Crea Assenza Singola
Come amministratore, puoi registrare le assenze per i singoli dipendenti. Il sistema calcola automaticamente i giorni di ferie in base alla categoria di assenza, ai giorni lavorativi del dipendente e alle festività della sede.
Trovare la Funzione
Puoi creare un'assenza in due modi:
Tramite la Sezione Assenze
- Vai a Assenze nel menu principale
- Fai clic su + Assenza nell'angolo in alto a destra
Tramite il Profilo del Dipendente
- Vai a Dipendenti nel menu principale
- Fai clic su un dipendente
- Passa alla scheda Assenze
- Fai clic su + Assenza
Registrazione di un'Assenza
Informazioni Richieste
Quando crei un'assenza, devi fornire le seguenti informazioni:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Dipendente | Seleziona il dipendente per il quale si applica l'assenza |
| Categoria | Scegli il tipo di assenza (ad esempio, ferie, malattia) |
| Periodo | Seleziona la data di inizio e fine dell'assenza |
| Intera Giornata | Assenza intera giornata o mezza giornata? |
| Note | Commenti facoltativi sull'assenza |
Categorie di Assenza
La categoria determina se i giorni di ferie vengono detratti dal conto ferie. Scegli tra le categorie configurate presso la sede.
| Impostazione | Giorni di Ferie |
|---|---|
| Detrai giorni di ferie: Sì (ad esempio, ferie, formazione) | Detratti dal conto ferie |
| Detrai giorni di ferie: No (ad esempio, malattia, permessi speciali) | Nessun effetto sul conto ferie |
Puoi personalizzare le categorie di assenza disponibili in Gestisci. Vedi Categorie di Assenza.
Intera Giornata vs. Mezza Giornata
Hai due opzioni per creare un'assenza:
| Opzione | Descrizione | Periodo | Giorni di Ferie |
|---|---|---|---|
| Intera Giornata | Giorni lavorativi completi | Può estendersi su più giorni | Giorni completi (escludendo fine settimana/festività) |
| Mezza Giornata | Solo parte di una giornata | Possibile solo su un singolo giorno | Sempre 0,5 giorni di ferie |
Assenza Intera Giornata
Per un'assenza intera giornata, puoi selezionare un periodo di uno o più giorni. I giorni di ferie vengono calcolati automaticamente.
Mezza Giornata (non intera giornata)
Quando disabiliti "Intera Giornata":
- L'assenza si applica a un singolo giorno soltanto
- Compaiono i campi per l'ora di inizio e fine
- Indipendentemente dall'ora inserita, questo giorno conta sempre come 0,5 giorni di ferie
Una mezza giornata conta sempre come 0,5 giorni di ferie – che tu inserisca 2 ore o 6 ore. Gli orari servono solo per fornire informazioni su quando il dipendente è assente.
Assenze Sovrapposte di Colleghi
Quando crei un'assenza, il sistema mostra automaticamente se colleghi delle stesse aree di lavoro sono assenti anche durante il periodo selezionato. Questa informazione è visibile sia ai dipendenti quando richiedono un'assenza sia agli amministratori quando ne creano una. Questo aiuta a identificare early i potenziali deficit di personale.
La visualizzazione mostra:
- Nomi dei colleghi con assenze sovrapposte
- Il periodo della loro assenza
- Solo i colleghi assegnati alle stesse aree di lavoro
Usa queste informazioni per assicurarti che ci siano abbastanza dipendenti disponibili per la pianificazione dei turni prima di approvare un'assenza.
Calcolo dei Giorni di Ferie
Il sistema calcola i giorni di ferie automaticamente. Puoi visualizzare i giorni calcolati direttamente nella finestra di dialogo.
Come Vengono Calcolati i Giorni di Ferie?
Il calcolo considera diversi fattori:
| Fattore | Descrizione |
|---|---|
| Giorni Totali | Tutti i giorni del calendario nel periodo selezionato |
| Fine Settimana | I sabati e domeniche vengono sottratti |
| Festività | Le festività presso la sede del dipendente vengono sottratte |
| Giorni Lavorativi | Per i dipendenti con orario di lavoro fisso, vengono contati solo i loro giorni lavorativi |
Calcolo con Orario di Lavoro Fisso
Quando un dipendente ha un orario di lavoro fisso configurato, il sistema usa questo invece della settimana lavorativa standard (lun-ven):
Anna lavora solo dal lunedì al giovedì.
Assenza: dal 13 gennaio (lunedì) al 17 gennaio (venerdì)
| Calcolo | Senza Orario di Lavoro Fisso | Con Orario di Lavoro Fisso |
|---|---|---|
| Giorni Contati | Lun, Mar, Mer, Gio, Ven = 5 giorni | Lun, Mar, Mer, Gio = 4 giorni |
Il venerdì non viene contato perché Anna non lavora quel giorno.
Regolazione Manuale
Come amministratore, puoi ignorare manualmente i giorni di ferie calcolati:
- Fai clic sull'icona di modifica accanto ai giorni di ferie
- Inserisci il numero desiderato (in incrementi di 0,5)
- L'immissione manuale ignora il calcolo automatico
La regolazione manuale è utile per casi speciali, ad esempio quando si applicano accordi particolari.
Stato di Approvazione
Lo stato di un'assenza dipende da chi la crea:
| Creato da | Stato Predefinito |
|---|---|
| Amministratore | Direttamente Approvato |
| Dipendente | In Sospeso (necessita approvazione) |
Come amministratore, puoi modificare lo stato quando crei l'assenza o successivamente tramite Gestione Assenze.
Domande Frequenti
Perché vengono calcolati meno giorni di ferie del previsto?
Il calcolo considera:
- Fine settimana (sabato + domenica)
- Festività presso la sede del dipendente
- I giorni lavorativi configurati per i dipendenti con orario di lavoro fisso
Controlla i dettagli del calcolo nella finestra di dialogo per vedere quali giorni sono stati sottratti.
Posso registrare un'assenza nel passato?
Sì, puoi registrare assenze anche retroattivamente. Questo è utile, ad esempio, per aggiungere giorni di malattia dopo il fatto.
Cosa succede con le assenze sovrapposte?
Il sistema ti avverte se un'assenza esiste già per lo stesso periodo. Puoi comunque creare la nuova assenza, ma dovresti verificare se è intenzionale.
Riepilogo
| Aspetto | Descrizione |
|---|---|
| Accesso | Via "Assenze" nel menu principale o profilo dipendente |
| Categoria | Determina se i giorni di ferie vengono detratti |
| Giorni di Ferie | Calcolo automatico, regolabile manualmente |
| Giorni Lavorativi | L'orario di lavoro fisso del dipendente viene considerato |
| Festività | Le festività specifiche della sede vengono sottratte |
| Stato | Le assenze create dall'amministratore sono direttamente approvate |
Prima di creare un'assenza, verifica se il dipendente ha un orario di lavoro fisso configurato. Questo assicura che i giorni di ferie vengono calcolati correttamente.