicht archivieren. Bitte einen anderen Administrator, dies zu tun.

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Archivierte Mitarbeiter anzeigen

Archivierte Mitarbeiter werden in einem separaten Tab angezeigt:

1. Gehe zu Mitarbeiter im Hauptmenü
2. Klicke auf den Tab Archiviert

Angezeigte Informationen

Spalte	Beschreibung
Name	Vollständiger Name des Mitarbeiters
E-Mail	E-Mail-Adresse
Standort	Ehemaliger Standort
Rolle	Letzte Rolle (Mitarbeiter/Administrator)
Archiviert am	Datum der Archivierung

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Mitarbeiter reaktivieren

Du kannst archivierte Mitarbeiter jederzeit reaktivieren, z.B. wenn ein ehemaliger Mitarbeiter zurückkehrt.

Schritt-für-Schritt

1. Gehe zu Mitarbeiter → Tab Archiviert
2. Finde den Mitarbeiter, den du reaktivieren möchtest
3. Klicke auf den Reaktivieren-Button (Pfeil-Symbol)
4. Bestätige im Dialog mit Reaktivieren

Was bei der Reaktivierung passiert

Aktion	Beschreibung
Status	Wird auf "aktiv" gesetzt
Mitarbeiter-Tab	Mitarbeiter erscheint wieder im aktiven Tab
Login	Mitarbeiter kann sich wieder anmelden
Arbeitsbereiche	Bleiben erhalten und Mitarbeiter kann wieder eingeteilt werden
Schichten	Bestehende Schichtzuweisungen bleiben erhalten

Voraussetzung: Verfügbare Plätze

Die Reaktivierung ist nur möglich, wenn dein Abonnement noch freie Plätze hat. Wenn alle Plätze belegt sind, erscheint eine Fehlermeldung mit einem Link zu den Einstellungen, um dein Abonnement anzupassen.

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Mitarbeiter endgültig löschen

Archivierte Mitarbeiter können auch endgültig gelöscht werden. Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen.

Schritt-für-Schritt

1. Gehe zu Mitarbeiter → Tab Archiviert
2. Finde den Mitarbeiter, den du löschen möchtest
3. Klicke auf den Löschen-Button (Papierkorb-Symbol)
4. Bestätige die Löschung im Dialog

Was beim Löschen passiert

Aktion	Beschreibung
Schichtzuweisungen	Alle Schichtzuweisungen werden entfernt
Arbeitsbereiche	Alle Arbeitsbereichzuweisungen werden entfernt
Mitarbeiterdaten	Alle Daten des Mitarbeiters werden endgültig gelöscht
Wiederherstellung	Nicht möglich – die Daten können nicht zurückgeholt werden

Endgültiges Löschen nicht rückgängig

Beim endgültigen Löschen werden alle Daten des Mitarbeiters unwiderruflich entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfe genau, ob du den richtigen Mitarbeiter ausgewählt hast.

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Praktische Beispiele

Beispiel 1: Mitarbeiter verlässt das Unternehmen

Dr. Thomas Müller geht zum Ende des Monats in den Ruhestand.

Vorgehen:

1. Warte bis zum letzten Arbeitstag
2. Öffne Mitarbeiter im Hauptmenü
3. Klicke auf das ⋮ Menü bei Dr. Thomas Müller
4. Wähle Archivieren
5. Bestätige im Dialog

Ergebnis:

• Thomas kann sich nicht mehr anmelden
• Er kann nicht mehr für neue Schichten eingeteilt werden
• Alle historischen Daten bleiben für Berichte erhalten

Beispiel 2: Elternzeit mit Rückkehr

Lisa Weber geht für 12 Monate in Elternzeit und kommt danach zurück.

Bei Beginn der Elternzeit:

1. Archiviere Lisa – sie kann nicht mehr eingeteilt werden
2. Ihr Platz wird im Abonnement wieder frei

Bei Rückkehr:

1. Gehe zu Mitarbeiter → Archiviert
2. Reaktiviere Lisa
3. Lisa kann sofort wieder eingeteilt werden

Vorteil: Alle Daten und Zuweisungen bleiben erhalten.

Beispiel 3: Testdaten entfernen

Test Mitarbeiter wurde zum Testen angelegt und soll nun vollständig entfernt werden.

Vorgehen:

1. Archiviere den Mitarbeiter zuerst
2. Gehe zu Mitarbeiter → Archiviert
3. Klicke auf den Löschen-Button (Papierkorb)
4. Bestätige die endgültige Löschung

Ergebnis: Alle Daten werden unwiderruflich gelöscht.

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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Archivieren und Löschen?

Aktion	Archivieren	Endgültig Löschen
Rückgängig	Ja, durch Reaktivierung	Nein, unwiderruflich
Schichtzuweisungen	Bleiben erhalten	Werden gelöscht
Arbeitsbereiche	Bleiben erhalten	Werden gelöscht
Historische Daten	Bleiben erhalten	Werden gelöscht

Werden Urlaubstage beim Archivieren gelöscht?

Nein. Alle Abwesenheitsdaten (Urlaub, Krankheit, etc.) bleiben erhalten. Bei einer Reaktivierung sind diese Daten wieder verfügbar.

Kann ich einen archivierten Mitarbeiter im Dienstplan sehen?

Archivierte Mitarbeiter erscheinen nicht mehr bei der Schichtzuweisung. Bestehende Schichtzuweisungen bleiben jedoch im Dienstplan sichtbar.

Kann ich Abwesenheitsanträge für einen archivierten Mitarbeiter erstellen?

Nein, für archivierte Mitarbeiter können keine Abwesenheitsanträge erstellt werden.

Warum kann ich einen Mitarbeiter nicht reaktivieren?

Dein Abonnement hat die maximale Mitarbeiteranzahl erreicht. Upgrade dein Abonnement in den Einstellungen, um weitere Plätze freizuschalten.

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Zusammenfassung

Aspekt	Archivieren	Löschen
Mitarbeiterdaten	Bleiben erhalten	Werden gelöscht
Schichtzuweisungen	Bleiben erhalten	Werden gelöscht
Arbeitsbereiche	Bleiben erhalten	Werden gelöscht
Reaktivierung	Jederzeit möglich	Nicht möglich
Nutzer-Slot	Wird freigegeben	Wird freigegeben

Empfehlung

Archiviere Mitarbeiter anstatt sie zu löschen. So bleiben historische Daten für Berichte und Statistiken erhalten und du kannst Mitarbeiter bei Bedarf problemlos reaktivieren.