Einzelabwesenheit erstellen
Als Administrator kannst du Abwesenheiten für einzelne Mitarbeiter erstellen. Das System berechnet automatisch die Urlaubstage basierend auf der Abwesenheitskategorie, den Arbeitstagen des Mitarbeiters und den Feiertagen am Standort.
Das Feature finden
Du kannst eine Abwesenheit auf zwei Wegen erstellen:
Über den Abwesenheitsbereich
- Gehe zu Abwesenheiten im Hauptmenü
- Klicke auf + Abwesenheit oben rechts
Über das Mitarbeiterprofil
- Gehe zu Mitarbeiter im Hauptmenü
- Klicke auf einen Mitarbeiter
- Wechsle zum Tab Abwesenheiten
- Klicke auf + Abwesenheit
Abwesenheit erstellen
Erforderliche Angaben
Beim Erstellen einer Abwesenheit musst du folgende Informationen angeben:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Wähle den Mitarbeiter aus, für den die Abwesenheit gilt |
| Kategorie | Wähle die Art der Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krankheit) |
| Zeitraum | Wähle Start- und Enddatum der Abwesenheit |
| Ganztägig | Ganztägige Abwesenheit oder halber Tag? |
| Notizen | Optionale Bemerkungen zur Abwesenheit |
Abwesenheitskategorien
Die Kategorie bestimmt, ob Urlaubstage vom Urlaubskonto abgezogen werden. Du wählst aus den am Standort konfigurierten Kategorien.
| Einstellung | Urlaubstage |
|---|---|
| Urlaubstage abziehen: Ja (z.B. Urlaub, Fortbildung) | Werden vom Urlaubskonto abgezogen |
| Urlaubstage abziehen: Nein (z.B. Krankheit, Sonderurlaub) | Keine Auswirkung auf das Urlaubskonto |
Du kannst die verfügbaren Abwesenheitskategorien unter Verwalten anpassen. Siehe Abwesenheitskategorien.
Ganztägig vs. Halber Tag
Du hast zwei Möglichkeiten, eine Abwesenheit zu erstellen:
| Option | Beschreibung | Zeitraum | Urlaubstage |
|---|---|---|---|
| Ganztägig | Volle Arbeitstage | Kann über mehrere Tage gehen | Volle Tage (abzüglich Wochenenden/Feiertage) |
| Halber Tag | Nur ein Teil eines Tages | Nur an einem einzelnen Tag möglich | Immer 0,5 Urlaubstage |
Ganztägige Abwesenheit
Bei einer ganztägigen Abwesenheit kannst du einen Zeitraum von einem oder mehreren Tagen wählen. Die Urlaubstage werden automatisch berechnet.
Halber Tag (nicht ganztägig)
Wenn du "Ganztägig" deaktivierst:
- Die Abwesenheit gilt nur für einen einzelnen Tag
- Es erscheinen Felder für Start- und Endzeit
- Unabhängig von der eingegebenen Uhrzeit wird dieser Tag immer als 0,5 Urlaubstage gezählt
Ein halber Tag zählt immer als 0,5 Urlaubstage – egal ob du 2 Stunden oder 6 Stunden einträgst. Die Uhrzeiten dienen nur zur Information, wann der Mitarbeiter abwesend ist.
Überlappende Abwesenheiten von Kollegen
Beim Erstellen einer Abwesenheit wird automatisch angezeigt, ob Kollegen aus denselben Arbeitsbereichen im gewählten Zeitraum ebenfalls abwesend sind. Diese Information sehen sowohl Mitarbeiter beim Anfragen einer Abwesenheit als auch Administratoren beim Erstellen. So können mögliche Engpässe frühzeitig erkannt werden.
Die Anzeige zeigt:
- Namen der Kollegen mit überlappenden Abwesenheiten
- Den Zeitraum ihrer Abwesenheit
- Nur Kollegen, die in denselben Arbeitsbereichen eingeteilt sind
Nutze diese Information, um sicherzustellen, dass genügend Mitarbeiter für die Schichtplanung verfügbar sind, bevor du eine Abwesenheit genehmigst.
Urlaubstageberechnung
Das System berechnet die Urlaubstage automatisch. Du siehst die berechneten Tage direkt im Dialog.
Wie werden Urlaubstage berechnet?
Die Berechnung berücksichtigt mehrere Faktoren:
| Faktor | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamttage | Alle Kalendertage im gewählten Zeitraum |
| Wochenenden | Samstage und Sonntage werden abgezogen |
| Feiertage | Feiertage am Standort des Mitarbeiters werden abgezogen |
| Arbeitstage | Bei Mitarbeitern mit festen Arbeitszeiten werden nur deren Arbeitstage gezählt |
Berechnung bei festen Arbeitszeiten
Wenn ein Mitarbeiter feste Arbeitszeiten konfiguriert hat, verwendet das System diese statt der Standard-Arbeitswoche (Mo-Fr):
Anna arbeitet nur Montag bis Donnerstag.
Abwesenheit: 13. Januar (Montag) bis 17. Januar (Freitag)
| Berechnung | Ohne feste Arbeitszeiten | Mit festen Arbeitszeiten |
|---|---|---|
| Gezählte Tage | Mo, Di, Mi, Do, Fr = 5 Tage | Mo, Di, Mi, Do = 4 Tage |
Der Freitag wird nicht gezählt, da Anna an diesem Tag nicht arbeitet.
Manuelle Anpassung
Als Administrator kannst du die berechneten Urlaubstage manuell überschreiben:
- Klicke auf das Bearbeiten-Symbol neben den Urlaubstagen
- Gib die gewünschte Anzahl ein (in 0,5er-Schritten)
- Die manuelle Eingabe überschreibt die automatische Berechnung
Die manuelle Anpassung ist hilfreich für Sonderfälle, z.B. bei besonderen Vereinbarungen.
Genehmigungsstatus
Der Status einer Abwesenheit hängt davon ab, wer sie erstellt:
| Erstellt von | Standard-Status |
|---|---|
| Administrator | Direkt Genehmigt |
| Mitarbeiter | Ausstehend (muss genehmigt werden) |
Als Administrator kannst du den Status beim Erstellen ändern oder später über die Abwesenheitsverwaltung anpassen.
Häufige Fragen
Warum werden weniger Urlaubstage berechnet als erwartet?
Die Berechnung berücksichtigt:
- Wochenenden (Samstag + Sonntag)
- Feiertage am Standort des Mitarbeiters
- Die konfigurierten Arbeitstage bei Mitarbeitern mit festen Arbeitszeiten
Prüfe die Details der Berechnung im Dialog, um zu sehen, welche Tage abgezogen wurden.
Kann ich eine Abwesenheit für die Vergangenheit erstellen?
Ja, du kannst Abwesenheiten auch rückwirkend erstellen. Dies ist z.B. nützlich, um Krankheitstage nachzutragen.
Was passiert bei überlappenden Abwesenheiten?
Das System warnt dich, wenn bereits eine Abwesenheit für denselben Zeitraum existiert. Du kannst die neue Abwesenheit trotzdem erstellen, solltest aber prüfen, ob dies beabsichtigt ist.
Zusammenfassung
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Zugang | Über "Abwesenheiten" im Hauptmenü oder Mitarbeiterprofil |
| Kategorie | Bestimmt, ob Urlaubstage abgezogen werden |
| Urlaubstage | Automatische Berechnung, manuell anpassbar |
| Arbeitstage | Feste Arbeitszeiten des Mitarbeiters werden berücksichtigt |
| Feiertage | Standort-spezifische Feiertage werden abgezogen |
| Status | Admin-erstellte Abwesenheiten sind direkt genehmigt |
Prüfe vor dem Erstellen einer Abwesenheit, ob der Mitarbeiter feste Arbeitszeiten konfiguriert hat. So stellst du sicher, dass die Urlaubstage korrekt berechnet werden.