Mitarbeiter anlegen

Bevor du Schichten planen kannst, musst du deine Mitarbeiter in medishift anlegen. Dabei kannst du entscheiden, ob du sie direkt per E-Mail einlädst oder erst später.

Das Feature finden

1. Gehe zu Mitarbeiter im Hauptmenü
2. Klicke auf den + Mitarbeiter hinzufügen Button oben rechts
3. Wähle Einzeln anlegen oder Mehrere anlegen

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Einzelnen Mitarbeiter erstellen

Wähle Einzeln anlegen – es öffnet sich ein Dialog mit allen Eingabefeldern.

Pflichtfelder

Feld	Beschreibung
Vorname	Der Vorname des Mitarbeiters
Nachname	Der Nachname des Mitarbeiters
Standort	Der Heimatstandort des Mitarbeiters. Fest zugeordnet, aber im Dienstplan anderer Standorte trotzdem einplanbar (z. B. als Springer).
Rolle	Mitarbeiter oder Administrator (siehe Rollen)

Optionale Felder

Feld	Beschreibung
Titel	Akademischer Titel (Dr., Prof. Dr.)
E-Mail	E-Mail-Adresse – Pflicht, wenn du eine Einladung senden möchtest

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Rollen

Beim Anlegen eines Mitarbeiters wählst du eine Rolle, die bestimmt, welche Berechtigungen der Mitarbeiter hat.

Rolle	Berechtigungen
Mitarbeiter	Kann eigenen Dienstplan sehen, Abwesenheiten beantragen, Unverfügbarkeiten eintragen
Administrator	Kann zusätzlich Mitarbeiter verwalten, Schichten planen, Abwesenheiten genehmigen und Einstellungen ändern

Rolle ändern

Die Rolle eines Mitarbeiters kann nachträglich von "Mitarbeiter" zu "Administrator" geändert werden. Ein Herabstufen von Administrator zu Mitarbeiter ist nicht möglich.

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Mehrere Mitarbeiter auf einmal anlegen

Wenn du mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anlegen möchtest, wähle Mehrere anlegen aus dem Dropdown-Menü. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Tabelle, in der du alle Mitarbeiter auf einen Blick erfassen kannst.

Felder pro Mitarbeiter

Feld	Pflicht	Beschreibung
Titel	Nein	Akademischer Titel (Dr., Prof. Dr.) – setzt automatisch den Behandler-Haken
Vorname	Ja	Vorname des Mitarbeiters
Nachname	Ja	Nachname des Mitarbeiters
Standort	Ja	Wird automatisch vorausgewählt
E-Mail	Nein	Nur nötig, wenn Einladung gesendet werden soll
Wochenstunden	Nein	Standardmäßig 40 Stunden
Urlaubstage	Nein	Standardmäßig 30 Tage
Behandler	Nein	Kennzeichnet medizinisches Fachpersonal

So funktioniert es

1. Fülle die Zeilen mit den Mitarbeiterdaten aus
2. Klicke auf + Zeile hinzufügen, um weitere Mitarbeiter hinzuzufügen
3. Optional: Aktiviere Einladungen versenden, um alle Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse direkt einzuladen
4. Klicke auf Mitarbeiter erstellen

KIRA kann das auch

Du kannst auch KIRA bitten, mehrere Mitarbeiter anzulegen: „Lege Anna Müller, Max Schmidt und Lisa Weber an, alle in der Hauptpraxis." KIRA zeigt dir eine Übersicht aller Mitarbeiter, die du mit einem Klick bestätigen kannst.

Platzlimit

Wenn du mehr Mitarbeiter anlegen möchtest als dein aktueller Plan erlaubt, erscheint ein Hinweis mit einem Link zu den Einstellungen, wo du deinen Plan erweitern kannst.

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Mitarbeiter einladen

Damit ein Mitarbeiter sich in medishift anmelden kann, muss er eine Einladung erhalten. Du hast zwei Möglichkeiten:

Option 1: Direkt beim Anlegen einladen

1. Fülle alle Felder aus, inklusive E-Mail-Adresse
2. Aktiviere die Checkbox Einladungs-E-Mail senden
3. Klicke auf Speichern

Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Option 2: Später einladen

Du kannst einen Mitarbeiter auch ohne Einladung anlegen und die Einladung später senden:

1. Lege den Mitarbeiter an ohne die Checkbox zu aktivieren
2. Gehe später zur Mitarbeiter-Übersicht
3. Klicke auf das ⋮ Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Mitarbeiter
4. Wähle Einladen aus dem Dropdown-Menü

Wann später einladen?

Diese Option ist nützlich, wenn du erst alle Mitarbeiter anlegen und die Dienstpläne vorbereiten möchtest, bevor die Mitarbeiter Zugang erhalten.

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Einladungslink

Der Einladungslink, den der Mitarbeiter per E-Mail erhält, hat wichtige Eigenschaften:

Eigenschaft	Wert
Gültigkeit	24 Stunden
Verwendung	Einmalig – nach Nutzung ungültig
Erneut senden	Jederzeit möglich – alter Link wird ungültig

Einladungsstatus

In der Mitarbeiter-Übersicht siehst du den aktuellen Einladungsstatus:

Status	Bedeutung
Nicht eingeladen	Mitarbeiter wurde angelegt, aber noch keine Einladung gesendet
Ausstehend	Einladung wurde gesendet, Mitarbeiter hat sich noch nicht registriert
Akzeptiert	Mitarbeiter hat die Einladung angenommen und kann sich anmelden

Einladung erneut senden

Falls der Einladungslink abgelaufen ist oder der Mitarbeiter die E-Mail nicht erhalten hat:

1. Öffne die Mitarbeiter-Übersicht
2. Klicke auf das ⋮ Drei-Punkte-Menü rechts neben dem betreffenden Mitarbeiter
3. Wähle Erneut einladen aus dem Dropdown-Menü

Der alte Link wird automatisch ungültig und ein neuer Link mit 24 Stunden Gültigkeit wird gesendet.

Gleicher Ablauf

Das nachträgliche Einladen und das erneute Einladen funktionieren über das gleiche Drei-Punkte-Menü. Je nach aktuellem Status des Mitarbeiters wird die passende Option angezeigt.

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Praktische Beispiele

Beispiel 1: Neuen Mitarbeiter sofort einladen

Dr. Anna Schmidt soll als neue Ärztin im Team starten.

Vorgehen:

1. Klicke auf + Mitarbeiter hinzufügen
2. Fülle aus:
   • Titel: Dr.
   • Vorname: Anna
   • Nachname: Schmidt
   • E-Mail: anna.schmidt@praxis.de
   • Standort: Hauptpraxis
   • Rolle: Mitarbeiter
3. Aktiviere Einladungs-E-Mail senden
4. Klicke auf Speichern

Ergebnis: Anna erhält eine E-Mail und kann sich innerhalb von 24 Stunden registrieren.

Beispiel 2: Mehrere Mitarbeiter auf einmal anlegen

Neue Praxis wird eröffnet – 5 Mitarbeiter sollen angelegt werden, aber erst in einer Woche Zugang erhalten.

Vorgehen:

1. Klicke auf + Mitarbeiter hinzufügen → Mehrere anlegen
2. Trage alle 5 Mitarbeiter in die Tabelle ein (Name, Standort, Wochenstunden)
3. Lasse Einladungen versenden deaktiviert
4. Klicke auf 5 Mitarbeiter erstellen
5. Erstelle die Dienstpläne für die erste Woche
6. Sende am Tag vor der Eröffnung allen die Einladung über das Drei-Punkte-Menü

Vorteil: Alle Mitarbeiter sind in einem Schritt angelegt. Die Planung ist abgeschlossen, bevor sie Zugang erhalten.

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Häufige Fragen

Kann ich einen Mitarbeiter ohne E-Mail anlegen?

Ja. Die E-Mail ist nur erforderlich, wenn du eine Einladung senden möchtest. Du kannst Mitarbeiter auch ohne E-Mail anlegen und im Dienstplan einplanen – sie können sich dann aber nicht selbst anmelden.

Was passiert, wenn der Einladungslink abläuft?

Der Mitarbeiter kann sich nicht mehr registrieren. Du kannst jederzeit eine neue Einladung senden – der alte Link wird dabei automatisch ungültig.

Kann ich die Rolle nachträglich ändern?

Du kannst einen Mitarbeiter zum Administrator befördern. Ein Herabstufen von Administrator zu Mitarbeiter ist nicht möglich.

Wie viele Mitarbeiter kann ich anlegen?

Das hängt von deinem Abonnement ab. Du siehst in den Einstellungen unter Plan, wie viele Plätze noch verfügbar sind.

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Zusammenfassung

Aspekt	Details
Pflichtfelder	Vorname, Nachname, Standort, Rolle
E-Mail	Nur Pflicht bei Einladung
Mehrere anlegen	Über Dropdown-Menü, Tabelle mit allen Feldern
Einladungslink	24 Stunden gültig, kann erneut gesendet werden
Rollen	Mitarbeiter (eingeschränkt) oder Administrator (voller Zugriff)

Empfehlung

Nachdem du deine Mitarbeiter angelegt hast, ordne sie über die Arbeitsbereiche den passenden Bereichen zu. So erscheinen sie im Dienstplan und du kannst mit der Planung beginnen.