Hallinnoi Poissaoloja
Poissaolojen osiossa sinulla on järjestelmänvalvojana täysi näkyvyys kaikkiin työntekijöidesi lomiin, sairauspäiviin ja muihin poissaoloihin. Voit hyväksyä tai hylätä pyyntöjä ja seurata lomapalkituksista.
Ominaisuuden löytäminen
- Siirry Poissaolot-osioon päävalikossa (vasen sivupalkki)
Poissaolot-valikon kohta näkyy vain järjestelmänvalvojille.
Näkymätilat
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa poissaolojen näyttämiselle:
| Näkymä | Kuvaus | Milloin käyttää? |
|---|---|---|
| Luettelonäkymä | Taulukkopohjainen yleiskatsaus kaikilla yksityiskohdilla ja suodatusvalinnoilla | Hyväksyntöihin ja yksityiskohtaiseen analyysiin |
| Kalenterinäkymä | Kuukauden kalenteri, jossa näkyvät kaikki poissaolot visuaalisesti | Nopea katsaus aikajaksoihin |
Vaihda näkymien välillä käyttämällä oikeassa yläkulmassa olevia painikkeita.
Luettelonäkymä
Luettelonäkymä on pääasiallinen työkalusi poissaolojen hallintaan.
Pikasuodattimet (KPI:t)
Sivun yläosassa näet kaksi pikasuodattimen korttia, joissa on tärkeimmät mittarit:
| Pikasuodatin | Kuvaus |
|---|---|
| Odottavat pyynnöt | Näyttää hyväksyntää odottavien poissaolojen määrän. Klikkaa näyttääksesi vain nämä. |
| Tulevat poissaolot | Näyttää poissaolojen määrän seuraavien 30 päivän aikana. Klikkaa näyttääksesi vain nämä. |
Klikkaa pikasuodattimen korttia näyttääksesi välittömästi vastaavat poissaolot. Tämä auttaa sinua löytämään nopeasti kaikki avoimet pyynnöt, jotka odottavat hyväksyntääsi.
Lisäsuodattimet
Pikasuodattimien alla löydät lisäsuodatusvalinnat:
| Suodatin | Toiminto |
|---|---|
| Haku | Hae työntekijän nimen perusteella |
| Kategoria | Suodata poissaolotyypin perusteella (esim. Loma, Sairausloma) |
| Status | Suodata hyväksyntästatuksen perusteella (Odottava, Hyväksytty, Hylätty) |
| Päivämääräväli | Suodata päivämäärän perusteella (alkamis- ja päättymispäivä) |
Käytä Nollaa suodattimet -painiketta kaikkien aktiivisten suodattimien tyhjentämiseen.
Poissaolojen luettelo
Taulukko näyttää kaikki poissaolot seuraavilla tiedoilla:
| Sarake | Kuvaus |
|---|---|
| Työntekijä | Työntekijän nimi ja profiilikuva |
| Kategoria | Poissaolotyypin (esim. Loma, Sairausloma, Koulutus) |
| Päivämääräväli | Poissaolon alku- ja päättymispäivä |
| Lomapäivät | Tämä poissaolo kuluttavien lomapäivien määrä |
| Lomasaldo | Jäljellä oleva lomasaldo tämän poissaolon jälkeen |
| Status | Hyväksyntästatus värikoodilla |
| Toiminnot | Hyväksynnän/hylkäämisen painikkeet |
Statuksen näyttö
Jokaisella poissaololla on status:
| Status | Väri | Merkitys |
|---|---|---|
| Odottava | Keltainen | Odottaa hyväksyntää |
| Hyväksytty | Vihreä | On hyväksytty |
| Hylätty | Punainen | On hylätty |
Poissaolojen hyväksyminen ja hylkääminen
Odottavien pyyntöjen hyväksyminen
Poissaoloille, joilla on Odottava-status, näet kaksi toimintopainiketta:
| Painike | Toiminto |
|---|---|
| ✓ Vihreä rastin merkki | Hyväksy poissaolo |
| ✕ Punainen X | Hylkää poissaolo |
Hyväksyttyjen poissaolojen hylkääminen
Jo hyväksytyt poissaolot voidaan myös hylätä jälkeenpäin:
- Klikkaa Kolmen pisteen valikkoa (⋮) Toiminnot-sarakkeessa
- Valitse Hylkää
Voit muuttaa poissaolon statusta seuraavasti:
- Odottava → Hyväksytty tai Hylätty
- Hyväksytty ↔ Hylätty (voidaan vaihtaa milloin tahansa)
Kun pyyntö on käsitelty, sitä ei voi asettaa takaisin "Odottavaksi".
Kalenterinäkymä
Kalenterinäkymä antaa visuaalisen yleiskatsauksen kaikista kuukauden poissaoloista. Voit lajitella työntekijät ja muokata poissaoloja suoraan.
→ Löydät kaikki tiedot Poissaolokalenteri-sivulta.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi en näe "Poissaolot"-valikkokohdata?
Poissaolojen osio on saatavilla vain järjestelmänvalvojille. Jos sinulla ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaasi.
Mitä "Lomasaldo" tarkoittaa luettelossa?
Lomasaldo-sarake näyttää työntekijän jäljellä olevan lomakorvauksen kuluvalta vuodelta sen jälkeen, kun tämä poissaolo on vähennetty. Näin voit nähdä yhdellä silmäyksellä, kuinka monta lomapäivää työntekijällä on vielä jäljellä.
Voinko hyväksyä useita poissaoloja kerralla?
Tällä hetkellä sinun on hyväksyttävä jokainen poissaolo erikseen. Käytä "Odottavat pyynnöt" -pikasuodatinta löytääksesi nopeasti kaikki avoimet pyynnöt ja käsittele ne yksitellen.
Mitä tapahtuu, kun hylkään hyväksytyn poissaolon?
Poissaolo asetetaan tilaan "Hylätty" ja lomapäivät hyvitetään takaisin työntekijän lomasaldoon.
Miksi joitain poissaoloja hyväksytään välittömästi?
Status riippuu siitä, kuka loi poissaolon:
- Työntekijä luo poissaolon: Status on aina Odottava ja järjestelmänvalvojan on hyväksyttävä se.
- Järjestelmänvalvoja luo poissaolon: Status on välittömästi Hyväksytty.
Yhteenveto
| Ominaisuus | Kuvaus |
|---|---|
| Kaksi näkymätilaa | Luettelonäkymä yksityiskohdille, kalenterinäkymä yleiskatsaukselle |
| Pikasuodattimet | Odottavat pyynnöt ja tulevat poissaolot yhdellä klikkauksella |
| Lisäsuodattimet | Suodata työntekijän, kategorian, statuksen ja päivämäärävälin perusteella |
| Lomapäivät ja saldo | Näe lomakulutus ja jäljellä oleva saldo poissaoloa kohden |
| Statuksen muutokset | Hyväksy, hylkää tai muuta statusta milloin tahansa |
Tarkista säännöllisesti odottavat pyynnöt pikasuodattimen avulla. Näin varmistetaan, että työntekijät saavat ajoissa palautetta lomapayynnöistään.