Abwesenheitskategorien

Abwesenheitskategorien definieren die Arten von Abwesenheiten, die Mitarbeiter beantragen können (z.B. Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Praxisurlaub). Die Kategorie bestimmt, ob Urlaubstage vom Urlaubskonto abgezogen werden und ob die Abwesenheit als Arbeitszeit im Überstundenkonto angerechnet wird.

Das Feature finden

1. Gehe zu Verwalten im Hauptmenü
2. Klicke auf Abwesenheitskategorien

Hinweis

Der Bereich Verwalten ist nur für Administratoren sichtbar.

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Kategorien-Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Abwesenheitskategorien mit folgenden Informationen:

Spalte	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Kategorie
Farbe	Farbliche Kennzeichnung im Kalender
Icon	Symbol zur schnellen Erkennung
Urlaubstage abziehen	Zeigt an, ob Urlaubstage abgezogen werden
Zählt als Arbeitszeit	Zeigt an, ob die Abwesenheit im Überstundenkonto als Arbeitszeit angerechnet wird
Benachrichtigung	Zeigt an, wer bei Meldung benachrichtigt wird (Plus)
Standort	Standort, für den die Kategorie gilt

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Neue Kategorie erstellen

1. Klicke auf + Kategorie
2. Fülle die Felder aus:

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Kategorie (z.B. "Urlaub", "Krankheit")
Standort	Wähle den Standort, für den die Kategorie gilt
Beschreibung	Optionale Erläuterung zur Kategorie
Farbe	Farbe für die Darstellung im Kalender und in Listen
Icon	Symbol zur schnellen Erkennung
Urlaubstage abziehen	Bestimmt, ob Urlaubstage vom Urlaubskonto abgezogen werden
Zählt als Arbeitszeit	Bestimmt, ob die Abwesenheit im Überstundenkonto als geleistete Arbeitszeit angerechnet wird
Benachrichtigung bei Meldung	Bestimmt, wer benachrichtigt wird, wenn eine Abwesenheit dieser Kategorie gemeldet wird (Plus-Feature)

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Urlaubstage abziehen

Die Einstellung Urlaubstage abziehen ist entscheidend für die Urlaubstageberechnung:

Einstellung	Auswirkung
Ja	Urlaubstage werden vom Urlaubskonto des Mitarbeiters abgezogen
Nein	Keine Auswirkung auf das Urlaubskonto

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Zählt als Arbeitszeit

Die Einstellung Zählt als Arbeitszeit bestimmt, ob eine Abwesenheit im Überstundenkonto als geleistete Arbeitszeit angerechnet wird. Wenn aktiviert, werden die Sollstunden des jeweiligen Tages als tatsächlich geleistete Stunden gutgeschrieben – so entstehen keine Minusstunden durch die Abwesenheit.

Einstellung	Auswirkung auf das Überstundenkonto
Ja	Sollstunden des Tages werden als Arbeitszeit angerechnet (Delta = 0)
Nein	Es werden keine Stunden gutgeschrieben (Minusstunden entstehen)

Beispiel: Typische Konfiguration

Kategorie	Urlaubstage abziehen	Zählt als Arbeitszeit	Benachrichtigung
Urlaub	Ja	Ja	Niemand
Krankheit	Nein	Ja	Nur Planer
Fortbildung	Ja	Ja	Niemand
Praxisurlaub	Nein	Ja	Niemand
Sonderurlaub	Nein	Ja	Niemand
Elternzeit	Nein	Nein	Planer & Team

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Benachrichtigung bei Meldung

Plus-Feature

Diese Funktion ist ab dem Plus-Plan verfügbar.

Mit dieser Einstellung bestimmst du, wer automatisch benachrichtigt wird, wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit mit dieser Kategorie meldet. Das ist besonders bei Krankmeldungen nützlich, damit Planer sofort reagieren können.

Option	Wer wird benachrichtigt
Niemand	Keine Benachrichtigung (Standard)
Nur Planer	Alle Administratoren und Inhaber des Accounts
Planer & Team	Administratoren + alle Kollegen in denselben Abteilungen

Die Benachrichtigung erfolgt als In-App-Notification und Push-Notification (falls aktiviert). Jeder Empfänger kann diese Benachrichtigungen in seinen persönlichen Benachrichtigungseinstellungen deaktivieren.

Empfehlung

Setze bei Krankheit die Benachrichtigung auf "Nur Planer" – so erfahren Planer sofort von der Krankmeldung und können Ersatz organisieren.

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Kategorie bearbeiten

1. Klicke auf eine bestehende Kategorie in der Liste
2. Passe die Einstellungen an
3. Speichere die Änderungen

Hinweis

Änderungen an einer Kategorie wirken sich nicht rückwirkend auf bereits erstellte Abwesenheiten aus. Nur neue Abwesenheiten verwenden die aktualisierten Einstellungen.

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Kategorie löschen

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben der Kategorie
2. Wähle Löschen

Achtung

Eine Kategorie kann nur gelöscht werden, wenn keine Abwesenheiten damit verknüpft sind. Bestehende Abwesenheiten müssen zuerst einer anderen Kategorie zugewiesen oder gelöscht werden.

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Kategorien pro Standort

Jeder Standort hat eigene Abwesenheitskategorien. Dies ermöglicht unterschiedliche Konfigurationen je nach Standort-Anforderungen.

Mehrere Standorte

Wenn du mehrere Standorte hast, musst du die benötigten Kategorien für jeden Standort separat anlegen.

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Häufige Fragen

Welche Kategorien sollte ich mindestens erstellen?

Wir empfehlen mindestens:

• Urlaub (Urlaubstage werden abgezogen)
• Krankheit (Urlaubstage werden nicht abgezogen)

Weitere gängige Kategorien sind Fortbildung, Praxisurlaub, Sonderurlaub und Elternzeit.

Warum sehe ich bei einer Abwesenheit eine bestimmte Kategorie nicht?

Die Kategorie muss am Standort des Mitarbeiters konfiguriert sein. Prüfe, ob die Kategorie für den entsprechenden Standort existiert.

Was passiert, wenn ich die Einstellung "Urlaubstage abziehen" ändere?

Bestehende Abwesenheiten behalten ihre ursprüngliche Berechnung. Nur neue Abwesenheiten werden mit der geänderten Einstellung berechnet.

Kann ich Kategorien standortübergreifend verwenden?

Nein, jeder Standort hat eigene Abwesenheitskategorien. Du musst die Kategorien für jeden Standort separat anlegen.

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Zusammenfassung

Aspekt	Beschreibung
Kategorien	Definieren die Arten von Abwesenheiten
Urlaubstage abziehen	Bestimmt, ob Urlaubstage abgezogen werden
Zählt als Arbeitszeit	Bestimmt, ob Stunden im Überstundenkonto gutgeschrieben werden
Benachrichtigung bei Meldung	Bestimmt, wer bei neuen Abwesenheiten benachrichtigt wird (Plus)
Standort-gebunden	Jeder Standort hat eigene Kategorien
Farben & Icons	Helfen bei der schnellen Erkennung im Kalender
Änderungen	Wirken nur auf neue Abwesenheiten

Empfehlung

Lege zu Beginn alle benötigten Abwesenheitskategorien an und konfiguriere die Einstellung "Urlaubstage abziehen" sorgfältig. So stellst du sicher, dass die Urlaubskonten korrekt geführt werden.