Hantera frånvaro
I avsnittet Frånvaro har du som administratör full överblick över all semester, sjukdagar och annan frånvaro för dina anställda. Du kan godkänna eller avslå ansökningar och hålla koll på semesterdagars saldo.
Hitta funktionen
- Gå till Frånvaro i huvudmenyn (vänster sidebar)
Menyalternativet Frånvaro är endast synligt för administratörer.
Visningslägen
Du har två alternativ för att visa frånvaro:
| Vy | Beskrivning | När ska jag använda det? |
|---|---|---|
| Listvy | Tabellöversikt med alla detaljer och filteralternativ | För godkännanden och detaljerad analys |
| Kalendervy | Månadlig kalender med visuell visning av all frånvaro | För snabb överblick över tidsperioder |
Byt mellan vyer med hjälp av knapparna i det övre högra hörnet.
Listvy
Listvyn är ditt huvudverktyg för att hantera frånvaro.
Snabbfilter (KPI:er)
Högst upp på sidan ser du två snabbfilterkort med nyckelmått:
| Snabbfilter | Beskrivning |
|---|---|
| Väntande ansökningar | Visar antalet frånvaron som väntar på godkännande. Klicka för att visa endast dessa. |
| Kommande frånvaro | Visar antalet frånvaron under de nästa 30 dagarna. Klicka för att visa endast dessa. |
Klicka på ett snabbfilterkort för att omedelbar se motsvarande frånvaro. Detta hjälper dig att snabbt hitta alla öppna ansökningar som väntar på ditt godkännande.
Avancerade filter
Under snabbfiltren hittar du ytterligare filteralternativ:
| Filter | Funktion |
|---|---|
| Sökning | Sök efter anställds namn |
| Kategori | Filtrera efter frånvarotyp (t.ex. Semester, Sjukdagar) |
| Status | Filtrera efter godkännandestatus (Väntande, Godkänd, Avslågen) |
| Datumintervall | Filtrera efter datum (start- och slutdatum) |
Använd knappen Återställ filter för att rensa alla aktiva filter.
Frånvarolista
Tabellen visar all frånvaro med följande information:
| Kolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Anställd | Namn och profilbild på den anställde |
| Kategori | Typ av frånvaro (t.ex. Semester, Sjukdagar, Utbildning) |
| Datumintervall | Start- och slutdatum för frånvaron |
| Semesterdagar | Antal semesterdagar denna frånvaro förbrukar |
| Semestersaldo | Återstående semestersaldo efter denna frånvaro |
| Status | Godkännandestatus med färgkodning |
| Åtgärder | Knappar för godkännande/avslag |
Statusvisning
Varje frånvaro har en status:
| Status | Färg | Betydelse |
|---|---|---|
| Väntande | Gul | Väntar på godkännande |
| Godkänd | Grön | Har godkänts |
| Avslågen | Röd | Har avslågits |
Godkänna och avslå frånvaro
Godkänna väntande ansökningar
För frånvaro med status Väntande ser du två åtgärdsknappar:
| Knapp | Funktion |
|---|---|
| ✓ Grön bock | Godkänn frånvaro |
| ✕ Röd X | Avslå frånvaro |
Avslå godkänd frånvaro
Redan godkänd frånvaro kan också avslås i efterhand:
- Klicka på Trelpunktsmenyn (⋮) i kolumnen Åtgärder
- Välj Avslå
Du kan ändra statusen för en frånvaro enligt följande:
- Väntande → Godkänd eller Avslågen
- Godkänd ↔ Avslågen (kan växlas när som helst)
När en ansökan är behandlad kan den inte ställas tillbaka till "Väntande".
Kalendervy
Kalendervyn ger en visuell överblick över all frånvaro under en månad. Du kan sortera anställda och redigera frånvaro direkt.
→ Hitta all information på sidan Frånvarokalender.
Vanliga frågor
Varför ser jag inte menyalternativet "Frånvaro"?
Avsnittet Frånvaro är endast tillgängligt för administratörer. Om du inte har administratörsåtkomst kontaktar du din administratör.
Vad betyder "Semestersaldo" i listan?
Kolumnen Semestersaldo visar den anställdes återstående semestertilldelning för innevarande år efter denna frånvaro är avdragen. Detta gör att du snabbt kan se hur många semesterdagar den anställde fortfarande har tillgängliga.
Kan jag godkänna flera frånvaron på en gång?
För närvarande måste du godkänna varje frånvaro individuellt. Använd snabbfiltret "Väntande ansökningar" för att snabbt hitta alla öppna ansökningar och behandla dem en i taget.
Vad händer när jag avslår godkänd frånvaro?
Frånvaron sätts till "Avslågen" och semesterdagarna krediteras tillbaka till den anställdes semestersaldo.
Varför är vissa frånvaron omedelbar godkänd?
Statusen beror på vem som skapade frånvaron:
- Anställd skapar frånvaro: Status är alltid Väntande och måste godkännas av en administratör.
- Administratör skapar frånvaro: Status är omedelbar Godkänd.
Sammanfattning
| Funktion | Beskrivning |
|---|---|
| Två visningslägen | Listvy för detaljer, kalendervy för överblick |
| Snabbfilter | Väntande ansökningar och kommande frånvaro med ett klick |
| Avancerade filter | Filtrera efter anställd, kategori, status och datumintervall |
| Semesterdagar och saldo | Se semesterförbrukning och återstående saldo per frånvaro |
| Statusändringar | Godkänn, avslå eller ändra status när som helst |
Kontrollera regelbundet väntande ansökningar med hjälp av snabbfiltret. Detta säkerställer att anställda får snabb återmatning på sina semesteransökningar.